信息化管理在辦公室管理工作中的應(yīng)用研究

摘 要：隨著全球網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，企業(yè)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程中生存與發(fā)展，不僅需要在產(chǎn)品上保持一定的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)管理方式也要與時(shí)俱進(jìn)。辦公室作為企業(yè)的“大內(nèi)總管”，承擔(dān)著文件管理、檔案管理、印章管理、日常行政事務(wù)管理、制度建設(shè)、企業(yè)宣傳等多項(xiàng)管理職能。本文就此對(duì)信息化管理在辦公室管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行了分析，具體內(nèi)容供大家參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化管理；辦公室管理；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）17-0011-02

當(dāng)今時(shí)代是信息化時(shí)代，企業(yè)需要在當(dāng)前的環(huán)境下打好信息戰(zhàn)，并利用信息化管理來(lái)加強(qiáng)企業(yè)自身建設(shè)，充分開(kāi)發(fā)和利用信息資源，使企業(yè)更好發(fā)展。

1 信息化管理概述

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過(guò)程（智能化工具又稱信息化的生產(chǎn)工具。它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能）。與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱為信息化生產(chǎn)力。

信息化的管理就是指的用信息化來(lái)帶動(dòng)企業(yè)的管理現(xiàn)代化的過(guò)程，其主要是將現(xiàn)代化的信息技術(shù)同先進(jìn)管理理念進(jìn)行結(jié)合，從而使得企業(yè)經(jīng)營(yíng)方式、業(yè)務(wù)流程以及管理模式等發(fā)生改變，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，提高企業(yè)發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力水平。

2 信息化管理在辦公室管理中的應(yīng)用

2.1 信息化管理在文件管理方面的應(yīng)用

企業(yè)的文件管理主要包括文件的手法、簽訂、歸檔、保管和處理等的內(nèi)容。在傳統(tǒng)的文件管理過(guò)程中，主要是以紙質(zhì)作為重要的信息載體進(jìn)行處理，而這個(gè)過(guò)程中涉及到的內(nèi)容有很多，可能是不同部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，各個(gè)部門之間的流轉(zhuǎn)等，不僅要浪費(fèi)大量的資源，同時(shí)還增加了辦公室人員的工作量，且紙質(zhì)文件的保管問(wèn)題比較困難，需要管理人員十分的小心。

但是，電子文件就沒(méi)有上述困難，其可以大容量?jī)?chǔ)存信息，并且制作較為簡(jiǎn)單，攜帶也十分的方便，不管是檢索還是傳播速度十分之快。這樣一來(lái)，不僅將辦公室人員從繁瑣的工作中解放出來(lái)，同時(shí)提高了員工的辦事效率，具有十分重要的作用。需要注意的是，文件管理信息化的實(shí)現(xiàn)，不要僅僅局限于電子版本，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需求，建立一套電子文件管理系統(tǒng)，從而進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，提高電子文件可靠性、完整性和真實(shí)性，從而為企業(yè)辦公室工作的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

除此之外，企業(yè)還需要利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的快速流轉(zhuǎn)，擯棄傳統(tǒng)的流轉(zhuǎn)方式，使得電子文件流轉(zhuǎn)速度加快。同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的建立。網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，其公開(kāi)性使得很多不法分子有機(jī)可乘，為了保證企業(yè)文件信息的安全性，需要相關(guān)技術(shù)人員建立一個(gè)用于企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并定期對(duì)公司網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行修復(fù)和加固，時(shí)刻保持網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性和良好性。

利用網(wǎng)絡(luò)信息流轉(zhuǎn)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的扁平化管理，簡(jiǎn)化發(fā)文的簽發(fā)手續(xù)，縮短文件傳閱時(shí)間，減少文件在傳閱過(guò)程中的遺失風(fēng)險(xiǎn)，能夠有效提高辦公室提高勞動(dòng)工作效率。

2.2 信息化管理在檔案管理方面的應(yīng)用

在企業(yè)的辦公室工作中，檔案管理是其中一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，涉及到很多企業(yè)的信息，有的是秘密信息，有的是科研信息，還有的是員工個(gè)人檔案信息等。檔案信息比較海量，若是按照傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行管理，則加大了檔案管理人人員的工作難度，并且管理效果不高。電子檔案的管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的自動(dòng)歸位，不僅能夠減少管理人員的工作量，并且還能夠提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的高效率、高質(zhì)量。

在檔案的利用方面，將檔案在網(wǎng)絡(luò)上共享，員工可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，有效節(jié)約時(shí)間，提升了辦公室的服務(wù)質(zhì)量。在企業(yè)知識(shí)管理過(guò)程中，檔案資料的電子化便于科技人員的二次利用和開(kāi)發(fā)，有利于提高企業(yè)整體的工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力。

2.3 信息化管理在制度建設(shè)方面的應(yīng)用

在企業(yè)辦公室工作過(guò)程中，辦公室管理制度是保障辦公室工作順利開(kāi)展的前提和基礎(chǔ)，也是企業(yè)管理中最為基本的工作之一。而在信息化發(fā)展的當(dāng)下，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)辦公室管理水平的提高，就需要在制度建設(shè)過(guò)程中引進(jìn)信息化管理內(nèi)容，建立同企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略同步、與外部競(jìng)爭(zhēng)對(duì)企業(yè)的要求同步的管理制度體系。

