試析高速公路建設(shè)項目竣工檔案文件的整理要點

摘 要：介紹了高速公路建設(shè)項目竣工檔案文件的特點，并分析了其整理原則和要求，以及建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的具體工作，最后對其案卷編目進行了分析。

關(guān)鍵詞：竣工檔案整理；案卷編目

竣工檔案是對整個工程建設(shè)過程的如實記錄，為工程的維護、擴建等提供了重要依據(jù)，也是鑒定工程質(zhì)量的保障，必須對其進行科學(xué)地整理。

一、 高速公路建設(shè)項目竣工檔案文件及其特點

（一） 資料數(shù)量多。高速公路竣工檔案記錄和反映的是整個建設(shè)過程，涉及到各個崗位，對多個專業(yè)的知識都有所運用，而且所有資料信息均是隨著建設(shè)實時產(chǎn)生的，既包括原設(shè)計資料，也包括修改后的資料，數(shù)量龐大、種類繁多。

（二） 流轉(zhuǎn)復(fù)雜。工程周期較長，且存在有諸多不確定因素，資料可能會隨時改動，所以在竣工之前，資料大都比較分散，加上數(shù)量較多，在分類時有很大的難度，從資料產(chǎn)生，到鑒定收集，再到分類歸檔，需要經(jīng)過多個部門。

（三）載體多樣。紙質(zhì)檔案一直以來占據(jù)著很大比例，十分方便，但存在著易損等缺陷。電子檔案是當(dāng)前較為流行的，不僅儲存量大，而且便于查閱，但容易被網(wǎng)絡(luò)盜竊。另外，還有聲像檔案和實體檔案等。

二、高速公路建設(shè)項目竣工檔案文件的整理

（一） 整理原則和要求。由于資料繁多復(fù)雜，是對工程的實時反映，所以必須在第一時間完成資料的收集整理，并形成檔案保存；在整理時，需保證資料信息的原始性，盡量保存原始文件；內(nèi)容應(yīng)完整真實，尤其是一些關(guān)鍵信息，決不能漏掉，而且資料要具有絕對的真實性，能夠反映工程各個環(huán)節(jié)的實際狀況；檔案整理過程要規(guī)范化，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進行，保證合理辦理各項手續(xù)，每一步操作都符合要求。

具體而言，首先要做到字跡清晰工整、圖表規(guī)范整潔，針對需永久保存的文件，如熱敏紙等，應(yīng)及時復(fù)印，確保字跡清晰、圖片完整，并將原件和復(fù)印件共同保存。紙質(zhì)文件容易破損，或者大小不合要求，通過裱糊、折疊等形式使其滿足要求。

其次，在書寫時，應(yīng)認(rèn)真選擇 材料，盡量避免使用容易褪色的材料，在簽名、原始記錄等手寫處，多用黑色墨水。除了傳真，其他的檔案文件都應(yīng)有原始文件，為保證產(chǎn)品和材料質(zhì)量，如果供貨商提供的是復(fù)印件，需加蓋銷售單位的印章。

此外，在組卷時，需嚴(yán)格控制其厚度，保持在20mm左右，同時將大頭針、訂書針等金屬物去除，以免引起銹蝕?？⒐D由施工單位繪制，確保其能夠真實地反映當(dāng)?shù)氐乩項l件及建設(shè)工程的每一個細(xì)節(jié)。繪制完竣工圖，需加蓋竣工圖章，并送至監(jiān)理處 ，尤其進行審核許可。照片、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。長期存儲的電子文件應(yīng)采用不可擦除型DVD光盤進行刻錄。

（二）建設(shè)單位的整理工作。信息資料數(shù)量較大，為方便整理，需對其進行分類歸檔，通常包括設(shè)計、施工、驗收、監(jiān)理、竣工圖表、科研技術(shù)、資金管理等，分別由不同的單位進行整理。

建設(shè)單位主要負(fù)綜合文件、責(zé)科研技術(shù)、工程設(shè)計及竣工驗收方面，工程前期準(zhǔn)備到竣工驗收期間的綜合文件大都屬于管理范圍，主要由市高速公路建設(shè)指揮部按照形成時間或其他方式進行收集分類，并確保在竣工驗收前結(jié)束整理工作。

（三）施工單位的整理工作。施工單位主要負(fù)責(zé)具體施工以及竣工圖繪制的工作，施工過程最為關(guān)鍵，也最容易出現(xiàn)問題，務(wù)必要認(rèn)真對待。

