淺析如何做好干部人事檔案管理與利用工作

黃于珉

摘要：干部人事工作是基礎(chǔ)性部門，主要協(xié)調(diào)內(nèi)部工作人員的勞動(dòng)關(guān)系、維護(hù)各方權(quán)益，同時(shí)干部人事組織相關(guān)活動(dòng)也是構(gòu)建和諧單位氛圍的重要基礎(chǔ)。近些年來，隨著社會(huì)的變革、時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案相關(guān)工作應(yīng)該不斷探索創(chuàng)新，根據(jù)檔案工作特點(diǎn)，開展專業(yè)性的管理活動(dòng)，以切實(shí)積極的態(tài)度發(fā)揮干部人事效率，激發(fā)單位活力，為單位的快速發(fā)展?fàn)I造良好的局面。

關(guān)鍵詞：干部;人事檔案管理;利用

一、前言

現(xiàn)代單位的發(fā)展離不開現(xiàn)代化的管理制度及單位文化，有效開展檔案管理與利用工作，對于單位干部人事工作具有重要的價(jià)值和意義。在具體的工作中需根據(jù)單位自身特點(diǎn)開展檔案工作，通過開展檔案管理與利用工作有效留存資料，這就能保障單位干部人事工作的有序開展，大大提升職工的工作水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用。另外，我國正處于社會(huì)深化改革的重要階段，在全面建設(shè)小康社會(huì)時(shí)不僅要注重經(jīng)濟(jì)化的發(fā)展，同時(shí)也要注重干部人事檔案建設(shè)的過程及成果。

二、干部人事檔案管理的不足

我國經(jīng)過了改革開放的重要時(shí)期，但是對干部人事檔案管理工作的重要性并沒有更深入的認(rèn)識(shí)，甚至做干部人事檔案管理工作還有一些不正確的看法。

1、管理理念的欠缺

長期以來，單位領(lǐng)導(dǎo)更愿意關(guān)注單位的發(fā)展、建設(shè)等能立竿見影出成績的地方，認(rèn)為檔案管理出不了大問題、也出不了大成績，促使干部人事檔案管理與利用工作被長期的處于邊緣化，也沒有高度重視組織、人事部門的日常業(yè)務(wù)工作，投入也不夠，進(jìn)而造成干部人事檔案管理與利用進(jìn)展緩慢。

2、配套設(shè)施的欠缺

比如單位干部人事檔案室配備雖然已到位，但有的未“三室未分開”，防盜門窗、保密柜配置還不夠完備，未能為干部人事檔案管理工作提供一個(gè)良好的工作空間，特別是一些中小型單位的干部人事檔案的信息化建設(shè)比較滯后，既沒有對紙質(zhì)檔案進(jìn)行必要的掃描、采集，也沒有構(gòu)建起完整的電子檔案體系或智能化的互聯(lián)網(wǎng)管理平臺(tái)，對數(shù)據(jù)的采集和分析也不夠細(xì)致，影響了工作效率和數(shù)據(jù)的有效性。

3、專業(yè)隊(duì)伍的欠缺

按照干部人事檔案工作要求，從事此項(xiàng)工作的人員必須為在職在編、中共黨員，但有的高校受用工機(jī)制的限制，無論是專職還是兼職工作人員都為人才租賃人員，很多裝訂工作都只能臨時(shí)性地聘請外聘人員來開展。有的工作人員流動(dòng)性大，且都缺乏基本的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，只能邊學(xué)邊做，管理缺乏延續(xù)性，工作效率和工作成效不高。

4、檔案內(nèi)容的欠缺

目前干部人事檔案材料收集相對零散，及時(shí)性不夠，裝訂歸檔工作難以一步到位。歸檔材料不規(guī)范，如存在缺簽名、缺填寫時(shí)間等情況。材料信息不準(zhǔn)確，如檔案中“三齡兩歷一身份”等基礎(chǔ)信息的甄別、更正不及時(shí)，前后填寫不一致時(shí)有發(fā)生。材料不齊全，如缺年度考核表、缺少入黨申請書等，甚至出現(xiàn)了一些材料的遺失，影響了檔案材料的真實(shí)性和權(quán)威性。

5、干部人事檔案管理模式較為落后與大數(shù)據(jù)運(yùn)用不充分

目前不少單位沒有把人事檔案管理與人才引進(jìn)、管理培訓(xùn)、后期教育、人才晉升等多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的體系搭建，激發(fā)員工的工作積極性和主動(dòng)性不足。另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的運(yùn)用還不充分。不少單位已經(jīng)完成干部人事檔案電子化建設(shè)，但利用形式還停留在數(shù)據(jù)檢索和數(shù)據(jù)整理方面，沒有真正運(yùn)用大數(shù)據(jù)去發(fā)現(xiàn)哪些人需要重點(diǎn)培養(yǎng)，需要重點(diǎn)培養(yǎng)哪些方面，造成信息資源和人力財(cái)力浪費(fèi)。

三、做好干部人事檔案管理與利用工作的有效措施

干部人事檔案關(guān)系到個(gè)人的切身利益，作為單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)強(qiáng)化檔案意識(shí)，在人、財(cái)、物等方面給以充分保證，不斷提升單位干部人事檔案管理的質(zhì)量和水平，主要從以下幾個(gè)著手：

