淺析文書檔案的現(xiàn)代化管理

摘 要：文書檔案的管理工作，是機關(guān)、團體和企事業(yè)單位在管理中形成的文書檔案。通過決定、布告、會議記錄、總結(jié)、計劃等形式，在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中起著非常重要的作用。加強文書檔案的現(xiàn)代化管理不僅是時代的需要，也是文書檔案管理工作自身發(fā)展的必然。

關(guān)鍵詞：檔案管理；文書；現(xiàn)代化

中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）17-0007-02

引 言

隨著社會現(xiàn)代化水平的不斷發(fā)展，在文書檔案的管理工作中，越來越多的應(yīng)用現(xiàn)代化方法來幫助解決實際問題。為了更好的發(fā)揮現(xiàn)代化方法在文書檔案管理工作中的作用，幫助其效率提升、方法完善，需要從文書檔案管理的制度、方法、人員設(shè)備等幾方面進行深入研究。

1 管理制度的現(xiàn)代化構(gòu)建

在信息化技術(shù)方法合理利用的基本前提下，做到文書檔案的現(xiàn)代化管理需要加強其制度上的合理性，真正發(fā)揮管理工作的意義，從而進一步落實并保障其工作的有序高效展開。在實際工作的操作中，合理構(gòu)建現(xiàn)代化的管理制度，應(yīng)該對檔案管理技巧進行充分的利用，拓寬原有思路，并及時摒棄以往管理制度中存在的不合理方法，才能在滿足其基本原則要求的基礎(chǔ)上，不斷推動并實現(xiàn)文書檔案管理體系信息的完善。同時，為了更好的滿足現(xiàn)代化要求，發(fā)揮出文書檔案管理方法靈活科學(xué)、使用性強的特性，在滿足文書檔案管理制度的重要基礎(chǔ)上，應(yīng)保障其制度的全面落實、方法和組織結(jié)構(gòu)的不斷優(yōu)化[1]。

文書檔案的編修過程是否合理有序，直接影響著檔案的利用效果和價值。所以，在文書檔案的編輯、修改、查閱等必要環(huán)節(jié)中，加強計劃統(tǒng)籌、明確各階段目的，對于實現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化管理工作有著十分重要的意義。同時，通過整個規(guī)范化的流程，對檔案管理工作進行有效的考核和評估，借此更好的保障檔案管理的適用性和完整性。通過對制度模式的分析可以清晰的看到，現(xiàn)行的檔案管理制度中存在很多不合理之處，只有通過對其不斷的創(chuàng)新和完善，運用新的管理方法，把制度和實際工作緊密的結(jié)合起來，才能更好的推動文書檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，讓新的管理模式，以科學(xué)合理的姿態(tài)展現(xiàn)出來，發(fā)揮更有效的作用，實現(xiàn)規(guī)范化、高效化。

2 管理方法的現(xiàn)代化創(chuàng)新

通過對文書檔案管理內(nèi)容的分析，發(fā)現(xiàn)其記錄的信息內(nèi)容涵蓋很多方面，對企事業(yè)單位的發(fā)展有十分重要的參考價值，可以為其提供有價值的文獻、信息材料。所以，文書檔案在整個的檔案管理工作中有著重要的支撐作用，同該領(lǐng)域檔案管理水平的提升有直接的聯(lián)系。必須注重現(xiàn)代化管理水平的提升，才能保證文書檔案管理水平的不斷提升，并同行業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展保持同步的發(fā)展步伐，實現(xiàn)文書檔案管理的價值和意義。

在具體的文書檔案管理工作中，現(xiàn)代化方法的合理利用，要在遵循文書檔案管理相關(guān)規(guī)定的同時，注意加強文書檔案管理機制的不斷創(chuàng)新，才能真正促進文書檔案管理整體質(zhì)量的提升[2]。另外，注意加強自我組織結(jié)構(gòu)與機制的不斷完善也是文書檔案管理工作進行現(xiàn)代化改革重點要求。根據(jù)企業(yè)自身的實際發(fā)展現(xiàn)狀，制定文書檔案管理工作的整體目標規(guī)劃和階段發(fā)展目標，加強人、物、財力合理投入、擴大宣傳力度，才能使文書檔案管理工作的重要性得到廣泛充分的認識，對于加強團隊建設(shè)、優(yōu)化工作環(huán)境起到積極健康的作用，從而進一步提升文書檔案管理水平，更好的服務(wù)企業(yè)。

另外，在領(lǐng)導(dǎo)層和管理部門中，應(yīng)該更加積極主動的參與到文書檔案管理機制的建設(shè)中。徹底發(fā)揮其在社會價值、經(jīng)濟意義上的正向作用，使文書檔案管理為企、事業(yè)單位的內(nèi)部部門建設(shè)，外部領(lǐng)域發(fā)展，起到積極的指導(dǎo)、借鑒的意義。互動協(xié)調(diào)性是現(xiàn)代化文書管理在實現(xiàn)管理過程中的突出特點。通過互動管理機制作用的發(fā)揮，可以將文書管理工作同其他部門或單位之間建立起有效的連接，從而為其自身的發(fā)展提供動力。在現(xiàn)階段，現(xiàn)代化的文書檔案管理工作根據(jù)年度、保管期限兩個板塊進行模式區(qū)分。通過這樣的方法，使后續(xù)的裝訂、修整、錄入工作變得簡便快捷，進一步實現(xiàn)了查詢過程與方式的快速化、便捷化和高效化。所以，文書檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展，可以使其更好的發(fā)揮在企業(yè)發(fā)展過程中的指導(dǎo)作用、服務(wù)功效，在實現(xiàn)自身應(yīng)用價值的同時，也為整體檔案管理工作的發(fā)展提供了前進動力。

