淺析高校檔案管理的信息化建設(shè)

檔案信息化的被關(guān)注程度伴隨我國社會信息化的進(jìn)程逐漸深入以及建設(shè)電子政務(wù)的需求而逐漸升高。同時高校檔案管理的信息化建設(shè)也隨著社會的發(fā)展而變得更加重要。

一、推進(jìn)高校檔案信息化管理的必要性

（一）檔案信息化是高校辦學(xué)層次的具體體現(xiàn)

在進(jìn)行黨政管理、教育教學(xué)、科研活動等各類活動的時候，逐步產(chǎn)生的對于學(xué)校甚至社會具備留存意義的文字、圖表、影像等等原始記錄都屬于高校檔案，高校檔案能夠體現(xiàn)一個學(xué)校的總體實(shí)力。因此，在維護(hù)學(xué)校的實(shí)際歷史面貌的時候，高校檔案信息化管理是十分關(guān)鍵的。

（二）檔案信息化是高校適應(yīng)社會需求的直接反映

在社會信息化以及國民經(jīng)濟(jì)中，檔案資源信息化也是十分關(guān)鍵的成分，并且能夠促進(jìn)社會信息化的進(jìn)步以及國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，這也是如今全球檔案事業(yè)發(fā)展與檔案資源開發(fā)利用的流行趨向。作為培養(yǎng)社會人才的地方，高校應(yīng)當(dāng)緊跟潮流，增強(qiáng)建設(shè)檔案管理的信息化。

（三）檔案信息化是高校實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)

傳統(tǒng)檔案管理需要人手工操作，從收集整理到存檔查閱都太過麻煩，效率低下、成本過高、檔案的完整性也得不到保證，這些弊端已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)今社會快節(jié)奏的發(fā)展方式。但是相比較于傳統(tǒng)的管理方式，檔案的信息化管理更加便利且效率更高，所以，進(jìn)行檔案的信息化管理必定會越來越普遍，作為人才相對集中的高校，實(shí)現(xiàn)檔案信息化更是勢在必行。

二、我國高校目前檔案管理信息化過程中存在問題

（一）管理意識薄弱

從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的角度分析，他們難以正確認(rèn)識檔案管理的功能，認(rèn)為這僅是屬于檔案管理部門的職責(zé)，從而就導(dǎo)致了檔案管理的邊緣化；從從事檔案管理的職工的角度分析，他們對檔案管理的理念還比較陳舊，沒有清楚地意識到信息化建設(shè)的重要性，因此阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

（二）投入力度小

高校檔案管理工作難以正常進(jìn)行的原因之一是由于缺乏關(guān)注，導(dǎo)致了進(jìn)行檔案管理的職工人數(shù)較少，且缺少先進(jìn)的儀器設(shè)備，從而造成檔案部門沒有足夠的人力物力來進(jìn)行正常的工作，更不必說檔案的信息化管理。

（三）人員素質(zhì)參差不齊

當(dāng)前缺少信息化的人才來從事高校的檔案管理，其職員的專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，因此很難達(dá)到信息共享，使得部門中網(wǎng)絡(luò)化辦公的力度大大降低，這就導(dǎo)致信息化工作與高校的檔案工作難以密切聯(lián)系起來。

（四）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平低

由于缺乏進(jìn)行檔案管理的相關(guān)軟件設(shè)備，不能完全符合學(xué)校進(jìn)行檔案管理的需求。一些高校即使安裝了管理檔案信息的軟件，也只能滿足對數(shù)據(jù)的查詢、錄入、統(tǒng)計(jì)等工作，由于缺乏專業(yè)、規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，拉低了檔案管理信息化的水準(zhǔn)。

（五）數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

數(shù)據(jù)庫在投入使用中，信息數(shù)據(jù)更新緩慢，使數(shù)據(jù)庫中的檔案資料內(nèi)容明顯滯后?？偠灾?，現(xiàn)有的檔案管理數(shù)據(jù)庫還相對落后，無法滿足真實(shí)的分析需求。

三、推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的主要措施

（一）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化

在信息化條件下，將高校的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為高校數(shù)字化檔案是檔案管理信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。檔案信息化建設(shè)的程度，決定了檔案信息資源的利用和共享水平。在人力、物力、財(cái)力得到保障的前提下，還要具備先進(jìn)的信息手段和管理方法，對館藏的文字、圖片、影像等傳統(tǒng)實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化，形成規(guī)范化的電子檔案存入數(shù)據(jù)庫，并按照信息等級分類上傳到學(xué)校局域網(wǎng)或校園網(wǎng)，為學(xué)校學(xué)生提供檔案信息服務(wù)，但是要注意檔案信息的安全性，避免因?yàn)樾畔⒒钠占霸斐傻臋n案信息泄漏情況。

（二）加強(qiáng)校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，推動檔案管理信息化

要加強(qiáng)高校檔案管理的信息化建設(shè)，必須依賴校園網(wǎng)這一平臺。一是利用校園網(wǎng)對學(xué)生的檔案實(shí)習(xí)網(wǎng)絡(luò)化管理，提高檔案的使用效率，擴(kuò)大服務(wù)的規(guī)模。二是在校園網(wǎng)環(huán)境下對檔案進(jìn)行檢索更加方便快捷，針對缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)化水平低的問題，應(yīng)在校園網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的過程中，吸取校園圖書館建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，在一定區(qū)域內(nèi)實(shí)現(xiàn)各高校檔案系統(tǒng)的信息共享，也可以對高校進(jìn)行分類，按照不同類別的特點(diǎn)發(fā)展高校的檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在條件允許的情況下，實(shí)現(xiàn)全國檔案管理的信息化。

（三）加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化

總的來說，檔案信息化管理處于從文件處理過渡到信息管理的過程中，而進(jìn)行這種轉(zhuǎn)變的重要步驟就是建設(shè)數(shù)據(jù)庫。首先要求數(shù)據(jù)庫的檔案信息真實(shí)有效，否則數(shù)據(jù)庫也就失去了最基本的意義；其次要確保檔案信息搜集的及時性，避免因?yàn)闄n案信息的更新緩慢導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫信息滯后，影響檔案管理的時效性；另外，可以將數(shù)據(jù)庫由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展，使數(shù)據(jù)庫的檔案信息更加全面系統(tǒng)化，為高校的發(fā)展提供更加方便、更為準(zhǔn)確的參考信息。

（四）加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，保障檔案管理科學(xué)化

隨著高校檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，對檔案工作人員的素質(zhì)和技能水平提出了更高的要求。要加大對檔案專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識的培訓(xùn)和再教育，及時掌握新知識、不斷擴(kuò)大知識面，完善知識結(jié)構(gòu)。及時學(xué)習(xí)使用新的歸檔方法，充分利用計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，減少工作量、提高工作質(zhì)量和效率，檔案也得以安全保管和科學(xué)利用。此外，要積極引入先進(jìn)的檔案技術(shù)設(shè)備和技術(shù)成果，從硬件上保障檔案管理工作跟上高校改革和發(fā)展的步伐。

課題：中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化嵌入建筑類高校 校園文化建設(shè)研究。

（作者單位：山東建筑大學(xué)黨委、校長辦公室）