1、管理規(guī)范制度化

要做好干部人事檔案管理，必須要建章立制，堅(jiān)持走制度化、規(guī)范化之路，進(jìn)一步理清楚單位內(nèi)部相關(guān)職能部門的管理職責(zé)，建立和完善檔案管理制度，如干部人事檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，規(guī)范檔案的接收、傳遞、查閱以及審核等工作流程，確保各個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可查，有據(jù)可依，并做到有據(jù)必依、違反必究。此外，還要充分保障干部人事檔案的規(guī)范、有效管理，維護(hù)組織人事工作的嚴(yán)肅性和公正性。

2、硬件建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化

針對于干部人事檔案管理，科學(xué)合理的設(shè)置庫房與配備設(shè)施是保管檔案最為重要的物質(zhì)條件，相關(guān)單位需要加大對干部人事檔案管理工作所需硬件投入力度，按照建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，配備專門的檔案庫房、閱檔室、檔案人員辦公室，并且三室要分開。同時(shí)還需按要求配備溫濕度計(jì)、加濕器、滅火器、保密柜等必要設(shè)施設(shè)備，確保干部人事檔案管理與利用工作的有序進(jìn)行。

3、人才隊(duì)伍專業(yè)化

干部檔案管理質(zhì)量的好壞，關(guān)鍵在于檔案工作者的整體素質(zhì)。單位要嚴(yán)格按照干部人事檔案工作要求選配“政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任性強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好”的專兼職工作人員1-2名（特別是信息化人才）充實(shí)到干部人事檔案工作的隊(duì)伍中去。與此同時(shí)需要對工作人員著力加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對員工的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行有效提升，采取選送至上級(jí)主管部門和其他同等等級(jí)單位進(jìn)行掛職鍛煉和交流學(xué)習(xí)，熟悉掌握干部人事檔案工作的最新政策和業(yè)務(wù)流程，使員工和單位共同進(jìn)步。

4、信息審核精準(zhǔn)化

充分發(fā)揮干部人事檔案管理功能，是選拔任用干部的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要嚴(yán)格審核檔案內(nèi)容，對檔案材料信息逐卷逐頁逐項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保干部信息完整準(zhǔn)確;重點(diǎn)審核人事檔案中干部履歷、自傳等重要原始材料是否完整，有無重要材料缺失情況;“三齡兩歷一身份”等重要信息是否準(zhǔn)確，填寫是否規(guī)范，記載是否一致;材料形成是否符合政策規(guī)定，程序是否規(guī)范，審批手續(xù)是否完備，記載情況是否符合邏輯，信息審核力求規(guī)范化和精準(zhǔn)化。

5、提升干部人事檔案管理的科學(xué)性

在開展干部人事檔案管理工作中，檔案管理科學(xué)性的提升非常關(guān)鍵，干部人事檔案管理具備傳統(tǒng)性的特征，但是目前許多人人為其沒有顯著的提升與創(chuàng)新，這是對檔案管理的一種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。近些年來隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，眾多先進(jìn)工作理念與模式逐漸與傳統(tǒng)工作相融合，促使干部人事檔案管理科學(xué)性水平得以提升，在實(shí)際的工作中相關(guān)人員務(wù)必認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理與利用的發(fā)展趨勢，且與工作中出現(xiàn)的問題相結(jié)合，探索出新的工作模式，尤其是要借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，從而大大提升干部人事檔案管理與利用效果。

6、利用大數(shù)據(jù)優(yōu)化體系

干部人事檔案管理內(nèi)容繁多，但是管理層往往只將眼光集中在部分環(huán)節(jié)，這也是當(dāng)前管理體系不健全的主要原因，嚴(yán)重影響了自身的潛能發(fā)揮。引進(jìn)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)后，干部人事管理部門應(yīng)該建立更加系統(tǒng)化的檔案管理體系，為每一位員工建立相應(yīng)的檔案，并對員工的日常表現(xiàn)、崗位競爭力以及工作態(tài)度等多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行打分以及綜合測評(píng)，以更加科學(xué)公正透明的方式激發(fā)員工的工作積極性，在內(nèi)部形成一種良性的競爭機(jī)制。另外每一個(gè)員工都有著不同的生活經(jīng)歷和教育背景，因此干部人事管理并不應(yīng)完全做到統(tǒng)一化，而是要對員工進(jìn)行差異化管理，深入挖掘員工的工作優(yōu)勢，利用大數(shù)據(jù)對員工進(jìn)行崗位匹配，以此實(shí)現(xiàn)內(nèi)部人員的合理調(diào)劑。

四、結(jié)束語

綜上所述，雖然我國單位干部人事檔案管理工作在近些年來取得了長足性的進(jìn)展，但仍有較大的提升空間，相關(guān)工作人員應(yīng)針對干部人事檔案管理技術(shù)應(yīng)用過程中存在的問題進(jìn)行深入探討和分析，將其中凸顯的因素進(jìn)行深挖，并有針對性的提出解決策略，構(gòu)建科學(xué)的干部人事檔案管理體系，真正發(fā)揮檔案管理在干部人事管理中的作用，適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展趨勢。

參考文獻(xiàn)

[1]李坤.論新形勢下干部人事檔案管理效率的提升[J].管理學(xué)家，2019（4）：93-94.

[2]馬娥.干部人事檔案工作的管理與思考[J].檔案管理，2020（4）：84-85.

[3]劉美紅.新形勢下做好干部人事檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（16）：157-158.

中鐵隧道局集團(tuán)建設(shè)有限公司 廣西 南寧 530000