高職院校教學(xué)檔案管理工作存在的問題及對策

李春秋

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高職院校教學(xué)檔案管理工作存在的問題及對策

李春秋

（安徽商貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 電子信息工程系，安徽 蕪湖 241002）

當(dāng)前，高職院校在教學(xué)檔案管理工作中還存在對教學(xué)檔案管理工作認(rèn)識不足、管理模式落后，教學(xué)檔案管理制度不科學(xué)，教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)滯后等問題。因此，應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，加大宣傳力度；規(guī)范教學(xué)檔案內(nèi)容，促進管理規(guī)范化、系統(tǒng)化；提高教學(xué)檔案管理隊伍素質(zhì)和管理人員技術(shù)；推進教學(xué)檔案管理信息化，實現(xiàn)檔案信息共享。

教學(xué)檔案；管理問題；創(chuàng)新研究；信息化

隨著我國高等教育逐漸從精英教育轉(zhuǎn)變?yōu)榇蟊娊逃?，高等職業(yè)教育規(guī)模不斷擴大，教師教研信息、科研信息、教學(xué)信息、學(xué)籍信息等教學(xué)管理數(shù)據(jù)不斷增加；同時，高校學(xué)科種類越來越多，各學(xué)科之間交叉不斷增強，從而使得高校教學(xué)檔案信息大幅增多。因此，如何適應(yīng)移動互聯(lián)時代高校教學(xué)檔案管理工作，提高教學(xué)檔案管理水平，規(guī)范高職院校教學(xué)檔案管理工作，更好地為高校教職工管理、評估、教學(xué)、科研、學(xué)生管理提供服務(wù)，成為當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理工作人員面臨的重要課題。

目前，高職院校教學(xué)檔案管理工作和本科院校相比起步比較晚，普遍存在管理人員思想理念落后、管理制度不科學(xué)、管理內(nèi)容不規(guī)范、專業(yè)素質(zhì)較低等問題。這些問題不僅阻礙了高職院校教學(xué)檔案管理工作的開展，也不利于提高高職院校教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。

一、高職院校教學(xué)檔案管理工作的重要性分析

在我國，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的定義，檔案是黨和國家機關(guān)、社會組織和個人在政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、文化、技術(shù)、宗教等工作中直接產(chǎn)生的具有保管和利用價值的文字、圖片、實物、聲像、音像等各種類型的原始記錄。根據(jù)上述檔案的定義，高職院校教學(xué)檔案是教職工在教學(xué)工作中形成的一系列的學(xué)習(xí)資料，如專業(yè)人才培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、授課計劃、教材信息、授課教案、授課課件、考試試卷、學(xué)評教、教評學(xué)、聽課記錄、教職工個人總結(jié)等；教職工從事教學(xué)研究、科學(xué)研究所產(chǎn)生的一系列檔案材料；學(xué)校教學(xué)活動和教學(xué)管理工作所產(chǎn)生的檔案材料以及教學(xué)設(shè)備等檔案材料。

教學(xué)檔案能夠真實地反映教職工各項工作的具體情況以及學(xué)校教學(xué)管理工作的各種情況。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)收集和整理教學(xué)檔案，一方面利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析總結(jié)出教師在教學(xué)過程中先進的教學(xué)經(jīng)驗、教學(xué)方法和科研經(jīng)驗，然后予以全校推廣，從而提高全校教職工的教科研水平。另一方面，教務(wù)管理人員利用教學(xué)檔案信息查看和了解教職工在教學(xué)、科研過程中遇到的問題，然后組織有關(guān)部門研討相應(yīng)對策，找出科學(xué)的教科研管理方法，制定科學(xué)合理的適合本校的教師管理規(guī)章制度，從而促進教師隊伍的健康發(fā)展，提高教師教學(xué)水平，推動教學(xué)質(zhì)量提高，實現(xiàn)教學(xué)信息資源共享。[1]同時，教學(xué)檔案還是高校教學(xué)評估的重要資料之一，是教學(xué)評估的重要依據(jù)，為學(xué)校迎接教學(xué)評估提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

