淺談會(huì)計(jì)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)中EX CEL輔助教學(xué)模版應(yīng)用

尹特進(jìn)

(四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院督導(dǎo)室，四川 遂寧 629000)

淺談會(huì)計(jì)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)中EX CEL輔助教學(xué)模版應(yīng)用

尹特進(jìn)

(四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院督導(dǎo)室，四川 遂寧 629000)

本文針對(duì)高校會(huì)計(jì)實(shí)踐教學(xué)過(guò)程中，如何運(yùn)用EX CEL基本功能建立輔助教學(xué)模版，用于學(xué)生對(duì)實(shí)踐教學(xué)形成的結(jié)果進(jìn)行自我查錯(cuò)和更正，供同行參考。

會(huì)計(jì)；實(shí)踐教學(xué)；EX CEL應(yīng)用；查錯(cuò)和更正

在財(cái)經(jīng)類專業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)課程和專業(yè)課程教學(xué)完成時(shí)，一般都會(huì)配合課程教學(xué)內(nèi)容而安排1-4周的實(shí)踐教學(xué)專用周，其教學(xué)內(nèi)容為手工完成一個(gè)企業(yè)的一個(gè)完整月度的實(shí)際業(yè)務(wù)資料的會(huì)計(jì)處理訓(xùn)練。

這一教學(xué)過(guò)程遵循會(huì)計(jì)核算流程進(jìn)行，從原始憑證的審核到記帳憑證填制、帳薄登記，最終會(huì)計(jì)報(bào)表編制。教學(xué)的組織按學(xué)生獨(dú)立或分組進(jìn)行全流程的業(yè)務(wù)處理、指導(dǎo)教師給出參考結(jié)果、學(xué)生對(duì)照檢查查錯(cuò)更正、提交作業(yè)。

在教學(xué)過(guò)程中，學(xué)生容易出現(xiàn)的問(wèn)題：一是，在對(duì)照檢查時(shí)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其處理的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與參考結(jié)果不符時(shí)，對(duì)出錯(cuò)點(diǎn)的查找判斷存在一定問(wèn)題，不能準(zhǔn)確快速地找到出錯(cuò)點(diǎn)并進(jìn)行更正；二是，當(dāng)處理的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與參考結(jié)果相符時(shí)，會(huì)忽略對(duì)會(huì)計(jì)科目書寫正確與否的檢查。

基于此，如何在實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)中幫助學(xué)生提升自我查錯(cuò)能力是指導(dǎo)教師在教學(xué)中應(yīng)亟待解決的問(wèn)題，這將有助于學(xué)生很快發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，幫助學(xué)生理解、鞏固知識(shí)要點(diǎn)，完成教學(xué)目標(biāo)。本文根據(jù)多年實(shí)踐教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，利用EXCEL工作表的基本功能建立一個(gè)輔助教學(xué)模版，用于學(xué)生對(duì)完成的實(shí)踐作業(yè)進(jìn)行自我檢查，以解決上述學(xué)習(xí)中的問(wèn)題。

1 EX CEL輔助教學(xué)模版設(shè)計(jì)

輔助教學(xué)模版按憑證數(shù)據(jù)源表到帳戶發(fā)生額及余額試算平衡表再到資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表的思路進(jìn)行設(shè)計(jì)。根據(jù)這一思路，首先，設(shè)計(jì)四張工作表，即會(huì)計(jì)分錄表、帳戶試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表四張工作表，并根據(jù)憑證、帳戶、報(bào)表的結(jié)構(gòu)要素，利用圖表功能設(shè)計(jì)各工作表格式；其次，以分錄表為數(shù)據(jù)源，利用數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)鏈接和函數(shù)功能設(shè)置帳戶試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表中數(shù)據(jù)單元格指標(biāo)的自動(dòng)計(jì)算公式。

1.1 利用圖表功能設(shè)計(jì)工作表格式

1.1.1 會(huì)計(jì)分錄表格式設(shè)計(jì)

會(huì)計(jì)分錄表是數(shù)據(jù)源表，它的數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)鏈接和函數(shù)功能自動(dòng)生成其他工作表中的本期數(shù)據(jù)。該工作表格式設(shè)計(jì)主要從記帳憑證基本要素以及其他工作表數(shù)據(jù)自動(dòng)生成和方便學(xué)生自查錯(cuò)誤的角度去考慮結(jié)構(gòu)要素，故在格式上設(shè)計(jì)有序號(hào)、業(yè)務(wù)日期、業(yè)務(wù)摘要、總帳科目、明細(xì)科目、借方金額、貸方金額、收入數(shù)量、發(fā)出數(shù)量等列字段，工作表具體格式式樣如圖1所示。

