做好紙質(zhì)檔案保管工作的重要性

雷杜安

摘 要：在我國每個人從出生開始就會有一份份證明材料，這些材料可能是記錄一些人的讀書路徑，也可能是記錄一些人的優(yōu)良事跡，甚至有可能是記錄一些人犯罪情況。這些資料都會記錄在每個人的檔案中，成為記錄個人成長軌跡的證明，也為用人單位選取人才提供一定的保障。隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，每個人的檔案都會在網(wǎng)絡(luò)資料庫中獲得，非常的方便。但是這并不代表紙質(zhì)檔案就可以廢棄。本文主要針對紙質(zhì)檔案的保管工作，探討做好紙質(zhì)檔案保管工作的重要性。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；保管；重要性

在當(dāng)今時代互聯(lián)網(wǎng)作為信息保存和傳遞的主要方式，其便捷性一直受到很多使用者的喜愛。很多的信息可以直接在網(wǎng)絡(luò)資料庫中獲取，不需要翻閱復(fù)雜的紙質(zhì)資料。很多人漸漸的將目光轉(zhuǎn)到紙質(zhì)檔案上來，認(rèn)為紙質(zhì)檔案已經(jīng)失去了保存價值。可是紙質(zhì)檔案真的已經(jīng)失去保存價值了嗎？對此我有不同的看法。本文主要針對紙質(zhì)檔案保管工作進(jìn)行深入的論述，從紙質(zhì)檔案保管工作應(yīng)該注意的事項和做好紙質(zhì)檔案保管工作的重要性這兩個方面進(jìn)行深入的分析。

1 紙質(zhì)檔案保管工作應(yīng)該注意的事項

規(guī)范化。正所謂無規(guī)矩不成方圓，更何況是檔案保管這樣時間和空間都跨度很大的工作。因此，紙質(zhì)檔案保管工作應(yīng)該具有規(guī)范性。對于檔案實施統(tǒng)一管理，并且對于檔案的包裝工具也要進(jìn)行統(tǒng)一的定制，以便于檔案保管的美觀性和整齊性。另外對于紙質(zhì)檔案管理的工作人員也要進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)工作，以同樣的方式進(jìn)行檔案保管，減少保管過程中的不確定因素。對于紙質(zhì)檔案的驗收標(biāo)準(zhǔn)也要進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，避免不同的標(biāo)準(zhǔn)對檔案的管理造成負(fù)擔(dān)。在文件的借閱和復(fù)印等外部工作進(jìn)行時，也要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，避免檔案管理過程中出現(xiàn)混亂。

信息化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，基本上所有實行保管文件的單位都借由互聯(lián)網(wǎng)的力量，對所保管文件進(jìn)行信息化處理，便于查找和歸類。因此，紙質(zhì)檔案管理工作中要使用特定的檔案保管的軟件，對檔案庫里的文件進(jìn)行分類和編號。一些類別包含的種類較多也可以進(jìn)行分級編排。這樣的信息化保管中一方面能夠減少保管人員的工作量，讓保管工作有條不紊的進(jìn)行，另一方面又能夠?qū)ν獠拷栝喌男枨笞龀鲎畲蟪潭鹊膸椭?，極大的減少了需求人所投入的精力。同時，要建立科學(xué)的檢索方式，讓搜索工作簡單易行，強(qiáng)化檔案管理有效性。在信息化的同時要注意信息化系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，并進(jìn)行及時的更新核對，確保信息化的檔案與紙質(zhì)檔案完全配套。

安全化。紙質(zhì)檔案不同于信息化的檔案，信息化檔案可以重建一模一樣的檔案，但是紙質(zhì)檔案卻僅此一份，雖然丟失可以到相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)錄，也在內(nèi)容和有效性方面有所欠缺。有些文件具有時效性，即使后期補(bǔ)充也無法完成。所以，紙質(zhì)化檔案的保管一定要具有安全性。檔案保存地點要進(jìn)行防火防水處理，對于檔案保存的地點和保存箱進(jìn)行加密處理，對于一些非常重要的機(jī)密文件也要進(jìn)行相應(yīng)的安保措施。加強(qiáng)檔案保管工作人員的專業(yè)性，提高檔案保管工作人員的安全意識，確保紙質(zhì)檔案能夠安全保存。

2 做好紙質(zhì)檔案保管工作的重要性

紙質(zhì)檔案具有更好的憑證作用?，F(xiàn)在在一些行政處罰過程中，需要保證處罰的嚴(yán)肅性、法定性，都會要求以書面的形式對處罰過程、結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。假如對處罰有異議等情況出現(xiàn)，這時就會突顯了紙質(zhì)檔案的憑證作用。一些紙質(zhì)的檔案可以通過紙和字跡的鑒定確定憑證的有效性和真實性，這也是紙質(zhì)檔案一直長久存在的重要原因。紙質(zhì)檔案因其穩(wěn)定性變成各個單位的重要材料，在單位的行政管理上起著重要的作用。

紙質(zhì)檔案具有直觀性。很多人在網(wǎng)絡(luò)上調(diào)取電子檔案時，對于一些過長的檔案就會需要不停推動鼠標(biāo)，看過的部分也很容易忘記。等到找到需要的信息時前一段的信息又會忘記。但是，紙質(zhì)檔案就非常的直觀，需求人可以直接進(jìn)行檔案的翻閱，隨時可以翻閱到自己需要信息的地方，各項標(biāo)題和內(nèi)容非常直觀的展現(xiàn)在需求人的面前。一些電子檔案還需要下載一定的瀏覽器才能夠打開，但是紙質(zhì)檔案就可以非常直接的進(jìn)行閱讀，并且紙質(zhì)檔案的內(nèi)容簡單明了。

紙質(zhì)檔案的存儲條件要求低，時間久。電子檔案會受到信息技術(shù)的影響而消失，或者可能遭到黑客攻擊而一片空白。并且電子檔案的保存需要一定的技術(shù)支持和昂貴的設(shè)備支持，對保存設(shè)備的要求較高。而紙質(zhì)檔案就很容易保存，甚至一間儲藏室就可以保存。并且紙質(zhì)檔案能夠保存的時間非常久，一些重要材料要求永久保存的就需要使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存。只要做好防水防火就可以保存檔案非常的安全方便。加之單子檔案管理系統(tǒng)經(jīng)常需要系統(tǒng)升級，讓不少的重要文件都遭到了一定程度的破壞。在當(dāng)今時代，電子檔案和紙質(zhì)檔案缺一不可，二者應(yīng)該是相輔相成的關(guān)系，而不應(yīng)該是互斥關(guān)系。通過電子檔案對紙質(zhì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充，使得紙質(zhì)檔案的查閱不再受時間和空間的限制。

3 總結(jié)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案的存儲方式不再局限于紙質(zhì)檔案，而出現(xiàn)了方便攜帶和利用的光盤、磁帶、磁盤等載體。但是在我國的歷史發(fā)展進(jìn)程中，紙質(zhì)檔案的廣泛傳遞性、原始性和法律性是其他檔案管理方式不可比擬的。因此，本文通過對紙質(zhì)檔案管理的重要性進(jìn)行探討，并針對性的提出優(yōu)化紙質(zhì)檔案保管工作的對策，為檔案事業(yè)的規(guī)范化、信息化，安全化做出一定的建議，為行政部門工作開展、社會建設(shè)發(fā)揮積極的作用。

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