淺談現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的應(yīng)用

摘 要：現(xiàn)代檔案管理是運(yùn)用現(xiàn)代手段和管理思想管理檔案的過(guò)程?，F(xiàn)代檔案管理具有較強(qiáng)的規(guī)范性和現(xiàn)實(shí)性，對(duì)國(guó)有企業(yè)的有效管理有一定的影響。本文主要研究了現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）17-0032-01

前 言

檔案管理即對(duì)不同類別的的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的分類，歸納與安置，以滿足日常工作中的人員調(diào)動(dòng)、工作調(diào)配、檔案調(diào)取等工作需求。我國(guó)各企事業(yè)單位當(dāng)前采用的現(xiàn)代檔案管理涉及到多種管理模式，其中又包括對(duì)于不同行業(yè)領(lǐng)域的多層次類別，在日常的檔案管理工作中起到了引導(dǎo)性作用。在日常的檔案管理工作中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案基礎(chǔ)管理的重視力度，將檔案基礎(chǔ)管理工作作為檔案管理工作的重點(diǎn)。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作的內(nèi)容

檔案分類：以檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，根據(jù)檔案的類別、順序、來(lái)源等因素，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、合理化的分類。

檔案裝訂：依照檔案管理工作的裝訂要求，對(duì)不同類型、外觀的檔案進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，系統(tǒng)化分類管理。

檔案登記：根據(jù)現(xiàn)存檔案的調(diào)入、遷出、查詢等方面進(jìn)行詳細(xì)精確的記錄。

檔案查詢：對(duì)不同類別、外觀的檔案進(jìn)行及時(shí)的查詢。

檔案注銷：對(duì)于已遷出或不在本單位或企業(yè)的檔案進(jìn)行清理

2 當(dāng)前階段檔案管理基礎(chǔ)性工作的重要作用

2.1 對(duì)檔案工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案工作的基礎(chǔ)性管理可以有效提升管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的工作效率?，F(xiàn)代化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度是對(duì)檔案管理水平進(jìn)行評(píng)價(jià)的重要參考，其中，基礎(chǔ)性的管理工作主要包括對(duì)文字、照片等數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、歸檔、記錄。通過(guò)基礎(chǔ)工作對(duì)無(wú)用檔案進(jìn)行管理，核實(shí)模糊的數(shù)據(jù)，剔除無(wú)用數(shù)據(jù)，并將檔案資料在全面分析的基礎(chǔ)上系統(tǒng)進(jìn)行整合、分類，提升檔案管理流程的規(guī)范化程度，從而加強(qiáng)管理體系的運(yùn)行效率，是當(dāng)前階段檔案管理單位實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要前提。明確的數(shù)據(jù)歸檔能夠在保證檔案處理、記錄完整性的同時(shí)，加快檔案數(shù)據(jù)的查找效率，完善檔案體系的建設(shè)?；A(chǔ)性的檔案管理工作是決定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的根本要素。

2.2 保證數(shù)據(jù)記錄、檢索的準(zhǔn)確性

對(duì)復(fù)雜、龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)性處理、記錄，將其輸入到檔案管理的系統(tǒng)中，并進(jìn)行有效的歸類是檔案管理基礎(chǔ)性工作的重要內(nèi)容，也是提升數(shù)據(jù)信息檢索效率的基礎(chǔ)。對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)對(duì)關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，檢索到相關(guān)信息?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得檔案管理系統(tǒng)中逐步將過(guò)去的紙質(zhì)數(shù)據(jù)信息錄入模式轉(zhuǎn)化為電子化數(shù)據(jù)輸入模式，將信息以電子數(shù)據(jù)的模式存儲(chǔ)在信息庫(kù)中，方便對(duì)信息的調(diào)用。而對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效檢索的基礎(chǔ)是準(zhǔn)確信息錄入、合理的歸類管理，一旦這些基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的某一部分出現(xiàn)問(wèn)題，極有可能降低檔案檢索的準(zhǔn)確性，影響檔案系統(tǒng)的運(yùn)行。