設(shè)計(jì)完成表格格式后，將標(biāo)題行設(shè)置為鎖定保護(hù)狀態(tài)。

圖1 會(huì)計(jì)分錄表格式（部分）

1.1.2 帳戶試算平衡表格式設(shè)計(jì)

帳戶試算平衡表主要功能用于檢查各帳戶記錄期初余額、本期發(fā)生額、期末余額三項(xiàng)指標(biāo)是否正確，同時(shí)該表數(shù)據(jù)是自動(dòng)生成資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表的數(shù)據(jù)源。該工作表格式設(shè)計(jì)為帳戶、期初借方余額、期初貨方余額、本期借方發(fā)生額、本期貨方發(fā)生額、期末借方余額、期末貨方余額等列字段，工作表具體格式式樣如圖2所示。

設(shè)計(jì)完成表格格式后，在帳戶欄下按現(xiàn)行制度規(guī)定的科目逐行錄入各會(huì)計(jì)科目名稱。為便于檢查試算平衡，最后一行設(shè)計(jì)為金額合計(jì)。設(shè)計(jì)完成后，將表格標(biāo)題行和帳戶列設(shè)置為鎖定保護(hù)狀態(tài)。

圖2 帳戶試算平衡表格式（部分）

1.1.3 會(huì)計(jì)報(bào)表格式設(shè)計(jì)

資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表格式設(shè)計(jì)按照企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表標(biāo)準(zhǔn)格式設(shè)計(jì)。工作表具體格式式樣如圖3、圖4所示。

圖3 資產(chǎn)負(fù)債表格式（部分）

圖4 利潤(rùn)表格式（部分）

1.2 利用數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)鏈接和函數(shù)功能設(shè)置帳戶試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表中數(shù)據(jù)單元格指標(biāo)的自動(dòng)計(jì)算公式

1.2.1 帳戶試算平衡表中數(shù)據(jù)單元格指標(biāo)的自動(dòng)計(jì)算公式設(shè)置

帳戶試算平衡表期初余額欄下的借方、貨方二欄數(shù)據(jù)由指導(dǎo)教師根據(jù)實(shí)踐教學(xué)資料手工錄入；本期發(fā)生額欄下的借方、貨方二欄數(shù)據(jù)根據(jù)會(huì)計(jì)分錄表動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)與條件匯總函數(shù)自動(dòng)計(jì)算生成；期末余額欄下的借方、貨方二欄數(shù)據(jù)和最后一行的金額合計(jì)行各單元格數(shù)據(jù)根據(jù)算術(shù)函數(shù)自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算生成。

（1）本期發(fā)生額欄下數(shù)據(jù)單元格自動(dòng)計(jì)算公式設(shè)置。

本期發(fā)生額欄下數(shù)據(jù)單元格的數(shù)據(jù)源為分錄表中的動(dòng)態(tài)錄入數(shù)據(jù)，其生成思路為：根據(jù)分錄表中錄入的借貸方金額欄數(shù)據(jù)，以帳戶試算平衡表中科目名稱為匯總標(biāo)志值進(jìn)行匯總。現(xiàn)以“庫(kù)存現(xiàn)金”科目為例說(shuō)明數(shù)據(jù)單元格自動(dòng)計(jì)算公式設(shè)置。

第一步，在帳戶試算平衡表中選中“庫(kù)存現(xiàn)金”科目行對(duì)應(yīng)的本期借方發(fā)生額欄。

第二步，在函數(shù)公式編輯框中輸入：=SUMIF(會(huì)計(jì)分錄表!$D$2:$D$408,A4,會(huì)計(jì)分錄表!$F$2:$F$408)。公式含義為：在會(huì)計(jì)分錄表的D2單元格到D408單元格的列范圍內(nèi)尋找其值與本表A4單元格值相等的所有行，然后對(duì)其F列的值進(jìn)行匯總。公式中的D列為總帳科目，F(xiàn)列為借方金額列，D408根據(jù)實(shí)際會(huì)計(jì)業(yè)資料需要編制的會(huì)計(jì)分錄條數(shù)所需要占表中的行數(shù)來(lái)確定，例中408是指分錄表中分錄錄入的行數(shù)在408行以內(nèi)，盡量將值設(shè)置大于分錄表中的行數(shù)，方便對(duì)會(huì)計(jì)分錄的增加，可按業(yè)務(wù)筆數(shù)×4來(lái)估算。

