信息化技術(shù)在水利工程建設(shè)檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：本文闡述了水利工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題，通過分析信息化檔案應(yīng)用技術(shù)的特點(diǎn)和優(yōu)越性，探討在水利工程建設(shè)中推行信息化檔案應(yīng)用技術(shù)的措施，以促進(jìn)信息化應(yīng)用技術(shù)在檔案管理實(shí)踐中發(fā)揮更加優(yōu)越的作用。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；信息化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）15-0006-02

紙質(zhì)檔案的收集、整理、歸檔、借閱、歸還等要耗費(fèi)一定的人力、物力和財力，而且比較費(fèi)事，所以大部分部門不會花太多的精力在檔案管理上，從而使檔案室失去了應(yīng)有的價值。隨著辦公自動化及相關(guān)辦公軟件的普及運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理不再遙遠(yuǎn)，且日趨成為檔案管理發(fā)展的必然選擇。本文具體分析了信息化環(huán)境下水利工程檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題，試圖尋找實(shí)現(xiàn)水利工程檔案信息化管理的措施：強(qiáng)化意識，提升管理水平；加強(qiáng)資金投入；規(guī)范檔案管理軟件、引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)人才和強(qiáng)化信息化安全保障體系。

1 水利工程檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

1.1 管理觀念落后

當(dāng)前水利工程檔案管理工作在水利系統(tǒng)中因種種原因，重視不夠。水利工程基建部門往往是“重工程建設(shè)，輕檔案管理”，對工程建設(shè)常抓不懈卻不屑于安排專人管理工程建設(shè)形成的有價值的檔案，讓打字員、文書兼職檔案管理員，這些人員不具備水利工程基建檔案歸檔知識，長此以往，勢必造成水利基建檔案管理混亂。另外，水利工程建設(shè)過程中施工人員在利用圖紙或相關(guān)資料時東拉西扯，任性而為，久而久之，導(dǎo)致檔案資料破損、丟失之事時有發(fā)生。這不僅僅是工作作風(fēng)問題，有時候會涉及責(zé)任問題，甚至?xí)l(fā)生水利工程資料泄密事件，恰恰反映出檔案觀念落后之弊端。

1.2 保障機(jī)制缺失

《檔案管理辦法》的頒布實(shí)施在一定程度上促進(jìn)了水利工程建設(shè)檔案管理的發(fā)展與應(yīng)用，但是由于水利工程檔案的收集、管理因地區(qū)政策、規(guī)范、制度及管理水平的差異，導(dǎo)致其在收集、管理制度方面有所滯后，也未被納入年度計劃、崗位責(zé)任制及考核范圍。由于檔案管理機(jī)制的缺失，導(dǎo)致水利基建檔案管理比較混亂，失去了水利基建檔案應(yīng)有的價值和意義。

1.3 歸檔與利用困難

在傳統(tǒng)管理方式下，水利工程檔案資料的收集與歸檔整理是水利檔案管理工作的瓶頸：①檔案移交不及時。檔案意識較好的部門和科室尚能將工程檔案備份存檔，而大部分部門不能將檔案按時移交或者規(guī)范保存，甚至有些部門在完成工程建設(shè)任務(wù)后既沒有保管也沒有移交檔案資料，造成檔案資料不全或無備份。②檔案信息具有滯后性。保存在檔案室保管水利工程檔案一般都是工程結(jié)束，完成竣工延后才移交檔案室，水利工程建設(shè)周期長，一般情況從項(xiàng)目申報到竣工驗(yàn)收各個環(huán)節(jié)完成大概得2～3年，等到移交到檔案室在利用的話，很多信息就有了一定的滯后性?；蛘咴谝平磺霸诟鞑块T保存，2～3年的時間，非專業(yè)管理人員保管意識并不強(qiáng)，造成檔案資料不齊全，其他想要利用這些檔案信息的人員借閱也不方便。③檔案利用不便。水利工程建設(shè)點(diǎn)多、線長、分散、參建單位多。工程建設(shè)中若想要借鑒檔案資料或者參考信息，只能傳閱、復(fù)印紙質(zhì)檔案，來往麻煩，利用率底，影響工程建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量，對現(xiàn)場存在的問題因不能及時參考有價值的檔案而現(xiàn)場應(yīng)付解決，逐漸忽視了檔案資源價值。

2 推行信息化檔案管理技術(shù)在水利工程建設(shè)的意義

水利工程檔案信息化管理能夠彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案在收集與整理、開發(fā)與利用、管理與服務(wù)方面的空白。更加便捷、高效的服務(wù)極大地提高了水利工程檔案的利用與開發(fā)效益。電子版工程檔案的真實(shí)性決定了它具有和紙質(zhì)檔案同等的法律效力，它方便快捷、信息傳遞快，可操作性強(qiáng)，通過復(fù)制、拷貝或者在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上傳播進(jìn)行遠(yuǎn)距離操控和利用，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案資源信息的共享。