一套行之有效的內(nèi)部控制制度從企業(yè)環(huán)境、業(yè)務(wù)流程、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、電子信息系統(tǒng)控制和信息傳遞控制等全方面進(jìn)行規(guī)范性控制，使企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)在有條不紊的良性環(huán)境中標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，從而提高勞動(dòng)效率，降低企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)效益。此外，制度的有效建立關(guān)鍵在于其建立的科學(xué)性、合理性以及有效實(shí)施性。而借助于信息化技術(shù)，可以將制度中的內(nèi)容傳遞給每一位工作人員，使得工作人員在實(shí)際工作過(guò)程中可以有章可循，進(jìn)而避免工作失誤情況的發(fā)生，提高辦公室工作效率和質(zhì)量。

2.4 信息化管理在日常行政管理方面的應(yīng)用

行政管理最重要的職責(zé)就是為公司基礎(chǔ)服務(wù)，而實(shí)現(xiàn)這一目的首要要求就是盡可能的方便申請(qǐng)方。信息化行政管理系統(tǒng)，徹底打破傳統(tǒng)的條塊管理模式，一個(gè)web網(wǎng)站可以受理多種申請(qǐng)，從而可以大大減少行政管理部門的設(shè)置和人員編制，降低行政管理費(fèi)用。

無(wú)紙化的辦公提高了辦公室工作中申請(qǐng)方和辦事方的工作效率。企業(yè)可以建立一套行之有效的管理體系，使得提交申請(qǐng)的人不用像之前那樣到各個(gè)部分遞交材料并詢問(wèn)，只要在計(jì)算機(jī)上查閱相關(guān)信息，并找到需要申請(qǐng)的部門，就可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)材料的遞交和政策咨詢等工作。提高辦事效率不說(shuō)，還有效減少了企業(yè)行政成本，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提高，進(jìn)而滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展對(duì)現(xiàn)代化辦工的需求。

隨著通信技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)可以在會(huì)務(wù)管理工作中引入新媒體管理技術(shù)，如視頻、電話會(huì)議。這種新的會(huì)議模式突破了開(kāi)會(huì)地點(diǎn)的限定，不但可以節(jié)省大量的差旅、會(huì)議等費(fèi)用，還有效地縮短了會(huì)議時(shí)間、提高了開(kāi)會(huì)效率。

3 辦公室信息化管理的發(fā)展方向

3.1 文件的信息化處理

在企業(yè)的發(fā)展中需要處理大量的文件資料，隨著時(shí)代的發(fā)展，不僅存在紙質(zhì)文件，還包括一些電子文件，對(duì)于這些文件的處理與歸類本身就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，在傳統(tǒng)的整理方式下，經(jīng)常會(huì)發(fā)生文件遺失、查找困難等現(xiàn)象，大量的文件也會(huì)占用一定的空間，銷毀文件時(shí)也要進(jìn)行再一次的篩選。在信息化處理后，能夠?qū)⒋罅康奈募M(jìn)行電子歸檔，也能夠?qū)㈦娮游募M(jìn)行有效的分類處理，對(duì)于一些已經(jīng)銷毀的文件可以明確處理出路。文件的信息化處理能夠有效提高辦公室辦公效率。

3.2 對(duì)于檔案的信息化處理

檔案通常情況下涉及到人事檔案、重大事件歸檔等問(wèn)題，與文件不同的是檔案資料對(duì)于企業(yè)的意義更為重要，需要更為嚴(yán)密細(xì)致的管理。信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案整理工作帶來(lái)了新的發(fā)展。在信息技術(shù)的運(yùn)用下，能夠?qū)n案資料及時(shí)的進(jìn)行分類歸檔與整理，便于查找，極大地簡(jiǎn)化了歸檔步驟。

檔案能夠發(fā)揮借鑒作用，但在傳統(tǒng)歸檔方式下，除了檔案管理人員外，員工很難接觸到單位檔案，對(duì)于一些以往的活動(dòng)策劃安排等都很難獲取，員工習(xí)慣于網(wǎng)上獲取，對(duì)于檔案查找本就不習(xí)慣，加之了解少，很難運(yùn)用。信息技術(shù)在辦公室管理中的運(yùn)用，能夠?yàn)闄n案的查找與借閱提供網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)，既滿足檔案整理需求，也能夠以符合員工習(xí)慣的方式滿足借閱，使檔案發(fā)揮應(yīng)有功能。

4 結(jié)束語(yǔ)

盡管信息化管理在辦公室管理中發(fā)揮著重要作用，但在進(jìn)行辦公室信息化進(jìn)程中要加強(qiáng)安全意識(shí)，信息安全將成為辦公室信息化的重中之重，信息化進(jìn)程不僅在于短期的建立，更在于長(zhǎng)期的維護(hù)。辦公室管理信息化是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，加強(qiáng)辦公室的信息化進(jìn)程，能夠提高企業(yè)的辦公效率，是企業(yè)改革中不容忽視的部分。

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收稿日期：2018-5-15