二、教學(xué)檔案管理工作存在的問題

（一）高職院校對教學(xué)檔案管理工作認(rèn)識不足、管理模式落后

有些高職院校主管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理在思想上不夠重視，對教學(xué)檔案管理信息化認(rèn)識不足，認(rèn)為教學(xué)檔案管理對日常教學(xué)活動影響不大、可有可無。因此，在教學(xué)檔案管理人員安排上很少有專職檔案管理員。一般教學(xué)檔案管理人員都是教學(xué)相應(yīng)工作人員兼職，隸屬教務(wù)處下的教務(wù)科，并非獨立的機構(gòu)，其主要工作職責(zé)是執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)要求而非做決策。

高職院校教學(xué)檔案管理模式仍以傳統(tǒng)的檔案管理方式為主，學(xué)院（系）上交什么材料，就收集什么材料，沒有按照檔案管理要求整理、分類統(tǒng)計等，存在管理形式化問題；教職工在利用教學(xué)檔案時，就存在查詢流程復(fù)雜，信息不準(zhǔn)，甚至缺少材料等情況。教學(xué)檔案管理處于原始狀態(tài)，只關(guān)注檔案的收集和存儲過程，輕視利用，沒有充分考慮到教學(xué)檔案的服務(wù)功能，很少主動收集相關(guān)資料，更別說整理分析、開發(fā)教學(xué)檔案信息，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案利用率較低。在管理機制上，不重視教學(xué)檔案的服務(wù)功能和專業(yè)功能，反而偏重于行政管理，限制了教學(xué)檔案信息化管理的發(fā)展，很難適應(yīng)移動互聯(lián)時代快速發(fā)展的高等教育步伐。

（二）高職院校教學(xué)檔案管理制度不科學(xué)

目前，高職院校規(guī)章制度建設(shè)已經(jīng)逐步完善，但是關(guān)于教學(xué)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度科學(xué)性、系統(tǒng)性不夠，存在較多的漏洞，可行性不高；很多高職院校教學(xué)檔案管理制度流于形式，管理質(zhì)量差、效率低。首先，很多高職院校教學(xué)檔案管理體制盲目借鑒本科院校檔案管理模式，沒有根據(jù)本校實際情況和相關(guān)檔案管理理論知識做出調(diào)整，完全生搬硬套，致使教學(xué)檔案管理比較混亂；其次，管理人員不足，造成制度不能很好執(zhí)行，存在教學(xué)檔案信息混亂、缺失甚至出現(xiàn)修改等現(xiàn)象。比如，部分高校教學(xué)檔案借閱流程管理松散，教職工隨便借閱檔案，對于歸還檔案時間和獎懲沒有具體的規(guī)章制度，造成部分教學(xué)檔案遺失。

（三）高職院校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)滯后

隨著移動互聯(lián)時代的來臨，教學(xué)檔案管理信息化、電子化是大勢所趨，但是目前很多高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)緩慢。主要原因是高職院校重點關(guān)注數(shù)字化校園建設(shè)，注重教學(xué)一線工作，而對教學(xué)檔案工作的關(guān)注度不足，投入較低，造成教學(xué)檔案管理的設(shè)備老化；很多高校采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，人工收集、整理教學(xué)檔案，沒有采用現(xiàn)代的檔案管理系統(tǒng)或者平臺。對于教學(xué)檔案中圖片、視頻教學(xué)信息，不能采用信息化管理，使教學(xué)檔案管理利用占用的時間長，管理效率不高，造成教師檢索信息花費的時間較長。[2]雖有部分高職院校建立了數(shù)字化檔案系統(tǒng)，但是限于管理人員技術(shù)水平，僅僅將數(shù)字化設(shè)備作為簡單的閱讀工具，沒有充分利用系統(tǒng)的導(dǎo)航、索引及分析等功能為檔案的查詢和利用帶來便利，沒有充分發(fā)揮教學(xué)檔案的服務(wù)功能。