1.綜合管理文件。比較繁雜，涉及諸多方面，如施工日志、合同管理、計量支付、音像材料等；施工進度控制類包括階段計劃、調(diào)整計劃、進度保證、巡查通知、施工月報等；工程管理類包括各個崗位職責(zé)、規(guī)章制度、總結(jié)報告、獎懲措施、績效結(jié)果、會議紀(jì)要、質(zhì)量責(zé)任登記卡等；工程質(zhì)量類包括技術(shù)交底、儀器檢定證書、專項技術(shù)方案、圖紙會審紀(jì)要、質(zhì)量保證、水準(zhǔn)點復(fù)測的報批文件、階段性檢測結(jié)果、機械設(shè)備校驗證書、以及質(zhì)量巡查通知等。

2.材料工序文件。工序資料主要包括工程開工報告、檢驗認(rèn)可書、現(xiàn)場質(zhì)量檢驗單、檢測記錄表等，質(zhì)量檢測文件則有橋梁基礎(chǔ)匯總資料、荷載實驗報告等；材料文件包括原材料的購置記錄、合格證書、混凝土的配合比實驗報告、各項設(shè)備的調(diào)試記錄等。

3.竣工圖的編制?？⒐D必須清晰完整規(guī)范，且真實反映竣工驗收過程。確定無誤后，應(yīng)加蓋竣工圖章，圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處或圖紙反面。編制單位、編制人、監(jiān)理單位、監(jiān)理負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人幾項圖章內(nèi)容必須齊全。若原施工圖無需變更或變更較少，則可直接作為竣工圖；若涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更面積在10%以上，應(yīng)重新繪制竣工圖，采用計算機出新圖，使用統(tǒng)一的竣工圖框，并認(rèn)真填寫相關(guān)內(nèi)容，主要增加了校核人員、制圖人員、更改日期等內(nèi)容。

（四） 監(jiān)理單位的整理工作。主要負(fù)責(zé)工程監(jiān)理、資金管理方面的資料整理，包括基本管理、安全管理、質(zhì)量管理、會議記錄、進度控制、資金管理等，如監(jiān)理計劃、監(jiān)理制度、監(jiān)理日志月報、安全監(jiān)理細(xì)則、工程師指令、重要會議記錄，對工程量清單的審查意見；對中間計量、支付的審查意見；施工過程中對計量支付提出的要求、意見等。

三、關(guān)于竣工檔案的案卷編目

（一）卷內(nèi)文件頁號。卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號。頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右上角編號，背面在左上角編號；監(jiān)理日記頁號編寫同文件材料；圖樣的頁號編寫在標(biāo)題欄外右上角。頁號編寫統(tǒng)一使用鉛筆。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表均不編寫頁號。每卷文件材料從“1”起編頁號，各卷之間頁號互不連續(xù)。

（二） 卷內(nèi)目錄填寫

1.序號用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一份文件一個號。

2.文件編號填寫文件的文號或圖樣的圖號，無文號或圖號可空白。

3.文件材料題名：填寫文件材料標(biāo)題的全稱。

例：

（1）××監(jiān)理組××監(jiān)理工程師×年×月—×年×月監(jiān)理日記

（2）××監(jiān)理組關(guān)于×××的工地指示、現(xiàn)場指令

（3）××監(jiān)理組×××年××月瀝青抽檢試驗

4.日期填寫文件材料或圖紙形成最后日期，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2004年1月1日，標(biāo)注為20040101。

（三） 案卷封面的填寫

1.案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

例：

×××高速公路××標(biāo)段××大橋0#臺工程檢驗認(rèn)可書、工程報驗單及附件

2.起止日期填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期。日期用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，中間用“-”隔開。如：2003年1月1日至2004年1月1日，標(biāo)注為20030101-20040101。

3.保管期限填寫劃定的保管期限。

4.密級不填寫。

5.檔號填寫檔案的分類號和案卷流水號，中間用“-”連接，統(tǒng)一用鉛筆填寫。

四、結(jié)語

從上述分析中可知，竣工檔案整理在高速公路建設(shè)中起著重要作用，而整理工作又極為復(fù)雜，必須端正態(tài)度、認(rèn)真負(fù)責(zé)，進行細(xì)致化整理。