3 管理人才的綜合化提升

擁有良好素養(yǎng)的專業(yè)型人才、專業(yè)化團隊，在檔案文件管理現(xiàn)代化改革的進程中有著不可替代的重要作用。所以，全方位的優(yōu)化文書檔案管理團隊、加強人員的綜合素養(yǎng)、增加崗位專業(yè)技能培訓(xùn)、學(xué)習(xí)先進的管理模式和信息技術(shù)，是提升整體文書檔案管理水平的重要前提和必要保障。

（1）可以借助招聘的方法吸收專業(yè)性人才，利用其專業(yè)知識和業(yè)務(wù)水平，起到補充的作用，帶動整個管理團隊的專業(yè)化進步。在招聘時，要根據(jù)實際情況，考慮求職人員的能力、精力、崗位經(jīng)驗等多方面因素。確保招聘的人才在素質(zhì)、技能、水平方面達到崗位要求。著重注意人才的信息化處理能力，為文書檔案管理的現(xiàn)代化升級起到積極作用。

（2）為了更好的適應(yīng)整體的現(xiàn)代化發(fā)展水平，提高文件檔案管理的信息化程度。應(yīng)該切實加強現(xiàn)有文書檔案管理團隊的信息化水平，通過自學(xué)或培訓(xùn)的方法組織學(xué)習(xí)，建立團隊的整體服務(wù)理念，加強現(xiàn)代化水平。例如，利用招聘的培訓(xùn)活動，展開現(xiàn)代化技能比武，通過獎勵機制的設(shè)立，刺激人才的競爭意識和自我提升意識，提高個人的主觀能動性，在競賽、培訓(xùn)中選拔出有技術(shù)、會管理的全方位綜合型人才[3]。通過這一系列的培訓(xùn)、引導(dǎo)方法，不僅增加了人員的凝聚力，優(yōu)化了隊伍，同時也為推進文書檔案管理工作注入強勁的動力，從而更好的促進其信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展進程。

4 完善現(xiàn)代化硬件設(shè)施

在實際的工作過程中，加強文書檔案的現(xiàn)代化管理，需要使其向著多元化、層次化、功能化不斷發(fā)展，從而滿足檔案管理工做在現(xiàn)代化發(fā)展中的新要求。所以，需要在資金的投入、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)、檔案管理軟件的合理選擇上加強工作，加快文書檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化進程，為促進我國整體的文書檔案管理工作的發(fā)展提供動力。

為了進一步優(yōu)化方法，改進技術(shù)，降低管理上的成本，減少文書檔案管理工作的人工工作量，需要對各種現(xiàn)代化的設(shè)備進行合理的有效利用。借助先進的設(shè)備和軟件，還可以達到文書檔案信息的合理共享，加強檔案利用率。

而信息化手段對文書檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全保存、查閱也有著積極的意義。在現(xiàn)行的網(wǎng)絡(luò)使用中，經(jīng)常涉及到網(wǎng)絡(luò)安全問題，而具體可以利用系統(tǒng)內(nèi)部的密碼保護功能、操作人登陸權(quán)限的設(shè)定、所查詢信息的限制功能，通過先進的密匙技術(shù)手段來對網(wǎng)絡(luò)中的電子文書檔案進行保護。這樣有效的降低了信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中可能出現(xiàn)的安全風險，提高了文書檔案管理在網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化過程中的安全性。而通過防火墻、ASA等技術(shù)，實現(xiàn)了各種信息數(shù)據(jù)的深層次過濾，保證了用戶在使用過程中的安全性，更高效、安全的查閱相關(guān)信息。

而在具體技術(shù)方法應(yīng)用的同時，借助先進的錄入、掃描設(shè)備可以更有效的幫助文書檔案管理工作的進行，從而提高其工作效率、保證工作質(zhì)量、降低人員成本，綜合提升文書檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。

5 總 結(jié)

提升硬件設(shè)施是實現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理的重要前提，同時注意加強制度建設(shè)、方法完善、優(yōu)化隊伍，以全方位多角度的姿態(tài)進行文書檔案現(xiàn)代化，不僅提升了文書檔案管理工作的質(zhì)量效率，也更好的適應(yīng)了時代發(fā)展的需要，為推動文書檔案管理整體的現(xiàn)代化水平作出貢獻。

參考文獻

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[2]畢建偉.淺議文書檔案管理工作一體化[J].檔案天地，2017，6（06）：46～48.

[3]劉 澍.關(guān)于新時期文書檔案管理工作的思考[J].人力資源管理，2018，3（03）：184～185.

收稿日期：2018-5-12

作者簡介：蘇 靜（1980-），女，助理館員，本科，主要從事文書檔案管理工作。