信息化建設(shè)視角下高校行政管理策略分析

蕭映華

摘 要：高校的行政管理主要是為全校的師生提供信息應(yīng)用與服務(wù)，方便師生們在日常教學(xué)、學(xué)習(xí)和生活中享受到安全可靠的服務(wù)。在我國，大部分學(xué)校已經(jīng)開始使用服務(wù)于師生的智能信息化系統(tǒng)，但是由于傳統(tǒng)思想模式的限制，并不是所有有關(guān)于高校的部門都應(yīng)用上了信息化服務(wù)系統(tǒng)，這使得高校的行政管理信息化遭到了一定程度的阻礙。而從信息化建設(shè)視角來看，只有將行政管理與信息技術(shù)相結(jié)合，才能更加高效、科學(xué)地處理學(xué)校繁雜的事物，才能讓老師和同學(xué)們享受到最好的服務(wù)，才能夠使得學(xué)校發(fā)展地又快又好。因此，本文主要分析了進(jìn)行高校行政管理信息化的必要性，然后將推進(jìn)信息化高校行政管理的問題找出來，最后提出解決這些問題的策略，為把高校行政管理推向信息化、科學(xué)化而努力。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)視角；高校；行政管理；策略分析

隨著信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們的思維也開始發(fā)生了改變。信息化時代直線，高校的行政管理政策也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變。高校行政管理應(yīng)該面向全校師生，為師生提供完整統(tǒng)一、安全穩(wěn)定、科學(xué)先進(jìn)、周詳全面的信息化服務(wù)，不斷提高學(xué)校行政管理在管理和服務(wù)方面的能力，最終形成一個科學(xué)有效的管理系統(tǒng)，能夠?qū)W(xué)校的行政管理層層推進(jìn)，達(dá)到系統(tǒng)的服務(wù)，不斷向系統(tǒng)科學(xué)的方向發(fā)展。從信息化角度來看，學(xué)校進(jìn)行各種信息化和系統(tǒng)化的設(shè)置，對于提高學(xué)校的整體辦學(xué)能力十分有效。

1 高校進(jìn)行信息化的行政管理的重要性

目前，我國各大高校在信息化建設(shè)方面的水平還是很低的。雖然絕大多數(shù)高校已經(jīng)將教學(xué)、科研、管理與生活等方面錄入了電子管理系統(tǒng)并且極力將管理系統(tǒng)升級，但是真正實現(xiàn)了教學(xué)管理、科研管理以及人文管理的信息化行政管理的學(xué)校還不到百分之三十，這就使得信息化行政管理在高校的發(fā)展當(dāng)中有一定的困難和阻礙，這也極大地降低了高校進(jìn)行行政管理的效率。

實際上，高校的行政管理進(jìn)行信息化不僅僅關(guān)系到高校的辦學(xué)成就，更多的是有關(guān)信息化管理的一場變革。當(dāng)今時代已經(jīng)是信息化時代，如果不緊跟信息潮流，就會被這個社會所淘汰。這也不僅僅是一場關(guān)于技術(shù)的變革，更是一場關(guān)于管理理念和思維方式的變革。信息化的高校行政管理能夠幫助我們在復(fù)雜的行政事務(wù)中抽取一定的信息，分清主次，理出頭緒，讓行政管理更好地服務(wù)于教學(xué)[1]。

2 高校行政管理進(jìn)行信息化建設(shè)出現(xiàn)的問題

（一）“信息孤島”現(xiàn)象普遍存在

高校的行政管理可不僅僅是一個部門負(fù)責(zé)，它是分部門進(jìn)行處理各種學(xué)校事務(wù)的。各種事務(wù)之間盤根錯節(jié)，情況各異，給行政管理增添了很大的麻煩。而且各大高校合作的信息公司也不同，所采用的數(shù)據(jù)和硬件也不同，這就使得信息系統(tǒng)在根本上就有差異，無法做到各大高校的資源共享以及信息共享。遇到了難以解決的問題也不能共同商量，找出解決方法。此外，資源浪費以及重復(fù)建設(shè)的情況十分常見。師生在進(jìn)行各種業(yè)務(wù)的處理時需要進(jìn)入不同的系統(tǒng)，而所有的信息系統(tǒng)都是獨立的，這就形成了一座座“信息孤島”，無法實現(xiàn)真正的信息化[2]。

（二）相關(guān)工作人員思想陳舊

不是所有的高校的各大行政管理人員都有前衛(wèi)的思維和求變的意識。大部分行政管理人員，尤其是是一些年老的行政管理人員信息化意識淡薄，缺乏推進(jìn)信息化建設(shè)的主動性。他們長時間受到傳統(tǒng)觀念和傳統(tǒng)工作模式的影響，不愿意主動接受新事物，覺得工作無論做多做少，工資一定照常，所以缺乏一定的積極性和主動性。此外，大部分的行政管理人員對于辦公室軟件的使用能力十分有限，有的甚至不會用過多的辦公室軟件功能，在技術(shù)上有一定的困難。

（三）高校對行政管理不夠重視信息化建設(shè)

