助力民品產業(yè)發(fā)展 提高辦公室管理水平

錢月紅

摘 要：圍繞我所“主業(yè)領軍 產業(yè)領先”的中長期目標，以改革為動力、以市場為導向、以集團化管理為路徑，打造經濟高質量發(fā)展、員工與企業(yè)共同成長的干事創(chuàng)業(yè)平臺，建設“百億嘉科”的宏偉目標，結合本人所在業(yè)務主管部門的工作實際，就如何提高辦公室管理水平淺談幾點認識。

關鍵詞：提升 辦公室 管理水平

辦公室理論上的概念就是處理一種特定事務的地方或提供服務的地方，在管理系統(tǒng)中就是擔負著上下溝通，內外聯系，左右協(xié)調的樞紐作用。實際工作中辦公室的設置又根據單位的規(guī)模、組織架構、部門職責及業(yè)態(tài)、產業(yè)特點的不同，它又可細分為縱向不同層級的辦公室和橫向不同工作類型的辦公室?？梢杂镁C合辦公室、科研辦公室、產業(yè)管理辦公室等名稱大致來區(qū)分。我所民品業(yè)態(tài)主管部門的產業(yè)管理辦公室要助力好民品產業(yè)的發(fā)展，就應該不斷提升辦公室管理水平。

1.設立健全的內設機構

按照我所“上接集團、外適軍改、內提效率”的原則；民品產業(yè)圍繞“智慧”與“安全”，基于“互聯網+”思維，打造海洋電子、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測、新型智慧城市建設、新能源等軍民融合的業(yè)務架構。遵循民品產業(yè)要精準發(fā)力，逐步聚焦，形成支撐民品產業(yè)做強做大的主打產業(yè)和拳頭產品的發(fā)展思路；民品產業(yè)主管部門對照自身主管業(yè)態(tài)經營管理，業(yè)務規(guī)劃布局、運行機制改革、綜合協(xié)調調度，指標分解考核等相關工作的職責對部門內部設立健全的內設機構。以此為基礎設置和配備更符合內設機構職責的崗位和人員，讓分工更明確、業(yè)務更聚焦、服務更精準、員工更專業(yè)。

2.明確崗位定位

（1）明確崗位職責，避免工作扯皮，打造精準化對接服務，提高辦公管理水平。根據部門職責明確辦公室各個處室及人員的職責權限，使每一個人各司其職、各盡其職。

（2）設置好崗位A/B角確保辦公室工作協(xié)調有序開展，提高工作效率，實現工作無縫對接，辦公室成員之間實行工作補位制度。

（3）規(guī)劃好辦公室的各類職種的崗位晉升通道，讓員工有目標和心里預期。辦公室工作人員科研成果少，評職稱難度較大，收入待遇不易提高，為有效提高工作積極性，辦公室在規(guī)劃各類職種崗位時，應該留有崗位晉升通道。

3.用制度管人、用流程管事

要帶出高效執(zhí)行力的辦公室團隊，首先應該明確管理本質，即“管人”和“管事”。管好人，厘清事，就是要依靠制度和流程，即“用制度管人，用流程管事”。

（1）用制度管人：有規(guī)矩，才有方圓，對于企業(yè)來說，有了規(guī)章制度，管起人來就會有據可依。員工該干什么，該怎么干，遇到問題該怎樣處理，才會有章可循。管理就能夠走向規(guī)范化，流程化，嚴謹化，公正化。這就要求產業(yè)管理辦公室在制定適合本部門業(yè)務特點的制度時，要深入考察和研究，善于利用企業(yè)現有的制度，合理制定適合本部門業(yè)務特點又能促進高效開展業(yè)務的制度，同時，也要隨著企業(yè)制度的修訂不斷的完善，避免制度的重復化和無效化。

（2）用流程管事：流程是企業(yè)運作的基礎，企業(yè)所有的業(yè)務都要流程來驅動。將工作規(guī)范形成科學合理、簡單實用的流程，能夠將辦公室人員從繁瑣的事務中解放出來，也有助于辦公室人員在執(zhí)行過程中明確自己在正確的時間做正確的事情，明確工作的順序和急需要達到的標準。

