淺談中職學(xué)校檔案價(jià)值鑒定的現(xiàn)狀及對(duì)策

摘 要：檔案是在社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生并隨著社會(huì)的進(jìn)步而發(fā)展起來(lái)的，用來(lái)記錄人類(lèi)歷史事務(wù)活動(dòng)的真實(shí)反映。隨著時(shí)代的變遷和社會(huì)的不斷改革創(chuàng)新，檔案的數(shù)量與日俱增，這就需要我們對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，最終來(lái)確定檔案的保管期限，提高檔案管理的行政效能。但目前中職學(xué)校對(duì)檔案價(jià)值的鑒定開(kāi)展情況不是很理想，本文就中職學(xué)校檔案價(jià)值鑒定工作的概述、存在問(wèn)題以及解決的對(duì)策展開(kāi)討論。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案價(jià)值鑒定；存在的問(wèn)題；解決的對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）14-0034-01

1 檔案價(jià)值鑒定的定義和工作的基本內(nèi)容

檔案價(jià)值鑒定工作是檔案館（室）按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，甄別和判定檔案的真?zhèn)魏蛢r(jià)值，確定檔案保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷(xiāo)毀的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。甄別檔案文件的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值，進(jìn)行存毀處置的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。主要內(nèi)容包括：

（1）制定檔案價(jià)值的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表等；

（2）具體判定檔案材料的價(jià)值，確定其保管期限；

（3）剔除本無(wú)保存價(jià)值和保管期滿的檔案，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或做相應(yīng)的處理。

2 檔案價(jià)值鑒定工作的意義

2.1 便于查找利用有價(jià)值的檔案

保存檔案的目的是為了便于利用，如果把有價(jià)值和無(wú)價(jià)值的檔案混在一起，就會(huì)淹沒(méi)真正有價(jià)值的檔案，不利查找。通過(guò)鑒定，可保存有用的檔案，方便查找利用。

2.2 便于檔案的整理和保管

在檔案整理和保管時(shí)，不能平均使用人力、物力，價(jià)值大的檔案可以首先整理，保證質(zhì)量，以便長(zhǎng)遠(yuǎn)利用。價(jià)值小的檔案整理時(shí)可相對(duì)粗糙一些，無(wú)價(jià)值的檔案可以剔除不整。對(duì)價(jià)值大的檔案，給予較好的保管條件，盡可能延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)它的安全。

2.3 便于應(yīng)付突然事變

所謂“突然事變”，主要是指戰(zhàn)爭(zhēng)、水災(zāi)、火災(zāi)、地震等天災(zāi)人禍。如不進(jìn)行鑒定，檔案主次不分，數(shù)量龐大，遇到突然事變，因心中無(wú)數(shù)，就會(huì)束手無(wú)策，不易及時(shí)搶救和轉(zhuǎn)移，其結(jié)果將是“玉石俱焚”。經(jīng)過(guò)鑒定，區(qū)分了主次，一遇突然事件，才能及時(shí)、迅速地將重要的檔案搶救和轉(zhuǎn)移。

3 中職學(xué)校檔案價(jià)值鑒定存在的問(wèn)題

3.1 長(zhǎng)期以來(lái)，很多學(xué)校沒(méi)有對(duì)檔案價(jià)值的鑒定給予應(yīng)有的重視

很多學(xué)校對(duì)檔案鑒定沒(méi)有給予相應(yīng)的重視，沒(méi)有將檔案鑒定列入工作計(jì)劃，擺上應(yīng)有位置，使之常態(tài)化、正?；?。很多學(xué)校存在重檔案收集，輕檔案鑒定的現(xiàn)象，導(dǎo)致很多有價(jià)值的檔案沒(méi)有經(jīng)過(guò)鑒定直接銷(xiāo)毀，對(duì)學(xué)校財(cái)產(chǎn)造成重大的損失。而價(jià)值不大的檔案堆積成山，占用空間，難以查找，不便利用。沒(méi)有對(duì)有價(jià)值的檔案給予較大的重視和較好的保管條件。經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多中職學(xué)校檔案反映有檔案庫(kù)房膨脹的現(xiàn)象，檔案庫(kù)房遠(yuǎn)不夠儲(chǔ)存日益增多的檔案。

