提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探索

杜穎

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)的不斷進(jìn)步，使得檔案管理被應(yīng)用于社會(huì)中的各個(gè)領(lǐng)域，與人們的生產(chǎn)生活以及企業(yè)單位的發(fā)展有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。因此企業(yè)單位應(yīng)采取有效措施加強(qiáng)檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，以提高檔案管理的科學(xué)化水平，為我國(guó)企業(yè)單位長(zhǎng)期、穩(wěn)定發(fā)展奠定有力基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；路徑探索

1 提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

1.1 促使檔案管理工作符合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)

科學(xué)的發(fā)展速度是很快的，所以進(jìn)使得現(xiàn)行的檔案管理種類數(shù)量也在不斷的壯大，同時(shí)檔案管理的方式也在逐漸的轉(zhuǎn)化著，；檔案管理工作人員的工作量增大，工作壓力就隨之增加，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能高效的進(jìn)行，。科學(xué)化的管理方式是在社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的影響下產(chǎn)生的，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用大大節(jié)省了人力的工作時(shí)間，因此，在計(jì)算機(jī)科學(xué)的幫助下進(jìn)行科學(xué)化的檔案管理工作可以更好的符合社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，滿足時(shí)代的要求。

1.2 有助于科學(xué)發(fā)展觀的落實(shí)

檔案管理涉及到的范圍很廣，檔案可以對(duì)極大多數(shù)的過去的事情進(jìn)行總結(jié)并記錄，之后根據(jù)檔案中的記錄進(jìn)行預(yù)測(cè)，將對(duì)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行推斷，最后做好預(yù)防或者相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，。也就是說，有效的檔案管理工作有利于未來(lái)詳細(xì)規(guī)劃的制定。高速發(fā)展的社會(huì)背景下，檔案管理工作也必須要順應(yīng)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行提升，才可以加快檔案管理工作科學(xué)化的進(jìn)程。檔案管理工作的科學(xué)化有利于社會(huì)的和諧發(fā)展，并且促使國(guó)家的科技水平以及人文理念都得到提升，從而更好的落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀。

1.3 符合信息化時(shí)代的進(jìn)程需求

信息化水平在不斷提升，信息化得到了不斷的普及，人們的生活方式也在向著信息化邁進(jìn)，發(fā)展到今天，信息化已經(jīng)深入了人們的生活以及意識(shí)中。檔案管理工作和信息化進(jìn)行接軌的途徑之一就是提高檔案管理工作的科學(xué)化水平。隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案管理工作不再只是存放于檔案室中，而是以電子形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，檔案的形式多樣化使查閱檔案的途徑也變得多樣化，檔案信息的查閱更加方便快捷，真正的做到為人民服務(wù)。

2 目前檔案管理工作存在的主要問題

2.1 檔案管理工作沒有獲得足夠的重視

雖然國(guó)家一直在強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的理論意義和現(xiàn)實(shí)意義，但是落實(shí)到地方和單位之后依然存在力度不足、態(tài)度敷衍等多方面的問題?？偟膩?lái)說，檔案管理在組織中沒有得到應(yīng)有的重視。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下很多組織都認(rèn)為獲得經(jīng)濟(jì)利益對(duì)其來(lái)說是至關(guān)重要的，檔案管理工作不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，在組織運(yùn)營(yíng)和管理中自然而然地就被邊緣化了。具體來(lái)說，很多組織都不能及時(shí)地保存檔案資料，也很難抽出時(shí)間和精力來(lái)進(jìn)行檔案整理和維護(hù)。一些檔案管理機(jī)構(gòu)工作方法陳舊，不能與時(shí)俱進(jìn)地分析客戶的真正需求，在客觀上阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展和生存。上述因素都對(duì)檔案資料的保管、檔案資源的建設(shè)和檔案的利用產(chǎn)生了消極的影響。

2.2 檔案管理制度缺失

檔案管理體系的缺失直接導(dǎo)致了檔案管理工作的無(wú)序，這在無(wú)形中使得檔案事業(yè)的快速發(fā)展步伐受到了牽絆。很多地區(qū)檔案管理工作只是一種形式，與之對(duì)應(yīng)的制度保障基本處于零的狀態(tài)，這對(duì)檔案統(tǒng)一管理和統(tǒng)一規(guī)劃是極其不利的，檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量也難以獲得明顯的提升。雖然各地區(qū)都在推行計(jì)算機(jī)式檔案管理，但是這種檔案管理模式只是實(shí)現(xiàn)了電子化的檔案存儲(chǔ)和處理，卻沒有真正地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，這導(dǎo)致了大量的檔案數(shù)據(jù)資源的使用價(jià)值一直沒有真正地挖掘出來(lái)。檔案管理制度的缺失必然導(dǎo)致檔案管理過程的隨意性，最終影響著檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