它的推廣應(yīng)用，能夠大大提高水利檔案管理水平和檔案質(zhì)量，較紙質(zhì)檔案相比具有非常獨(dú)特的優(yōu)越性：①有助于提高水利檔案信息的齊全性和實(shí)效性。正如上文所說的傳統(tǒng)檔案管理最麻煩的是檔案資料的收集，檔案資料有時會缺失或者不全面，內(nèi)容相對滯后。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為收集信息提供了極大的方便。檔案人員通過網(wǎng)絡(luò)就可完成信息的采集與核對，檔案室能及時地通過網(wǎng)絡(luò)收到最新信息，既方便又省力，這樣就保證了檔案信息的全面性、代表性、和實(shí)效性；②能夠促進(jìn)水利系統(tǒng)“文檔”一體化。檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用能將水利部門的各個單位、股室的工作有機(jī)結(jié)合，使之相互緊密聯(lián)系。業(yè)務(wù)部門可以將已經(jīng)確定不需要再變更工程設(shè)計、實(shí)施方案、以及施工建設(shè)管理形成的有價值的檔案資料及時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給文書和檔案室。檔案管理人員及時在檔案管理平臺進(jìn)行分類、立卷、編目等工作。通過管理系統(tǒng)的安全處理之后，使之到達(dá)可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸安全使用的電子檔案。這樣可以實(shí)現(xiàn)一次輸入反復(fù)利用，提高了工作效率和質(zhì)量；③利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢促進(jìn)水利工程檔案信息資源的開發(fā)和利用。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的存儲、查詢、檢索技術(shù)現(xiàn)在已經(jīng)相當(dāng)成熟，可以利用這些技術(shù)達(dá)成水利工程檔案開發(fā)利用的目的，促使水利檔案實(shí)現(xiàn)主動服務(wù)，發(fā)揮資源共享的優(yōu)勢。

3 推行信息化檔案應(yīng)用的措施

3.1 加強(qiáng)思想意識提升管理水平

思想決定行動，只有強(qiáng)化從業(yè)人員思想意識，才能提高工作的積極性和責(zé)任心，保證檔案管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)水利檔案開發(fā)和利用，讓檔案室作為水利部門的又一特色服務(wù)于群眾。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

可以在水利檔案室設(shè)文件利用中心、閱覽室、專供查閱文件的計算機(jī)設(shè)備等，提高水利工程檔案信息資源的社會利用率。

3.3 加強(qiáng)資金投入

政府應(yīng)加大對檔案信息化建設(shè)事業(yè)一般經(jīng)費(fèi)預(yù)算，力爭將檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目列入地方政府或者電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，這樣既可獲得更多的資金支持，又能促進(jìn)水利工程檔案信息化建設(shè)在檔案事業(yè)全局中的長足發(fā)展。同時水利部門必須開拓思路，既要轉(zhuǎn)變投入機(jī)制，擴(kuò)大資金來源，又要轉(zhuǎn)變管理方式充分節(jié)約資源，使檔案資金投入發(fā)揮最優(yōu)化效益。

3.4 規(guī)范檔案管理軟件

選擇檔案管理軟件要有行業(yè)性、適應(yīng)性、便捷性、安全性。水利工程檔案管理軟件的開發(fā)要在設(shè)計上符合水利工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，必須與工作實(shí)際相結(jié)合，既使應(yīng)用者操作簡單又能保障檔案信息安全。為了順利開展水利檔案信息化建設(shè)工作，推廣網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件勢在必行。

3.5 引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案信息化建設(shè)是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求檔案管理人員不僅需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，還要學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化管理思想、管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此必須特別重視人才的培養(yǎng)，建立一支適應(yīng)信息時代的檔案干部隊伍。

3.6 加強(qiáng)信息化安全保障體系

信息化檔案管理的共享性和開放性決定了信息安全的脆弱性。對電子檔案隨時備份，并存儲在能夠脫機(jī)保存的載體上，將存儲方式設(shè)置為只讀，僅可查閱使用不能修改。建立計算機(jī)內(nèi)、外兩套網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，設(shè)置隔離卡，配備移動硬盤等措施，確保電子文件傳輸過程的安全性及病毒防范能力，保證電子檔案在傳輸中安全暢通。采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，經(jīng)過檔案部門計算機(jī)系統(tǒng)對用戶使用權(quán)認(rèn)可后，用戶可以在網(wǎng)上查詢已經(jīng)公開檔案目錄和內(nèi)容，這樣能夠防止電子文檔被非法讀取、拷貝、修改乃至破壞。

4 結(jié) 語

辦公自化已經(jīng)廣泛應(yīng)用在工作實(shí)踐中，或許在現(xiàn)有的辦公環(huán)境下，收集、整理、利用電子檔案的優(yōu)越性要遠(yuǎn)超越于紙質(zhì)檔案了。水利工程檔案信息化在實(shí)踐中的應(yīng)用一定會成為水利檔案管理和工程建設(shè)管理的發(fā)展主流，為水利工程建設(shè)和管理發(fā)揮更大的作用。

收稿日期：2018-4-24