（四）高職院校教學(xué)檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)不盡合理

高職院校教學(xué)檔案管理起步遲，很多都是相關(guān)教務(wù)工作人員兼職。這些人員沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過檔案管理理論知識，也沒有經(jīng)過專門的檔案管理工作培訓(xùn)，不了解檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程。對于新興學(xué)科、交叉學(xué)科教學(xué)檔案、新興的教學(xué)方法等教學(xué)檔案不能合理分類歸檔；對于新興的存貯技術(shù)不了解，不熟悉，造成教學(xué)檔案管理雖有工作標(biāo)準(zhǔn)、制度，但是不能嚴(yán)格執(zhí)行。兼職教學(xué)檔案管理人員還存在思想認(rèn)識不足，管理不到位，職責(zé)不明等情況。

三、創(chuàng)新高職院校教學(xué)檔案管理工作的對策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，加大宣傳力度

基于高職院校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀。首先，學(xué)校上層領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教學(xué)檔案管理，要轉(zhuǎn)變教學(xué)檔案管理思想，樹立現(xiàn)代的檔案管理理念；要像重視教學(xué)管理、學(xué)生管理一樣重視教學(xué)檔案管理，把它們放在同等地位。其次，為了教學(xué)檔案管理工作順利開展，要加大宣傳力度，提高全校師生的教學(xué)檔案服務(wù)意識。增強教學(xué)檔案管理人員服務(wù)理念，利用移動互聯(lián)時代網(wǎng)絡(luò)這個重要載體，借助QQ、微信、微信公眾號、微博以及博客等新興自媒體以及傳統(tǒng)媒體媒介，依托教學(xué)活動平臺積極開展教學(xué)檔案普及推廣，宣傳檔案法律法規(guī)和檔案管理理論基本知識，增強教職工的檔案意識。[3]最后，加大資金投入，引入現(xiàn)代化管理技術(shù)和管理手段。要加大教學(xué)檔案管理建設(shè)投入，購買現(xiàn)代化的檔案管理硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理信息化。同時，挖掘潛在的教學(xué)檔案利用者，提高教學(xué)檔案管理工作的知名度。另外，把教學(xué)檔案管理納入年終考核的指標(biāo)體系中，提高檔案管理人員積極性。[4]

（二）規(guī)范教學(xué)檔案內(nèi)容，促進管理規(guī)范化、系統(tǒng)化

在移動互聯(lián)時代，每天產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，教學(xué)檔案也不例外。目前高職院校教學(xué)檔案管理辦法和手段還存在很多問題，這些問題嚴(yán)重阻礙教學(xué)檔案信息化管理。[5]因此，必須規(guī)范教學(xué)檔案內(nèi)容、形式和類型等。例如，教學(xué)管理檔案中的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，包括教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、課程計劃、教案、講稿、課件等文件材料，要從教師備課開始，把各方面材料均按照統(tǒng)一格式上傳至教務(wù)管理系統(tǒng)，全面實行電子化、數(shù)字化管理。

教學(xué)檔案要本著“格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于閱讀和共享”的原則，制定統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)和歸檔分類規(guī)范。同時，積極采用國際標(biāo)準(zhǔn)檔案管理體系，定期檢查梳理各類檔案。根據(jù)國家出臺的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CGD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以及各高職院校實際情況，建立適合本校的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，制定科學(xué)的、統(tǒng)一的歸檔、借閱、歸還流程，以保障教學(xué)檔案的權(quán)威性和真實性。

（三）提高教學(xué)檔案管理隊伍素質(zhì)和管理人員技術(shù)

