信息時代下如何做好圖書檔案管理的研究

摘 要：信息化管理模式與傳統(tǒng)的管理模式相比，可以減少工作量，同時，我們可以在檢查圖書和檔案時及時找到圖書和檔案的不足之處，可以對圖書和文件進行備份來改進圖書檔案的使用效率與管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息時代；圖書檔案；管理

中圖分類號：G250.7 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）15-0020-01

前 言

圖書館有著眾多的圖書資源，能夠滿足人們對知識的需求。隨著社會的不斷進步，其珍藏量與日俱增，而加強其檔案管理便成為當(dāng)務(wù)之急。建立圖書館管理體系，完善其管理組織結(jié)構(gòu)有利于圖書館未來的發(fā)展，有利于其為讀者提供便捷的使用條件，實現(xiàn)圖書館資源的現(xiàn)代化科學(xué)管理。

1 圖書檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 圖書館缺乏合理的圖書檔案管理制度

想要落實好圖書館的檔案管理工作，建立合理的圖書檔案管理制度是相當(dāng)重要的。然而現(xiàn)今許多圖書館恰恰缺乏一個合理的圖書檔案管理制度，這就導(dǎo)致了圖書管理人員在落實圖書檔案管理的時候缺乏指導(dǎo)，從而導(dǎo)致圖書檔案管理工作難以取得成效。由于沒有先進的檔案管理工作的幫助，現(xiàn)今許多檔案管理人員只能按照傳統(tǒng)的檔案管理方式進行圖書檔案管理，這種管理方式有著極強的滯后性，是難以讓檔案管理工作取得成效的。

1.2 圖書檔案管理中的管理規(guī)定過于形式化

現(xiàn)今許多圖書館都制定了相應(yīng)的管理制度，但是這些制度在實際的落實和執(zhí)行中存在著諸多的問題，其中最大的問題就是過于形式化。許多造成管理規(guī)定形式化的原因主要是圖書管理員的工作態(tài)度低下，他們在進行圖書管理工作的時候往往并不按照既定的管理方式進行管理。例如許多管理員們沒有及時做好圖書的登記工作，甚至將未登記的圖書私自借閱，這將會對圖書檔案管理工作造成困擾。

1.3 圖書資料的資金投入和管理不足

圖書檔案管理工作的工作對象是圖書，因此足夠多的圖書是保障圖書檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。然而現(xiàn)今許多圖書館室缺乏足夠多的圖書，造成這種現(xiàn)象誕生的原因是對于圖書購買工作投入的資金不足。對于圖書資料的管理不足也是影響圖書檔案管理工作的重要因素，當(dāng)前許多圖書檔案管理員的工作態(tài)度是相當(dāng)?shù)拖碌?，他們對于工作的守則并不遵守，這就導(dǎo)致了圖書資料管理工作難以見效，進而影響圖書館的發(fā)展。

1.4 沒有引入信息技術(shù)進行圖書檔案管理工作

現(xiàn)今的時代是信息技術(shù)的時代，在這個時代中，信息檔案管理工作應(yīng)當(dāng)引進信息技術(shù)進行管理。然而現(xiàn)今許多圖書館并沒有認識到信息技術(shù)的重要性，他們依舊采用比較傳統(tǒng)的檔案管理方式進行檔案管理工作。這種管理方式存在著嚴重的滯后性，一旦出現(xiàn)圖書借閱高峰期，這種管理方式就會導(dǎo)致圖書檔案管理工作的效果下降。

1.5 讀者的問題導(dǎo)致檔案管理工作難以取得成效

現(xiàn)今許多讀者在進行圖書閱讀和借還的時候也會出現(xiàn)諸多的問題，這些問題也是導(dǎo)致檔案管理工作難以落實的原因。這些問題包括：①許多讀者在還書的時候，隨意處置書籍，將書籍放在還書桌上就離去，沒有進行登記。②現(xiàn)今許多圖書館中的書籍是一些市面上比較少見的，許多讀者在借閱這些書籍之后就據(jù)為己有，用賠款敷衍了事。③許多的讀者雖然熱愛閱讀，但是素質(zhì)并不高，他們時常在進行圖書登記時與圖書管理員發(fā)生爭吵，從而影響借還資料的登記工作。④許多讀者在閱讀的過程中并不愛護這些書籍，造成書籍嚴重損壞的現(xiàn)象。