2.3 檔案管理工作者素質(zhì)有待提升

檔案管理工作是信息更新速度非?？斓男袠I(yè)，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能都提出了較高的要求，與此同時(shí)也對(duì)其綜合素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理質(zhì)量和水平的高低在很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)，他們是檔案管理事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的前提，也是檔案管理科學(xué)化的攻堅(jiān)力量。從目前檔案管理隊(duì)伍的情況來(lái)看，素質(zhì)提升依然是亟待解決的一個(gè)問題。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

3.1 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

首先，企業(yè)單位應(yīng)從理論技巧能方面來(lái)培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，其中主要包括與檔案相關(guān)的文書立卷、資料整理等工作，同時(shí)要求檔案管理人員可以在工作過程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，并可以將現(xiàn)代化科技手段應(yīng)用到檔案的日常管理工作中。其次，加強(qiáng)對(duì)管理人員政治素養(yǎng)及職業(yè)道德素養(yǎng)方面的培養(yǎng)，企業(yè)單位可定期組織檔案管理人員圍繞政治素養(yǎng)與職業(yè)道德素養(yǎng)這兩方面內(nèi)容開展培訓(xùn)，使得檔案管理人員可以在今后的工作中充分掌握政治理論與職業(yè)道德理論這兩個(gè)基礎(chǔ)內(nèi)容，并要求檔案管理人員在工作過程中不斷提升業(yè)務(wù)能力，針對(duì)管理人員在工作過程中存在的不足進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，以提升檔案管理人員的工作質(zhì)量。

3.2 健全檔案管理機(jī)制

相關(guān)部門在不斷健全檔案管理機(jī)制的過程中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)內(nèi)容：①根據(jù)實(shí)際情況，科學(xué)制定完善檔案管理機(jī)制。相關(guān)部門在完善檔案管理機(jī)制時(shí)，應(yīng)結(jié)合檔案管理工作的基本特征以及實(shí)際情況實(shí)施檔案管理責(zé)任制，將各個(gè)崗位所肩負(fù)的責(zé)任進(jìn)行明確劃分，并落實(shí)到個(gè)人身上，以避免工作過程中責(zé)任歸屬混亂的問題，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)階層也應(yīng)重視檔案管理責(zé)任制的落實(shí)，為不同的部門分配具體任務(wù)，并要求各個(gè)部門之間相互配合、相互協(xié)調(diào)，從而建立起完善的檔案管理體系。②管理人員在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，應(yīng)以國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)為基本的行為規(guī)范，充分做好相關(guān)檔案的保管、保密、庫(kù)房?jī)?chǔ)存等方面的工作，出事使全方位、立體化、多層次的檔案管理機(jī)制得以形成，以保證今后的檔案管理工作可以順利進(jìn)行，有效提高工作效率。

3.3 改變傳統(tǒng)的管理方式

相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合時(shí)代的具體特征以及發(fā)展需求來(lái)改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，并構(gòu)建符合社會(huì)注意主義現(xiàn)代化發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)及需求的新型管理模式。在改革檔案管理模式的過程中應(yīng)注意提高檔案管理工作的科學(xué)性，并將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到管理工作中，從而提高檔案管理科學(xué)化水平。例如將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬盤軟件云存儲(chǔ)、光盤刻錄設(shè)備等現(xiàn)代化機(jī)械技術(shù)、設(shè)備引入到檔案管理工作中，以加強(qiáng)檔案數(shù)字化、電子化管理，在提升檔案管理人員工作效率的同時(shí)還可以有效保證檔案資料的準(zhǔn)確性、安全性，并為管理人員的工作提供了便利。

3.4 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化

政府應(yīng)大力支持檔案管理工作的信息化建設(shè)，并撥付財(cái)政專項(xiàng)資金作為檔案管理工作的信息化建設(shè)的使用資金，而企業(yè)單位也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，將現(xiàn)代化技術(shù)手段及設(shè)備引入到檔案管理工作中，使得檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展，并建設(shè)立完善的計(jì)算機(jī)內(nèi)部檔案信息化管理制度體系，以保證檔案管理工作的順利完成。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是任何一個(gè)企業(yè)或者部門都必須要進(jìn)行的一項(xiàng)工作，可以說是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，各個(gè)機(jī)關(guān)單位進(jìn)行的檔案管理工作結(jié)果匯集之后有利于我國(guó)的國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展壯大。雖然檔案管理工作的進(jìn)行如火如荼，但是在實(shí)際的進(jìn)行中仍然存在很多的問題，檔案管理工作科學(xué)化是必然的發(fā)展趨勢(shì)。

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