第三步，回車確認(rèn)，完成“庫(kù)存現(xiàn)金”科目本期借方發(fā)生額數(shù)據(jù)單元格自動(dòng)計(jì)算公式設(shè)置。

“庫(kù)存現(xiàn)金”科目本期貸方發(fā)生額數(shù)據(jù)單元格自動(dòng)計(jì)算公式設(shè)置方法相同，在第二步函數(shù)公式編輯框中輸入：=SUMIF(會(huì)計(jì)分錄表!$D$2:$D$408,A4,會(huì)計(jì)分錄表!$G$2:$G$408)。

其他會(huì)計(jì)科目本期借方發(fā)生額、本期貸方發(fā)生額數(shù)據(jù)單元格自動(dòng)計(jì)算公式設(shè)置可以在“庫(kù)存現(xiàn)金”設(shè)置的基礎(chǔ)上，采用拖動(dòng)復(fù)制公式法進(jìn)行快速設(shè)置。具體操作：選中已經(jīng)完成公式設(shè)置的單元格，將鼠標(biāo)移動(dòng)到單元格區(qū)域的右下角，當(dāng)鼠標(biāo)變成“十”字形狀時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵往下拖動(dòng)到最后一個(gè)科目行，即可快速完成該列各行單元格公式設(shè)置。

（2）期末余額欄下數(shù)據(jù)單元格自動(dòng)計(jì)算公式設(shè)置

期末余額欄下數(shù)據(jù)單元格的數(shù)據(jù)源為本工作表中的期初余額數(shù)據(jù)和本期發(fā)生額數(shù)據(jù)，對(duì)資產(chǎn)類型結(jié)構(gòu)的科目，按期末借方余額=期初借方余額+本期借方發(fā)生額-本期貸方發(fā)生額來(lái)設(shè)置期末借方余額單元格計(jì)算公式；對(duì)負(fù)債類型結(jié)構(gòu)的科目，按期末貸方余額=期初貸方余額+本期貸方發(fā)生額-本期借方發(fā)生額來(lái)設(shè)置期末貸方余額。如“庫(kù)存現(xiàn)金”科目期末借方余額單元格計(jì)算公式為：=B4+D4-E4；“短期借款”科目單元格計(jì)算公式為：=C44+E44-D44。

設(shè)置中注意調(diào)整類帳的結(jié)構(gòu)類型與被調(diào)整帳的結(jié)構(gòu)類型相反。如各種減值準(zhǔn)備科目。

（3）金額合計(jì)行數(shù)據(jù)單元格指標(biāo)的自動(dòng)計(jì)算公式。

金額合計(jì)行數(shù)據(jù)主要是檢查全部帳戶的期初、本期、期末借貸金額是否平衡。該行各數(shù)據(jù)單元格計(jì)算公式的設(shè)置較為簡(jiǎn)單，直接將對(duì)應(yīng)的列單元數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。利用匯總函數(shù)SUM（）來(lái)設(shè)置。如期初借方余額合計(jì)單元格公式為：=SUM(B4:B84)，B84為最后一個(gè)會(huì)計(jì)科目所在行的行數(shù)。

以上三個(gè)方面的單元格計(jì)算公式設(shè)置完成后，將整個(gè)工作表設(shè)置為鎖定保護(hù)狀態(tài)，避免誤操作刪除公式和破壞表格格式。

1.2.2 設(shè)置資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表中數(shù)據(jù)單元格指標(biāo)的自動(dòng)計(jì)算公式

資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表中數(shù)據(jù)單元格的數(shù)據(jù)源，涉及本期金額，數(shù)據(jù)來(lái)源于帳戶試算平衡表的期末余額欄（資產(chǎn)負(fù)債表）或帳戶試算平衡表的本期發(fā)生額欄（利潤(rùn)表）；涉及以前期金額，數(shù)據(jù)則來(lái)源于事先給定的實(shí)踐教學(xué)資料。前者需要設(shè)置自動(dòng)計(jì)算公式，后者由指導(dǎo)教師手工錄入。