3.2 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺

檔案管理人員沒(méi)有按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的價(jià)值等級(jí)和保管期限，沒(méi)有對(duì)檔案價(jià)值的有無(wú)大小予以界定并作相應(yīng)處理。對(duì)歸檔文件的價(jià)值鑒定，沒(méi)有依據(jù)文件形成的條件、內(nèi)容等因素，對(duì)其未來(lái)滿足社會(huì)需求的“潛在價(jià)值”進(jìn)行預(yù)測(cè)判定，確定是否需要存檔和它的保管期限。檔案管理人員沒(méi)有按照有關(guān)制度規(guī)定和保管期限，對(duì)到期的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已無(wú)價(jià)值的檔案剔除銷(xiāo)毀，對(duì)價(jià)值的大的檔案，給予較好的保管條件，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)它的安全。有條件的要將價(jià)值大的、利用高的檔案納入計(jì)算機(jī)管理，這樣減少對(duì)檔案的傷害，有利于延長(zhǎng)檔案的壽命。

3.3 檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

很多學(xué)校檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不規(guī)范，特別是教學(xué)檔案的鑒定不同于其他專(zhuān)業(yè)檔案，級(jí)別和保管期限的劃分比較明確，它內(nèi)容龐雜，價(jià)值很難確定。很多學(xué)校簡(jiǎn)單的參照現(xiàn)行機(jī)關(guān)的《文書(shū)檔案保管期限表》進(jìn)行檔案鑒定。學(xué)校檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該針對(duì)學(xué)校各類(lèi)檔案制定專(zhuān)門(mén)的保管期限表，依據(jù)保管期限表在檔案進(jìn)館前對(duì)檔案的文件價(jià)值和保管期限進(jìn)行判定。這樣避免了檔案鑒定的盲目性，以有利于檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

4 解決問(wèn)題的對(duì)策和方法

4.1 加強(qiáng)對(duì)檔案鑒定的認(rèn)識(shí)和重視

學(xué)校在檔案管理工作上，不僅要重收集，還要重鑒定。學(xué)校應(yīng)該根據(jù)有關(guān)規(guī)章制度，結(jié)合本校實(shí)際制定本校檔案鑒定的規(guī)范和細(xì)則，根據(jù)規(guī)范和細(xì)則對(duì)到期的檔案進(jìn)行鑒定，無(wú)價(jià)值的檔案要按照銷(xiāo)毀程序銷(xiāo)毀，對(duì)有價(jià)值的檔案要重新妥善保存，使檔案鑒定工作制度化、規(guī)范化。這樣既有效節(jié)約檔案庫(kù)房的空間，又使專(zhuān)門(mén)檔案如教學(xué)檔案達(dá)到突出教學(xué)和科研為中心的目的，為今后檔案的利用提供便利。

4.2 提高檔案工作人員素質(zhì)

應(yīng)該經(jīng)常性的開(kāi)展本單位的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極組織檔案人員參加各級(jí)檔案部門(mén)舉辦的各類(lèi)培訓(xùn)，提高檔案人的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力；檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)鑒定標(biāo)準(zhǔn)、鑒定依據(jù)、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)價(jià)方法，結(jié)合實(shí)際制定本單位鑒定制度和方法；熟悉檔案管理流程，相關(guān)法律法規(guī)，做好保密工作。檔案人員在鑒定檔案的保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)該遵守保存從寬，銷(xiāo)毀從嚴(yán)；孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)的原則。因?yàn)闄n案價(jià)值鑒定是對(duì)檔案是否可能被利用的一種預(yù)估判定，判定結(jié)果可能不太完全準(zhǔn)確，所以我們?cè)谶M(jìn)行檔案價(jià)值鑒定時(shí)應(yīng)該保持一切從寬的政策。

4.3 完善和改革現(xiàn)行的檔案保管期限表

從學(xué)校發(fā)展角度制定學(xué)校檔案保管期限表，有必要時(shí)將只有短期、長(zhǎng)期、永久的保管期限劃分得更具體一些。對(duì)已沒(méi)有價(jià)值的檔案要經(jīng)過(guò)鑒定后及時(shí)銷(xiāo)毀。這樣便于查找，為保存有價(jià)值的檔案提供更大的空間。

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收稿日期：2018-4-13