對新形勢下科研單位檔案管理的思考

許清

摘 要：面對新形勢、新任務(wù)，對研究所檔案工作也提出了面臨著新的要求和挑戰(zhàn)。加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下的檔案工作，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，建立分工明確的檔案工作責(zé)任體系。建立健全檔案制度，依法依規(guī)開展檔案工作。加大科研檔案的收集力度，重視科研檔案的歸檔價(jià)值。推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案利用服務(wù)科技創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案；研究所；新形勢；科研檔案；檔案制度

檔案作為黨和國家各項(xiàng)工作和、人民群眾各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)我國各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案工作越來越重要。2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》）。這是1994年以來中共中央辦 公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的第一個(gè)關(guān)于檔案工作的文件，是新中國歷史上黨中央、國務(wù)院全面系統(tǒng)指導(dǎo)檔案工作的又一個(gè)綱領(lǐng)性重要文獻(xiàn)，體現(xiàn)了黨中央、 國務(wù)院對檔案工作的高度重視和巨大支持。以中國科學(xué)院為代表的科研院所，為適應(yīng)實(shí)施《“率先行動”計(jì)劃暨全面深化改革綱要》新要求，中科院印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》（以下簡稱《實(shí)施意見》），就加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作提出具體意見和要求。

面對新形勢、新任務(wù)，對研究所檔案工作也提出了面臨著新的要求和挑戰(zhàn)。加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下的檔案工作，對于支撐服務(wù)我中科院實(shí)施“率先行動”計(jì)劃，全面深化改革，具有重要意義。全所人員應(yīng)充分認(rèn)識做好檔案工作的重要性，進(jìn)一步增強(qiáng)做好新形勢下檔案工作的責(zé)任感和使命感。

1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，建立分工明確的檔案工作責(zé)任體系

研究所檔案管理體系是在科研支撐中心綜合檔案室統(tǒng)一規(guī)劃下，依托各部門兼職檔案員，進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的檔案工作體制?！秾?shí)施意見》中要求“建立分工明確、各司其職的檔案工作責(zé)任體系。將檔案工作納入發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，列入工作考核范圍”?？蒲兄沃行木C合檔案室作為研究所檔案主管部門，主要負(fù)責(zé)制定、實(shí)施關(guān)于檔案工作的規(guī)范和管理制度，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、組織、完成文件材料的立卷、移交和歸檔。

研究所檔案種類主要包括文書檔案、科研課題檔案、儀器設(shè)備檔案、基本建設(shè)檔案、聲像檔案、會計(jì)檔案、著名人物檔案、人事檔案、教育檔案等。《檔案法》中明確規(guī)定“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有”。各部門（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人為檔案的第一責(zé)任人，應(yīng)及時(shí)布置建檔任務(wù)，指定兼職檔案員，組織立卷歸檔工作，并定期聽取兼職檔案員對檔案工作情況的匯報(bào)，協(xié)調(diào)和解決相關(guān)問題。兼職檔案員作為各部門檔案的管理者，應(yīng)掌握檔案工作的基本技能，負(fù)責(zé)管理、接收本部門的檔案材料，認(rèn)真做好檔案的收集、整理和立卷工作，符合檔案質(zhì)量、時(shí)間要求。

2 建立健全檔案制度，依法依規(guī)開展檔案工作

研究所將結(jié)合新時(shí)期檔案工作的特點(diǎn)，及時(shí)制訂、修訂檔案管理方面和業(yè)務(wù)方面的規(guī)章制度，適應(yīng)新形勢新要求、覆蓋檔案收管用全過程的規(guī)章制度體系。加強(qiáng)《檔案法》和有關(guān)法律法規(guī)的宣傳與教育，將檔案內(nèi)容納入教育培訓(xùn)范圍，切實(shí)增強(qiáng)全員檔案意識，形成各方面積極參與、共同支持的檔案工作環(huán)境。

研究所將按照國家《檔案法》和有關(guān)規(guī)定，開展檔案工作，強(qiáng)化法律意識，落實(shí)檔案工作責(zé)任。將檔案工作納入專、兼職檔案人員崗位職責(zé)，建立激勵(lì)與約束并重的工作考核機(jī)制，充分調(diào)動檔案人員工作的積極性。加強(qiáng)對檔案規(guī)章制度貫徹落實(shí)情況的監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)規(guī)章制度落到實(shí)處。

3 加大科研檔案的收集力度，重視科研檔案的歸檔價(jià)值

中科院作為科學(xué)技術(shù)方面的最高學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)，在各項(xiàng)科研活動中形成了大量珍貴的檔案，記載著廣大科技工作者的創(chuàng)新活動和成果，是歷史的傳承與發(fā)展?？蒲袡n案的建立與科研活動應(yīng)同規(guī)劃、同部署、同落實(shí)，檔案收集工作始終貫穿科研工作全過程。細(xì)化各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，重視對電子檔案的收集歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料（包括電子文件及照片、錄音、錄像等），要按時(shí)向綜合檔案室移交，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

在部署新項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)及時(shí)建立檔案工作制度，指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保建檔工作與科研活動同步進(jìn)行。針對國家科技重大專項(xiàng)、國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施、戰(zhàn)略性先導(dǎo)科技專項(xiàng)、軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目、大中型基本建設(shè)項(xiàng)目等重大項(xiàng)目，研究所將加強(qiáng)檔案工作的過程監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴(yán)格執(zhí)行重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收制度。

4 推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案利用服務(wù)科技創(chuàng)新

加強(qiáng)數(shù)字檔案室軟硬件建設(shè)，建立檔案數(shù)字化工作的長效機(jī)制，開展存量檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。推進(jìn)科研和管理活動中的原生電子文件和原始數(shù)據(jù)的移交接收常態(tài)化，確保收集齊全、真實(shí)有效。加快文件級檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，科學(xué)整合數(shù)字檔案資源。

依法做好檔案查閱工作，改進(jìn)查閱方式，簡化利用手續(xù)，最大限度滿足利用者需求；充分利用網(wǎng)絡(luò)等途徑，提供多樣化、常態(tài)化的檔案服務(wù)。深入研究各方面檔案利用需求，尤其是科研人員的檔案利用需求，主動開發(fā)檔案資源，做好編研工作，加強(qiáng)對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，為研究所決策、科學(xué)研究等提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品。

“率先行動”計(jì)劃的實(shí)施將掀開中科院各項(xiàng)事業(yè)改革發(fā)展的新篇章，也將對全院檔案工作提出新的更高要求，提供新的更大機(jī)遇。研究所將嚴(yán)格按照國家《檔案法》和有關(guān)規(guī)定，緊密圍繞《“率先行動”計(jì)劃暨全面深化改革綱要》，認(rèn)真貫徹落實(shí)《實(shí)施意見》，改進(jìn)和完善檔案工作管理體系、責(zé)任到人，建立健全檔案制度、依法依規(guī)開展檔案工作，建立科研活動和管理工作全覆蓋的檔案資源體系，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)、服務(wù)科技創(chuàng)新，加強(qiáng)人員隊(duì)伍培訓(xùn)，全面提升研究所檔案工作水平與服務(wù)能力。

參考文獻(xiàn)

[1]中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》的通知.2014/02/27.

[2]中國科學(xué)院印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》的通知.2015/05/08.

[6]楊虹.對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].企業(yè)管理，2010（34）：126-127.endprint