現(xiàn)以“貨幣資金”項(xiàng)目為例。說(shuō)明資產(chǎn)負(fù)債表期末余額欄自動(dòng)計(jì)算公式的設(shè)置方法。按會(huì)計(jì)制度規(guī)定，“貨幣資金”項(xiàng)目的數(shù)據(jù)取值于庫(kù)存現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金三個(gè)帳的期末余額匯總。按此要求“貨幣資金”項(xiàng)目期末余額欄自動(dòng)計(jì)算公式設(shè)置為：=帳戶試算平衡表!F4+帳戶試算平衡表!F5+帳戶試算平衡表!F6。

二表中涉及匯總的項(xiàng)目單元格，按規(guī)定的匯總計(jì)算內(nèi)容設(shè)置自動(dòng)計(jì)算公式。

全部設(shè)置完成后，二表均設(shè)置為鎖定保護(hù)狀態(tài)，避免誤操作刪除公式和破壞表格格式。

2 基于EX CEL輔助教學(xué)模版的應(yīng)用

教師在完成上述教學(xué)模版設(shè)置后，可以將模版和帳戶試算平衡表參考答案一并發(fā)給學(xué)生，讓學(xué)生應(yīng)用模版進(jìn)行自我檢查。學(xué)生具體運(yùn)用模版流程如下：

2.1 錄入會(huì)計(jì)實(shí)踐教學(xué)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)源

根據(jù)實(shí)踐教學(xué)任務(wù)完成后形成的會(huì)計(jì)憑證，逐筆錄入到會(huì)計(jì)分錄表中（見圖1所示），在憑證錄入同時(shí)，帳戶試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表會(huì)根據(jù)數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算，生成三張表的相關(guān)數(shù)據(jù)。

2.2 自我檢查錯(cuò)誤

2.2.1 檢查數(shù)據(jù)源錄入是否存在錄入錯(cuò)誤

數(shù)據(jù)源錄入常見錯(cuò)誤有二個(gè)方面，一是業(yè)務(wù)錄入遺漏；二是同筆業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)分錄借貸金額欄不相等。對(duì)前者可以通過(guò)檢查分錄表的序號(hào)列與手工憑證的編號(hào)進(jìn)行核對(duì)檢查錯(cuò)誤；對(duì)后者可以將借方金額或貸方金額所在列整列選中，看屏幕底部狀態(tài)欄中求和的金額提示進(jìn)行錯(cuò)誤檢查，當(dāng)借貸金額不等說(shuō)明會(huì)計(jì)分錄錄入不完整，需逐筆核對(duì)手工憑證，檢查是否有同筆業(yè)務(wù)分錄存在借貸金額錄入不等的錯(cuò)誤或遺漏借方或貸方科目錯(cuò)誤。對(duì)自查出的錯(cuò)誤在會(huì)計(jì)分錄表中和手工記帳憑證中進(jìn)行相應(yīng)更正。

2.2.2 將模版中的帳戶試算平衡表與教師提供的帳戶試算平衡表參考答案逐項(xiàng)進(jìn)行核對(duì)，檢查手工業(yè)務(wù)處理是否正確

如果不一致說(shuō)明可能存在三個(gè)方面錯(cuò)誤：第一，手工會(huì)計(jì)憑證填制時(shí)會(huì)計(jì)科目方向錯(cuò)誤；第二，手工會(huì)計(jì)憑證填制時(shí)會(huì)計(jì)科目選擇錯(cuò)誤；第三，會(huì)計(jì)分錄表中總帳科目名稱錄入錯(cuò)誤。對(duì)第一、二兩種錯(cuò)誤，其查找錯(cuò)誤的方法是將不符的項(xiàng)目在會(huì)計(jì)分錄表中通過(guò)條件篩選與相應(yīng)類的實(shí)際業(yè)務(wù)資料進(jìn)行核對(duì)檢查；對(duì)第三種錯(cuò)誤，其查找錯(cuò)誤的方法：首先，確定是否存在這種類型的錯(cuò)誤，即將會(huì)計(jì)分錄表中的借方金額欄列、貸方金額欄列分別選中，查看提示行的匯總合計(jì)與帳戶試算平衡表中的相應(yīng)本期借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額是否相等，不等則說(shuō)明存在該種錯(cuò)誤，其次，將不符的項(xiàng)目在會(huì)計(jì)分錄表中通過(guò)關(guān)鍵字條件篩選與相應(yīng)類的實(shí)際業(yè)務(wù)資料進(jìn)行核對(duì)檢查。以上錯(cuò)誤查出后在會(huì)計(jì)分錄表中和手工記帳憑證中進(jìn)行相應(yīng)更正。

