高校檔案機(jī)構(gòu)職能延伸的困境與出路分析

高校想要愈加理想化地將檔案應(yīng)用價值和院校發(fā)展前景聯(lián)系起來，就必須針對既有的檔案機(jī)構(gòu)職能進(jìn)行適當(dāng)程度地延伸處理。不過在該類工作布置交接過程中，必然會因為各類主客體因素的碰撞而出現(xiàn)相應(yīng)地的困境。筆者的任務(wù)，就是在理清這部分困境基礎(chǔ)上，結(jié)合實際探討日后妥善化的發(fā)展出路，希望能夠為相關(guān)工作人員所參考。

前言：自從我國實施全新課改方針之后，高校教育職能在客觀層面上發(fā)生了系統(tǒng)性的變化結(jié)果。須知檔案機(jī)構(gòu)一直是院校的核心結(jié)構(gòu)單元，更是發(fā)揮其職能效應(yīng)過程中十分重要的一環(huán)。所以說，作為高校檔案管理工作人員，全面承擔(dān)起所屬機(jī)構(gòu)職能的拓展責(zé)任，顯得尤為緊要。至于有關(guān)詳細(xì)的發(fā)展出路等內(nèi)容將具體如后續(xù)所闡述。

一、當(dāng)前高校檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行職能延伸過程中遭遇的困境

（一）主體因素方面

限制高校檔案機(jī)構(gòu)職能延伸效應(yīng)的主體因素，主要包括三類，分別是檔案的應(yīng)用權(quán)限、被動使用狀況、檔案宣傳推廣工作的滯后現(xiàn)象等。

首先，須知現(xiàn)階段高校檔案服務(wù)的核心對象，主要包括院校職工、學(xué)生，主要就是為他們提供所需的檔案資料并促進(jìn)他們愈加理想化的發(fā)展。在此期間，高校通常會設(shè)置檔案的應(yīng)用權(quán)限，即要求特定群體只能檢索查詢特定范疇的信息，盡管如此大幅度提升檔案實際的應(yīng)用效率、迎合保密性控制需求，不過卻令檔案自身應(yīng)用范疇和應(yīng)用率擴(kuò)張趨勢遭受深刻限制。

其次，事實上目前許多高校檔案服務(wù)都存在一定的被動性，無法保證全方位發(fā)揮出檔案的最大效用。

最后，因為前期宣傳和推廣工作處理不到位，使得高校檔案的影響范疇難以得到實時性擴(kuò)張。

（二）客體因素方面

如今影響最為深刻的客體因素，主要就是高校檔案內(nèi)容和形式的單一現(xiàn)象。如許多高校檔案內(nèi)容都無法保證實時性革新，加上檔案形式和內(nèi)容的匱乏性，和未做到全面信息和電子化等狀況交織化影響，使得檔案機(jī)構(gòu)的延伸潛力和價值，無法做到最大限度地發(fā)揮。再就是還有部分院校開展檔案保密活動，使得這部分檔案使用頻率遭受約束。

二、現(xiàn)代高校檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行職能延伸的合理化出路

（一）更為積極主動地介入到校史館等建設(shè)項目之中

校史館等建設(shè)項目，能夠較為清晰化地映射出所屬院校改革發(fā)展歷程和一系列教學(xué)研究成果，經(jīng)過適當(dāng)程度地觀察學(xué)習(xí)，不單單能夠強(qiáng)化師生對本校歷史的認(rèn)知力度，同時能夠激發(fā)出他們更深層次的自豪感官效應(yīng)，為日后他們真正知校、愛校、榮校等目標(biāo)貫徹，提供保障。再就是高校校史館亦是院校對外開放與交流的主流適應(yīng)平臺，在其支持作用下，高校才能聚集更多的校友、社會人士參觀校史館并逐步提升院校整體的知名度。在此類背景下，該類高校務(wù)必要持續(xù)加大對校史館建設(shè)工程的重視力度基礎(chǔ)上，利用校慶、教學(xué)評估等活動作為契機(jī)，創(chuàng)建不同規(guī)模的校史館修建工程。而在此期間，高校檔案機(jī)構(gòu)發(fā)揮的支持效用往往是不可小覷的，畢竟其實校史信息的主流供應(yīng)渠道，所以說，今后高校完全有必要在校史館建設(shè)并投入應(yīng)用之后，及時地將其劃入到檔案機(jī)構(gòu)具體的管轄范疇之中。