從信息化建設(shè)的視角來看，高校的行政管理實際上是一項十分復(fù)雜而且長期的工程，需要耗費很多的耐心來完成。而大多數(shù)高校的高層管理者認(rèn)為信息化建設(shè)只是迎合國家政策的“面子工程”，在名義上是信息化的行政管理，但實際上能夠懂得信息化建設(shè)的人員還沒有完全按要求配備到位，而且專職的信息技術(shù)人員更是少之又少。沒有了學(xué)校高層管理者的支持，所謂的信息化行政管理只不過是一句響亮的名號。

3 如何進(jìn)行信息化的高校行政管理

（一）規(guī)范信息化管理制度

由于缺乏高校領(lǐng)導(dǎo)層的支持，很多很好的信息化建設(shè)項目無法順利推行。所以要想解決信息化建設(shè)推行的第一步就是要成立由校領(lǐng)導(dǎo)帶頭的信息化建設(shè)小組，明確信息化建設(shè)的具體工作，帶領(lǐng)相關(guān)人員進(jìn)行信息化的討論和決策。學(xué)校應(yīng)該積極適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化，以各種互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，以公共平臺為支撐，以智慧校園為目的的信息化建設(shè)新格局，建立合理有效的信息化管理制度，為師生們有序提供優(yōu)質(zhì)的信息化服務(wù)。此外，學(xué)校還應(yīng)該建設(shè)專門的信息化服務(wù)辦公室，聘請專門的信息技術(shù)人員，負(fù)責(zé)整體的信息化系統(tǒng)的管理和維護(hù)，推進(jìn)信息建設(shè)的工作。不僅如此，學(xué)校還應(yīng)該制定科學(xué)合理的工作制度，主要內(nèi)容應(yīng)包括信息化建設(shè)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等內(nèi)容，保證能夠與其他高校或者校內(nèi)各部門之間信息共享，避免產(chǎn)生“信息孤島”現(xiàn)象[3]。

（二）“自上而下”的管理制度

“信息孤島”的問題基本上是各大高校在進(jìn)行行政管理的過程中出現(xiàn)的普遍問題。學(xué)校應(yīng)該結(jié)合自身的實際情況，對于“信息孤島”問題加以重視。而有一種比較合適的方案是“自上而下”，信息化工作辦公室以溝通、梳理業(yè)務(wù)流程的方式，參與各行政管理部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)。也就是說，學(xué)校的行政管理部門應(yīng)該對于現(xiàn)有的信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，把這些系統(tǒng)進(jìn)行有條理的處理，對于不懂的問題一定要耐心的問技術(shù)人員，將所有的信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行處理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的資源共享。而對于一些學(xué)校要求建立的信息系統(tǒng)也要實行規(guī)范的管理，如果不能將數(shù)據(jù)信息掌握好，很可能出現(xiàn)重復(fù)建立信息系統(tǒng)的問題，從而影響行政管理的辦事效率。因此，實行“自上而下”的管理方式，不僅能夠?qū)⑿畔⑻幚淼木袟l，還能夠節(jié)約資源，保證工作高效進(jìn)行。

（三）著力培養(yǎng)行政管理人員的信息化意識

上文已經(jīng)提到，不論是領(lǐng)導(dǎo)層的支持還是相關(guān)制度的出臺都能影響到信息化建設(shè)的進(jìn)度。而最能影響信息化建設(shè)進(jìn)度的就是需要操作管理這些信息的教輔人員了。這些行政管理人員思維固化，不主動，不積極，不改變。所以要想進(jìn)行徹底的整理和改革，就要從兩方面入手：第一方面，信息化建設(shè)的目標(biāo)是對已經(jīng)形成的標(biāo)準(zhǔn)化工作模式進(jìn)行線上管理，從而節(jié)省行政管理人員人工處理時間，確保有更多時間從整體的角度去思考工作，從而提升整體工作水平。與此同時，行政管理人員需要注重業(yè)務(wù)的拓展和升級。這也就是從技術(shù)層面上對于各個行政管理人員的要求，讓他們意識到這些技術(shù)的重要性。從另一方面來說，學(xué)校應(yīng)該積極地進(jìn)行信息化建設(shè)方面的宣傳，不僅僅是講座、宣傳單頁、網(wǎng)頁宣傳等來深化行政管理人員對于信息化建設(shè)的認(rèn)識，還需要在各種情況下組織一定的培訓(xùn)，提升行政管理人員的思維水平和綜合素質(zhì)，讓他們能夠在心理上接受信息化建設(shè)并且意識到自己責(zé)任重大，從而更加積極地工作。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科學(xué)的進(jìn)步，生活中越來越多的東西都和信息化扯上關(guān)系。實際上，信息化的建設(shè)不僅與我們的生活息息相關(guān)，與我們的工作也息息相關(guān)。而各大高校加入信息化建設(shè)的陣營正是說明了這一點。高校的行政管理只有真正和信息建設(shè)結(jié)合起來，才能夠高效處理學(xué)校各種紛繁復(fù)雜的工作，才能夠做到資源共享，才能夠不斷地提高辦學(xué)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]楊宗義，金鳳秋.高校行政管理信息化建設(shè)的有效途徑研究[J].中國管理信息化.2017（20）：100-101.

[2] 賴建霞.大專院校教學(xué)管理執(zhí)行力體系的設(shè)計與實現(xiàn)路徑[J].西部素質(zhì)教育. 2016（23）：118-119.

[3]林力.新建地方本科高校行政管理執(zhí)行力探究[J].山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院學(xué)報. 2017（08）：18-19.