教學(xué)檔案工作人員的素質(zhì)決定了其管理水平。因此，要持續(xù)加強教學(xué)檔案管理人才隊伍建設(shè)，明確教學(xué)檔案管理人員職責(zé)，拓展教學(xué)檔案管理人員以及兼職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，引進高水平、高層次的檔案人才。聘用一些年輕的檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)的管理人員。建立檔案管理人員的考核機制，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，以確保高校教學(xué)檔案管理人才隊伍的素質(zhì)提升。

在技術(shù)上，一方面，教學(xué)檔案管理人員要與軟件公司合作開發(fā)適合本校教學(xué)檔案管理的新系統(tǒng)，還要具有一定的數(shù)據(jù)采集、分析能力。另一方面，新的存儲介質(zhì)和存儲技術(shù)的出現(xiàn)，對檔案管理人員的要求越來越高，教學(xué)檔案管理人員不僅要有扎實的檔案管理理論知識，還要掌握一定的新技術(shù)和新型檔案載體的保管方法。

（四）推進教學(xué)檔案管理信息化，實現(xiàn)檔案信息共享

高職院校教學(xué)檔案管理工作涉及范圍廣，不僅涉及各職能部門，還涉及各院系以及教職工等，因此，需要各相關(guān)部門和人員通力合作、相互配合。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分協(xié)調(diào)各部門和檔案管理部門之間的聯(lián)系。督促各部門按時按質(zhì)地完成教學(xué)檔案的歸檔工作。教學(xué)檔案管理工作人員，要改變傳統(tǒng)的管理方式，加快檔案信息電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)換，將檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)存貯轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)倉庫。在教務(wù)系統(tǒng)中增加教學(xué)檔案管理模塊，方便教職工上傳教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，實現(xiàn)教學(xué)檔案文件數(shù)字化，查詢電子化。既方便教職工查詢和利用，又提高了檔案使用效率。

利用大數(shù)據(jù)平臺將教學(xué)檔案數(shù)據(jù)實時收集、自動歸檔、整理并存貯。針對學(xué)校管理層和教職工需求進行數(shù)據(jù)分析和預(yù)測，提高教學(xué)檔案利用率，推動教育教學(xué)改革，實現(xiàn)教學(xué)檔案資源信息共享。

[1]胡維維.高校教學(xué)檔案管理_問題與對策[J].安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報,2017（5）：63-65.

[2]丁愛華.新時期高職院校檔案管理工作存在的問題及對策[J].中州大學(xué)學(xué)報，2013（6）：102-104.

[3]朱進.高校檔案管理工作存在的問題及對策探析[J]河北工程大學(xué)學(xué)報，2015（4）：49-50.

[4]葉楠. 績效管理理論在高校檔案管理體系建設(shè)中的應(yīng)用[J].山西檔案，2014（3）：23-24.

[5]姚國勤.高校教學(xué)檔案管理存在的問題及對策[J].辦公自動化，2016（16）：46-48.

（責(zé)任編輯 汪 偉）

Problems in Teaching Archives Management of Higher Vocational Colleges and Countermeasures

LI Chun-qiu

(Department of Electronics and Information Engineering, Anhui Business College, Wuhu 241002, China)

At present, there are still some problems in teaching archives management of higher vocational colleges, such as insufficient understanding of teaching archives management, backward management mode, unscientific teaching archives management system, lagged information construction on teaching archives management, and so on. Therefore, we should change our ideas, intensify publicity, standardize the contents of teaching archives, promote the standardization and systematization of the management, improve the quality of teaching archives management team as well as management staff's technology, promote the informatization of teaching archives management and realize archives information sharing.

teaching archives; management problems; innovative research; informatization

2018-03-06

安徽省振興計劃項目（2014zdjy168）；安徽省教學(xué)研究項目（2016jyxm0356）

李春秋（1983－ ），男，安徽淮北人，安徽商貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院電子信息工程系講師，碩士。

10.13685/j.cnki.abc. 000337

2018-05-29 17:47:24

http://kns.cnki.net/kcms/detail/34.1242.Z.20180529.1717.002.html

G717

A

1671-9255（2018）02-0075-03