另外，高校檔案機(jī)構(gòu)也應(yīng)該愈加積極自主地介入到校史館建設(shè)實踐項目之中，在確保實時性提供必須的校史資料的基礎(chǔ)上，獲取更多參與校史館建設(shè)與管理的權(quán)利。這樣，在校史館建設(shè)和管理水平持續(xù)提升的過程中，高校檔案機(jī)構(gòu)可以憑借校史館這類支持媒介，進(jìn)行自身職能切實有效的延伸拓展。

（二）加快檔案機(jī)構(gòu)辦公自動化進(jìn)程的同時，結(jié)合重大事件開展建檔活動

現(xiàn)階段，許多高校在自身的教學(xué)、科研、學(xué)籍、人事，以及財務(wù)管理工作中，都已然完成了信息技術(shù)化的改革使命，其間計算機(jī)得到了前所未有的推廣沿用。特別是在電子文件全面涌入過程中，涉及計算機(jī)辦公自動化水平大幅度提升，包括辦公效率和質(zhì)量等變得更加理想化，一時間加快了紙質(zhì)檔案向電子檔案形式的革新轉(zhuǎn)變進(jìn)程。這樣一來，不單單能夠貫徹落實對復(fù)雜文檔資料的自動化整理、歸檔、檢索應(yīng)用功能，進(jìn)而規(guī)避重復(fù)性勞動狀況的衍生，同時更可以有效地克制紙質(zhì)檔案輕易損壞等消極狀況。所以，想要愈加可靠性地完成高校檔案機(jī)構(gòu)職能延伸任務(wù)，就不得輕易忽視辦公自動化。唯獨在辦公自動化改革進(jìn)程持續(xù)加快的條件下，檔案機(jī)構(gòu)職能延伸過程中才能擁有更加鮮活的生命力，對應(yīng)的檔案信息化建設(shè)實效也會變得更為理想一些。

另外，針對高校內(nèi)部發(fā)生的一系列重大事件進(jìn)行建檔處理，不單單可以確保實時性豐富完善既有的檔案內(nèi)容，同時可以保證進(jìn)一步強(qiáng)化院校整體的影響力。所以，面對院校參與的各類重大或是包含紀(jì)念意義的活動，如政治、經(jīng)濟(jì)、文化、體育，以及科學(xué)類設(shè)計項目，都需要進(jìn)行全方位調(diào)查并將搜集到的信息轉(zhuǎn)化為檔案，進(jìn)一步凸顯出高校自身的特色。如此一來，便可以真正實現(xiàn)高校檔案機(jī)構(gòu)職能的延伸目標(biāo)之余，推動高校檔案管理工作更加理想化地進(jìn)步與發(fā)展進(jìn)程。

綜上所述，現(xiàn)階段高校改革活動得以全面化布置延展，而檔案機(jī)構(gòu)作為高校的關(guān)鍵性職能機(jī)構(gòu)，其職能合理程度地改革與延伸，也是高校改革工程之中十分重要的一環(huán)。因此，作為現(xiàn)代專業(yè)化的高校檔案機(jī)構(gòu)，目前要做的，就是確保全面貫徹辦公自動化改革目標(biāo)基礎(chǔ)上，實時性更新既有的檔案管理技術(shù)模式并延伸到具體的學(xué)習(xí)管理事務(wù)層面上。相信長期堅持下去，便會更加可靠地完成高校檔案機(jī)構(gòu)職能的延伸使命。

（作者單位：湖南交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院）