2.2.3 將手工會(huì)計(jì)報(bào)表與模版中的會(huì)計(jì)報(bào)表逐項(xiàng)進(jìn)行核對(duì)，檢查手工會(huì)計(jì)報(bào)表編制是否存在錯(cuò)誤

如果不一致說(shuō)明可能存在二個(gè)方面錯(cuò)誤：第一，手工報(bào)表項(xiàng)目取值帳戶錯(cuò)誤；第二，手工報(bào)表項(xiàng)目取值金額匯總計(jì)算錯(cuò)誤。查找錯(cuò)誤的方法是將不符的項(xiàng)目數(shù)據(jù)選中，查看計(jì)算公式中涉及的帳戶，對(duì)照自己手工編制報(bào)表時(shí)選取的帳戶及金額，找到出錯(cuò)點(diǎn)，將手工會(huì)計(jì)報(bào)表錯(cuò)誤項(xiàng)目進(jìn)行更正。

學(xué)生在運(yùn)用模版查錯(cuò)時(shí)要嚴(yán)格按上述流程一步一步進(jìn)行，即：錄入—錄入結(jié)果檢查并改錯(cuò)—手工帳與試算平衡表對(duì)照檢查并改錯(cuò)—手工報(bào)表與會(huì)計(jì)報(bào)表對(duì)照檢查并改錯(cuò)。否則會(huì)越改越錯(cuò)。

3 會(huì)計(jì)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)中EX CEL輔助教學(xué)模版應(yīng)用現(xiàn)實(shí)意義

3.1 提升會(huì)計(jì)實(shí)踐教學(xué)教師綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

實(shí)踐教學(xué)指導(dǎo)教師要建立EXCEL輔助教學(xué)模版，首先，自身必須熟悉實(shí)踐中涉及業(yè)務(wù)的正確處理及其處理流程、方法；其二，必須能熟練運(yùn)用EXCEL軟件。從這一角度看，建立EXCEL輔助教學(xué)模版的過(guò)程實(shí)質(zhì)上是對(duì)教師綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)的檢驗(yàn)和提高。

3.2 提升學(xué)生綜合運(yùn)用能力

會(huì)計(jì)專業(yè)學(xué)生除了要求會(huì)手工做帳外，同時(shí)還要求要善于運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，特別是電子會(huì)計(jì)。應(yīng)用EXCEL輔助教學(xué)模版過(guò)程，一是可以讓學(xué)生體驗(yàn)EXCEL在會(huì)計(jì)中的運(yùn)用，擴(kuò)展學(xué)生運(yùn)用EXCEL解決會(huì)計(jì)核算中的一些技術(shù)問(wèn)題，培養(yǎng)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣、提高應(yīng)用EXCEL能力；二是可以讓學(xué)生直觀體驗(yàn)電子會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)處理流程，為電算化會(huì)計(jì)課程中涉及的數(shù)據(jù)流程、指標(biāo)數(shù)據(jù)生成原理等的學(xué)習(xí)打下基礎(chǔ)。從這一角度看，應(yīng)用EXCEL輔助教學(xué)模版的過(guò)程實(shí)質(zhì)上是對(duì)學(xué)生綜合運(yùn)用能力的提高。

[1]劉宏.淺談EXCEL在會(huì)計(jì)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)中的有效應(yīng)用[J].江蘇教育,2014，(7)．

[2]楊雋.EXCEL在《基礎(chǔ)會(huì)計(jì)》課程實(shí)踐教學(xué)中的應(yīng)用[J].經(jīng)濟(jì)師,2014，(3)．

[3]張寧.EXCEL在《會(huì)計(jì)學(xué)基礎(chǔ)》教學(xué)中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代企業(yè)教育,2014，(8，下期)．

A Preliminary Discussion on the Application of EXCEL Assisted Teaching Model into Accountant Practice Teaching

YINTejin
(Supervisor Office, Sichuan Vocational and Technical College, Suining Sichuan,629000)

The paper applies the basic functions of EXCEL to construct the assisted teaching model for students to self-check and correct mistakes in accountant practice for peer reference.

Accountant;Practice Teaching;EXCEL Application;Self-check and Correct

張隆輝

G 427

A

1672-2094（2017）05-0135-04

2017-06-15

尹特進(jìn)（1960-），男，重慶潼南人，四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院副教授。研究方向：會(huì)計(jì)學(xué)。