2.3 可以有效加強(qiáng)重點(diǎn)環(huán)節(jié)的管理效率

檔案管理按照不同的錄入、處理、歸檔、檢索等工作的類型不同，劃分為不同的管理體系，信息管理的輕重緩急程度也有所不同。通過(guò)基礎(chǔ)性管理工作將信息的重要程度進(jìn)行劃分，對(duì)較為重要、期限緊張的檔案優(yōu)先進(jìn)行處理，對(duì)不重要的數(shù)據(jù)信息在后期進(jìn)行加工，能夠有效提升信息的利用率。與此同時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)中對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檢索功能進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，提高重要信息的顯示位置，將其置于檢索結(jié)果的前端，能夠有效提升數(shù)據(jù)使用的效率，使得檔案信息的查找更加精確。

3 提高現(xiàn)代化檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用的對(duì)策分析

3.1 重視檔案管理基礎(chǔ)工作，優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)

加強(qiáng)檔案管理工作中的基礎(chǔ)工作，是保障檔案管理工作整體水平的首要前提。在提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，崗位素質(zhì)的同時(shí)，強(qiáng)化其對(duì)基礎(chǔ)工作的重視力度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)高度。逐步提升完善檔案工作者的崗位管理意識(shí)，高質(zhì)量完成基礎(chǔ)工作。優(yōu)化管理人員機(jī)構(gòu)即強(qiáng)化對(duì)檔案管理者的工作能力、年齡、工作質(zhì)量的科學(xué)有效管理。檔案管理由于其復(fù)雜化、多樣化、常態(tài)化，對(duì)于檔案工作人員的身體素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、反應(yīng)能力等有著較高的要求，因?yàn)闀r(shí)下的檔案管理工作不同于過(guò)去，日趨復(fù)雜多樣，年齡較高的工作人員由于身體素質(zhì)、生理機(jī)能的減退，在檔案管理過(guò)程中更易出現(xiàn)失誤。因此，檔案管理工作人員的年齡也應(yīng)在人員選拔的考慮范圍之內(nèi)。優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)即在日常的檔案管理工作中對(duì)人員應(yīng)進(jìn)行更新?lián)Q代，應(yīng)多任用青年工作人員以滿足工作的復(fù)雜性、多樣性。除此以外，青年工作人員在學(xué)習(xí)和接納新型檔案管理知識(shí)時(shí)，學(xué)習(xí)能力、適應(yīng)能力較強(qiáng)。

3.2 對(duì)檔案進(jìn)行全面普查，去除雜劣

日常的檔案管理工作由于長(zhǎng)期的檔案積累，檔案的遷出與錄入隨著時(shí)間的推移，工作量逐漸增加。在日常的工作過(guò)程中，極易出現(xiàn)檔案分類錯(cuò)誤，放置不當(dāng)，裝訂錯(cuò)誤等工作失誤，檔案材料破損或丟失的現(xiàn)象。為了有效避免這樣的現(xiàn)象發(fā)生，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的檢查，對(duì)裝訂有誤的檔案進(jìn)行重新裝訂，對(duì)檔案時(shí)間、內(nèi)容登記不當(dāng)處進(jìn)行細(xì)致修改。而有些檔案由于人員變動(dòng)或時(shí)間過(guò)長(zhǎng)等原因已失去保存價(jià)值，應(yīng)進(jìn)行及時(shí)的調(diào)出并進(jìn)行清理，以確保檔案的時(shí)效性。

3.3 對(duì)檔案基礎(chǔ)工作實(shí)行現(xiàn)代化管理

由于當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，其在檔案基礎(chǔ)管理工作中已經(jīng)發(fā)揮著極其重要的作用，當(dāng)前在檔案檢索和信息管理工作中已經(jīng)廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這一技術(shù)與檔案管理工作的融合大大提升了檔案檢索的工作效率，同時(shí)由于計(jì)算機(jī)檢索方式的優(yōu)化，對(duì)于模糊檢索的應(yīng)用，使檔案檢索工作更加精準(zhǔn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案管理的基礎(chǔ)工作雖然瑣碎，卻極其重要，因?yàn)橹挥性谶M(jìn)行檔案管理的前期進(jìn)行了踏實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)工作，才能獲得更加全面、完整的檔案信息，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆诸惡途幪?hào)，才能給后期的檔案信息保存工作打好基礎(chǔ)，我們要積極強(qiáng)化檔案管理中對(duì)于基礎(chǔ)工作的重視，完善檔案管理體系，積極提升檔案管理基礎(chǔ)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，使檔案管理的基礎(chǔ)工作更加規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)。

參考文獻(xiàn)

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[2]張玲玲.淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2017（05）：306～307.

收稿日期：2018-5-12