試析檔案館管理模式受到的信息化影響

遲鑫

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，使信息的傳遞變得更加的便捷，同時(shí)也加快了信息化技術(shù)的發(fā)展與推廣、利用，為各行各業(yè)的創(chuàng)新、發(fā)展帶來了全新的技術(shù)支持。比如，檔案行業(yè)在發(fā)展中就深受信息化的影響，很多檔案館的管理模式由于過于傳統(tǒng)，已經(jīng)無法滿足新時(shí)代人們對檔案資源的使用需求。同時(shí)，面對信息化對檔案館管理模式產(chǎn)生了劇烈沖擊及影響，及時(shí)的解決出現(xiàn)的問題，才能提高檔案館管理模式的信息化水平與實(shí)用性。

關(guān)鍵詞：檔案館 管理模式 信息化 影響 問題 對策

引 言

檔案館是人們在日常的生產(chǎn)、生活中查找資料的重要場所，積極的實(shí)現(xiàn)檔案館管理模式的信息化建設(shè)工作，有助于提高檔案館對檔案管理、運(yùn)用的效率。與此同時(shí)，還可以通過接入互聯(lián)網(wǎng)的方式，將各地檔案信息庫連接到一起，這樣就實(shí)現(xiàn)了檔案信息共享的目標(biāo)，有助于進(jìn)一步提高檔案資源的利用價(jià)值。

1.檔案館管理模式受到的信息化影響

1.1提高了檔案館管理模式便捷性。面對社會(huì)數(shù)據(jù)信息呈指數(shù)大爆炸式的增長態(tài)勢，檔案館儲(chǔ)存的檔案信息、數(shù)量不斷增加，這提高了了檔案管理的難度，若持續(xù)采用傳統(tǒng)管理模式，必然會(huì)消耗過多的資源，不利于檔案館的可持續(xù)發(fā)展。受到信息化技術(shù)快速發(fā)展的影響，將信息化技術(shù)引入檔案館管理工作使用后，將提高檔案管理的有效性、安全性、實(shí)效性，同時(shí)，還改善了員工的工作效率、降低了經(jīng)營管理成本。因此，檔案館管理模式在信息化的影響下便捷性更加突出。

1.2提高了檔案館管理模式的人性化水平。檔案館在發(fā)展過程中，以前通常采用人工檔案管理的成就模式，該模式容易受人為因素影響出現(xiàn)各種問題，這就降低了檔案資源的利用效率及價(jià)值。受信息化技術(shù)的影響，借助大數(shù)據(jù)、APP客戶端、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的電子檔案平臺(tái)，提高了檔案歸檔、查詢、利用的效率，節(jié)省了寶貴的時(shí)間，符合大眾的實(shí)際需求，所以其人性化水平較高。

1.3提高了檔案管理模式的合理化水平。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中產(chǎn)生的海量信息，僅有一部分是檔案館需求的信息。所以，這就需要檔案管理人員對這些“層次不齊”的信息、檔案進(jìn)行合理地篩選、整理、總結(jié)、歸檔等等。

由于檔案館管理模式實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展后，檔案管理人員借助計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的大數(shù)據(jù)處理能力，改善了管理檔案的效率與質(zhì)量。另外，雖然檔案信息、種類繁多，但是借助互聯(lián)網(wǎng)信息化功能，將降低檔案的處理、整理、歸檔難度，提高了檔案管理員的工作效率。

2.檔案管理模式受到信息化時(shí)代表現(xiàn)的問題

2.1缺乏獨(dú)立性。國內(nèi)諸多檔案館內(nèi)部依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，館內(nèi)各部門職能交叉，協(xié)作管理館內(nèi)檔案資源。該方式短時(shí)間內(nèi)確實(shí)能夠改善檔案管理效率，不過卻存在職責(zé)劃分不清、分工不明等問題，容易增加檔案管理工作量、影響檔案管理工作準(zhǔn)確性。同時(shí)，檔案管理業(yè)績考核通常不被檔案館領(lǐng)導(dǎo)重視，所以很多檔案管理員工缺乏責(zé)任心，影響了檔案管理工作效果。

2.2缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。國內(nèi)諸多檔案館未能統(tǒng)一檔案的規(guī)格、層次等，致使檔案信息不能在各部門各檔案館之間相互交流，影響了檔案資源的共享效果。