2 信息時代圖書檔案管理的途徑

2.1 轉(zhuǎn)變陳舊的管理觀念和模式

在信息快速發(fā)展的新時期，圖書檔案管理要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，改變以前對特定人員開放的方式，做到對圖書資料進行全面開放，方便人們借閱和查看。在管理模式上，為了提高信息化圖書檔案的管理效率，各單位要根據(jù)圖書檔案管理的特點制定管理制度，在編制圖書檔案時，要嚴格遵守規(guī)章制度，確保檔案的真實性和完整性。

2.2 建立圖書檔案資料庫

很多讀者在閱讀圖書時都是進行有針對的閱讀，但是由于很多單位擁有大量的圖書資料，增加了讀者查找圖書資料的難度，建立資料庫可以使讀者更加了解各單位的檔案資料，更加快速地找到自己想閱讀的圖書。①各單位要對資料進行分類處理，明確查找方向，提高讀者的查找效率。②各單位要建立信息資料庫，通過網(wǎng)絡(luò)互通消息，實現(xiàn)資源共享。③各單位要往資料庫中不斷添加新資料，并和網(wǎng)絡(luò)互通，進行聯(lián)合編譯，不斷地充實材料，從而提高圖書檔案的整體質(zhì)量。

2.3 建立開放的檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，圖書檔案管理也開始朝著信息化發(fā)展。圖書檔案信息化管理要想實現(xiàn)信息內(nèi)容的快速查閱，還需要建立開放的檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫。首先，各單位要建立開放的檔案用戶數(shù)據(jù)庫，確保用戶能夠通過搜索了解書籍的目錄，從而找到適合自己的書籍，并提供免費查閱功能，減少辦公系統(tǒng)運行期間對內(nèi)存的需求。同時，為了防止數(shù)據(jù)被有意修改，工作人員在登陸時要自己設(shè)定密碼，從而提高系統(tǒng)的安全性。

2.4 建立原文影像資料庫

建立原文影像資料庫也是圖書檔案信息化的重要途徑。①可以將圖書檔案中比較重要和有價值的內(nèi)容、圖片通過掃描的方式進行轉(zhuǎn)化，并存儲到U盤等外界存儲器上，便于文件的存儲和永久保存。②各單位要將這些信息數(shù)據(jù)傳到一個信息資料庫，使讀者在需要這些資料時可以隨時查看，也讓更多的讀者從多渠道了解和閱讀圖書檔案資料。

2.5 培養(yǎng)和引進綜合性人才

無論是傳統(tǒng)的圖書檔案管理，還是信息化圖書檔案管理，都需要專業(yè)的檔案管理人員進行操作，因此，各單位必須提高檔案管理人員的素質(zhì)和基本工作流程。在招聘上提高門檻，各單位要招聘學(xué)歷較高的人員，引進更多的人才，還要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠熟練操作計算機。

2.6 加強信息化圖書檔案系統(tǒng)管理

目前，由于我國信息化圖書檔案的安全性存在隱患，因此在圖書檔案管理中，各單位必須保障圖書檔案管理系統(tǒng)的安全性，不斷加強系統(tǒng)管理。在對圖書查看和下載時，可以設(shè)置密碼，為保障其安全性，密碼設(shè)置的要相對復(fù)雜一些。

3 結(jié)束語

總之，因此，在圖書檔案的管理中，各單位應(yīng)轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的管理觀念和模式，建立專門的資料庫，開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫，建立原文影響資料庫，培養(yǎng)和引進綜合性人才，同時加強信息化圖書檔案系統(tǒng)管理，實現(xiàn)檔案管理的信息化、科學(xué)化、專業(yè)化。

參考文獻

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收稿日期：2018-4-24