淺談工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料管理

【摘要】在工程建設(shè)項(xiàng)目管理過程中，檔案資料管理是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)行檔案資料管理主要目標(biāo)就是保證工程建設(shè)項(xiàng)目資料與數(shù)據(jù)的精確性、完整性，同時(shí)還需要保證資料的全面可靠性，能夠全面的展現(xiàn)信息服務(wù)的職能。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理最基礎(chǔ)的特征有兩個(gè)，一個(gè)是全過程管理，另一個(gè)就是全員管理[1]。文章主要對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理的目的和職責(zé)進(jìn)行簡(jiǎn)要的概述，并介紹在新時(shí)期環(huán)境下的檔案資料管理工作。

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)項(xiàng)目；檔案資料管理；新時(shí)期

1、開展工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理的目的和職責(zé)

我國(guó)的工程建設(shè)項(xiàng)目通常是國(guó)家或者社會(huì)的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，其特征主要表現(xiàn)在五個(gè)方面：第一，較高的投資成本；第二，整個(gè)工程的期限以及使用的期限相對(duì)較長(zhǎng)；第三，工程建設(shè)項(xiàng)目的技術(shù)非常復(fù)雜；第四，參與建設(shè)的施工單位非常多；第五，工程項(xiàng)目的建設(shè)過程會(huì)牽涉到公眾的利益和權(quán)益。這些特征在大型水利、交通以及能源工程項(xiàng)目建設(shè)過程中表現(xiàn)的更加明顯。所以，我國(guó)對(duì)大型工程建設(shè)項(xiàng)目以及中大型的水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料管理工作都有非常明確的制度，這能夠保證檔案資料管理在工程建設(shè)管理中的核心地位。

所謂的工程項(xiàng)目建設(shè)檔案資料就是指工程項(xiàng)目在施工的整個(gè)過程里，同時(shí)還包括工程的初期、建設(shè)以及完工的驗(yàn)收等各個(gè)流程產(chǎn)生的，能夠?qū)?guó)家以及社會(huì)具備保存意義的各類形式的歷史材料。它可以用來追溯工程的歷史，同時(shí)也是整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)流程的憑證。檔案資料管理是記錄工程技術(shù)和工程經(jīng)歷最值得信賴的方式，檔案資料具備獨(dú)一無二的社會(huì)職能和使命。

開展工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案資源管理有兩個(gè)原因，一方面是用來服務(wù)于工程建設(shè)項(xiàng)目。另一方面是為了整個(gè)社會(huì)服務(wù)。檔案資源管理最基礎(chǔ)的職責(zé)就是創(chuàng)建科學(xué)合理的檔案管理體系，同時(shí)包括檔案形成制度，能夠在最大程度上保證檔案資料的完整性、精確性和全面性；能夠保證工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的安全性，就可以完整的展現(xiàn)出檔案的信息服務(wù)職能，滿足科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的基本需求以及我國(guó)開展社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的要求[2]。為保證檔案資料的全面性和完整性，最重要的就是立項(xiàng)環(huán)節(jié)，要重視在這個(gè)過程中形成的檔案資料的歸納、總結(jié)以及歸檔工作。另外，還應(yīng)該注意工程項(xiàng)目施工過程中出現(xiàn)的各類形式的文檔信息和數(shù)據(jù)，例如：施工過程的組織規(guī)劃、工程項(xiàng)目的施工報(bào)告和記錄等一系列的數(shù)據(jù)信息，同時(shí)還應(yīng)該總結(jié)項(xiàng)目整個(gè)施工過程中的重要事件并歸檔處理，這個(gè)過程非常復(fù)雜，所以就要求工作人員在工作過程中細(xì)致工作。在工程項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目整個(gè)施工過程中，最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是保證檔案資源的精確性格完整性。

信息科技水平在逐步的提升，電子檔案的數(shù)量也在逐年增加，這也在一定程度上是檔案資源管理面臨著更多新的挑戰(zhàn)，例如：檔案信息搜集方式和管理手段的完善、強(qiáng)化對(duì)檔案編輯和搜索體系的創(chuàng)建，能夠促進(jìn)檔案更快的與數(shù)字網(wǎng)絡(luò)體系融合；保證網(wǎng)絡(luò)安全的措施以及保護(hù)國(guó)家重要機(jī)密信息、社會(huì)或者個(gè)人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)益，此外還有拓展信息溝通的途徑，增加信息共享的數(shù)量，更好的展現(xiàn)出檔案的信息服務(wù)職能，同時(shí)這也是檔案資源管理工作人員面對(duì)的最大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇[3]。