2.3缺乏優(yōu)質(zhì)人才。在信息化影響下，為了加快檔案館信息化建設(shè)工作，就需要引進(jìn)大量的技術(shù)、人才以及資金，其中存在的人才問題主要是人才缺乏，信息化檔案館建設(shè)需要計(jì)算機(jī)人才、檔案專業(yè)人才、管理方面的人才、數(shù)據(jù)庫加工與管理人才等。而且，綜合能力較強(qiáng)的人才是當(dāng)前比較稀缺的優(yōu)質(zhì)人才，如小型檔案館，需要引進(jìn)、招聘綜合素質(zhì)高的復(fù)合型優(yōu)質(zhì)人才；而大型檔案館則對專業(yè)能力強(qiáng)、道德素質(zhì)好的綜合型人才比較喜愛。由于缺乏此類人才，所以影響了檔案館的信息化建設(shè)。[1]

3.檔案館管理信息化問題優(yōu)化對策

3.1合理分工。首先，要讓檔案管理工作分工更加明確。檔案館要建立相應(yīng)的信息化系統(tǒng)管理的數(shù)字化檔案室，在數(shù)字化檔案室中，可以對各類檔案進(jìn)行收集、篩選、整理、保存、管理以及使用，并充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)的多媒體技術(shù)等，對各檔案館的檔案進(jìn)行信息化整理和管理。[2]其次，確定檔案館管理員工崗位職責(zé)，并設(shè)計(jì)、制定科學(xué)的管理制度。最后，明確檔案館各部門責(zé)任人具體職責(zé)，保證檔案館在信息化環(huán)境中的檔案管理效率不受影響。

3.2提高信息化檔案歸檔效率。檔案館管理人員要結(jié)合信息化檔案的性質(zhì)、內(nèi)容，對檔案進(jìn)行合理的區(qū)分與歸檔，方便日后的檢索與應(yīng)用。科學(xué)地管理信息化檔案，不僅能夠讓查找檔案過程變的簡單、高效，而且還能降低檔案歸檔過程中發(fā)生錯(cuò)誤的概率。在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)根據(jù)檔案管理工作需要和布置、檢查、整理、總結(jié)和驗(yàn)收相同步，讓各個(gè)檔案館信息化檔案能更好地為其日常工作進(jìn)行服務(wù)。[3]

3.3健全信息化檔案管理規(guī)章制度。檔案館在檔案管理工作的開展中，要通過建立健全信息化檔案管理規(guī)章制度的方式，改善檔案館管理模式的運(yùn)行效率。檔案館要結(jié)合自身發(fā)展?fàn)顩r、信息技術(shù)特點(diǎn)，優(yōu)化信息化檔案系統(tǒng)管理制度，協(xié)調(diào)各部門、各崗位之間的工作。同時(shí)，要設(shè)立專業(yè)的監(jiān)督、指導(dǎo)部門，為檔案館管理模式的運(yùn)行提供監(jiān)督、管控。除此之外，要完善獎(jiǎng)懲體制，若員工在工作中觸犯了相關(guān)制度，必須給予出發(fā)；同時(shí)，對于管理工作成績突出的員工，也要給予精神及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)員工工作的興趣。

3.4打造優(yōu)秀的檔案館信息化人才隊(duì)伍。檔案館應(yīng)主動(dòng)的與高校聯(lián)系、合作，打造校館合作機(jī)制，通過高校為檔案館培養(yǎng)所需的專業(yè)性、復(fù)合型的信息化優(yōu)質(zhì)人才。同時(shí)，檔案館要為館內(nèi)工作人員提供培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，要安排館員參加電大、夜校等再教育機(jī)構(gòu)進(jìn)行深造學(xué)習(xí)；同時(shí)，要聘請專業(yè)人員入館講座，為館員普及信息化及管理等方面的知識(shí)，從而提高檔案館館員的信息化管理水平。

結(jié)束語

綜上所述，在信息化技術(shù)的影響下，傳統(tǒng)的檔案館管理模式已經(jīng)收到的劇烈的沖擊及影響。因此，檔案館應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，結(jié)合檔案館信息化管理模式需求，明確崗位職責(zé)、健全規(guī)章制度等，才能提高檔案館信息化管理模式的人性化、合理化水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].周圣婷.黑龍江科學(xué).2017（11）

[2] 信息化管理方式在國土檔案管理中的應(yīng)用[J].紀(jì)東.中小企業(yè)管理與科技（中旬刊）.2017（06）

[3] 檔案信息化建設(shè)及檔案管理研究[J].劉婧.數(shù)字通信世界.2017（09）