2、在新時(shí)期背景下的檔案資源管理

2.1檔案資源管理的標(biāo)準(zhǔn)逐步提升，逐步趨向標(biāo)準(zhǔn)化和安全化

檔案資源有兩種保存形式，一種是紙質(zhì)檔案保存，另外一種是電子檔案保存。在兩種保存方式并存的情況下，也給工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案資源管理工作提出更好的需求。由于信息化、科技化時(shí)代的到來，工程建設(shè)項(xiàng)目的每一個(gè)范疇也基本實(shí)現(xiàn)了辦公的自動(dòng)化和無紙化，無論是文件合同的擬訂和簽約，還是最后的督辦與歸檔工作過程都能夠在計(jì)算機(jī)或者是光電網(wǎng)絡(luò)中開展，但是這類檔案最初存在的形式就是電子信息或者數(shù)碼圖片等，借助于磁盤或者光盤，使檔案能夠以機(jī)讀的方式存在。但是其中出現(xiàn)極大的缺陷，磁性物質(zhì)自身非常容易引發(fā)靜電現(xiàn)象，而且極易受到溫度和外磁場(chǎng)的作用。其易于磨損，發(fā)霉，甚至是脫落的特征使其不能夠保證檔案資源的完整性和準(zhǔn)確性。光盤存檔主要是利用激光的方式儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，但是用于記錄的材料通常具備較強(qiáng)的不穩(wěn)定性，而且極易發(fā)生氧化現(xiàn)象，同時(shí)還會(huì)與堿類物質(zhì)產(chǎn)生作用等缺點(diǎn)。這類存檔方式和紙質(zhì)存檔方式在時(shí)間上有非常顯著的差異，電子存檔方式的時(shí)間相對(duì)較短，一般為五到十五年[4]。而且電子檔案的應(yīng)用形式和紙質(zhì)檔案的應(yīng)用形式具有極大的差異，由于信息技術(shù)水平的提升，從事檔案整理歸檔工作的人員必須使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的處理，而其工作發(fā)展的必然方向也是將檔案信息逐步電子化，其主要的工作任務(wù)就是能夠?qū)⑺械男畔⑾到y(tǒng)全面的用電子閱覽的方式展示給使用者。

2.2檔案資源管理的流程將會(huì)趨于標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

由于工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案資源管理的也逐步趨于標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。有關(guān)文件指出，由各級(jí)政府主管部門或者相關(guān)組織機(jī)構(gòu)組織的，最終完工驗(yàn)收固定資產(chǎn)投資工程建設(shè)項(xiàng)目都應(yīng)該組織歸檔，并進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，這是由政府對(duì)檔案資源管理進(jìn)行監(jiān)督與管理的核心方式。而且國(guó)家的相關(guān)文件中規(guī)定，特大工程建設(shè)項(xiàng)目最終檔案的驗(yàn)收都必須由工程項(xiàng)目的主管單位的檔案相關(guān)部門負(fù)責(zé)。對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目完工之后最重要的環(huán)節(jié)，沒有通過驗(yàn)收或者是不驗(yàn)收的工程建設(shè)項(xiàng)目都不能通過在整個(gè)項(xiàng)目的完工驗(yàn)收。

結(jié)語：

檔案資源管理是能夠充分展示出工程建設(shè)的所有環(huán)節(jié)，也是整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)的全面歸納，同時(shí)還能夠?qū)窈蟮墓ぷ骶哂幸欢ǖ闹笇?dǎo)意義，因此必須強(qiáng)化對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案資源管理工作的認(rèn)識(shí)。

參考文獻(xiàn)：

[1]汪秀燕.淺談吉木薩爾縣建設(shè)工程項(xiàng)目的檔案管理[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.決策論壇——政用產(chǎn)學(xué)研一體化協(xié)同發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：2015：2.

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[3]張明蘭.水利建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理制度執(zhí)行力度的探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（03）：161-162.

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