辦公室用制度約定管人，用流程來約定做事。讓員工明白什么事情應該做，什么事情不應該做。讓員工知道事情按照什么順序和標準做。

4.提高服務意識

辦公室人員要對辦公室工作的重要性有一定的認識，要緊跟民品產業(yè)的發(fā)展和變革，賦予自己工作熱情。轉變思想觀念和思維方式，放下機關作風，避免自我意識過高。在堅持搞好事務性、日常性工作的同時，應有自覺地服務意識和大局意識。緊跟產業(yè)發(fā)展、緊隨領導步伐、緊密聯系民品產業(yè)相關部門和單位，要從民品產業(yè)的發(fā)展、方向、布局等方面著眼開展工作。提高工作效率，不能在辦公室繁雜材料和瑣碎事務中得過且過，對政策和文件精神要進行深入理解，分析和研究，能起到參謀和助手的作用。

5.提高綜合素質、打造優(yōu)秀辦公團隊

辦公室人員綜合素質的高低，直接影響到辦公室工作的質量和效率。因此打造一支思想素質硬、業(yè)務能力強、職業(yè)道德高的優(yōu)秀辦公團隊才能匹配我民品產業(yè)不斷發(fā)展和優(yōu)化的良好趨勢。

（1）思想素質

辦公室人員必須要了解企業(yè)的背景，在政治上保持清醒和堅定，有高度的政治責任感和敏銳性，這是做好國企背景下產業(yè)管理辦公室工作的基本前提。

辦公室工作中涉及到日常的溝通、協(xié)調、對外交流、行政事務及黨建、發(fā)展規(guī)劃、政策研究、統(tǒng)計分析、機制改革、計劃制定、經營目標統(tǒng)計分析、規(guī)劃政策研究等諸多方面的工作，不僅繁瑣，有些還有較強的政治性這就要求辦公室人員必須不斷提高思想政治素質，嚴守政治組織紀律，處理日常工作和對外交流中，講奉獻、講原則、做事周到、待人謙遜、熱情，態(tài)度親切文明禮貌。要從政治大局的高度去認識、思考和處理工作中遇到的各種問題，以高度的政治責任感做好每一項工作。

（2）業(yè)務能力

辦公室的工作紛繁復雜、綜合性強，工作要求高。這就要求辦公室人員具備較強的綜合分析能力，組織協(xié)調能力、文字表達能力和交際能力、辦事能力，才能適應辦公室的工作。要根據我們實際工作提高業(yè)務能力和管理水平。一是要牢固樹立“細節(jié)決定成敗”的工作責任感，凡事要做出周密的安排，不留漏洞，尤其不能因為小小的失誤造成不可彌補的損失。要以求真的態(tài)度，對業(yè)務多思考、多鉆研，把每件小事做好。二是拓寬自己的知識面、充實自己的知識結構、提高文化水平。與時俱進的更新管理知識，文秘知識、計算機知識、網絡知識，熟練運用辦公管理軟件等。另外還要具備處理緊急和突發(fā)事件的應變能力。大膽創(chuàng)新，不斷探索工作的新思路，新途徑，以應對新形勢管理工作的需要。

（3）職業(yè)道德

要有良好的職業(yè)道德和認真負責的工作態(tài)度。要愛崗敬業(yè)恪守職責，腳踏實地的做好每項工作。辦公室工作涉及面廣，工作節(jié)奏快，責任大且任務繁重。要經常處理緊急或突發(fā)事件，難免壓力大，因此敢于面對困難、受得住委屈和考驗，處事冷靜、謹慎，保持平和的心態(tài)，飽滿的工作熱情和積極的人生態(tài)度。樹立良好的精神面貌和形象。

6.站位高、謀大局

作為民品業(yè)態(tài)主管部門，不僅是民品產業(yè)業(yè)態(tài)負責單位，負責民品產業(yè)全局、全面、全業(yè)務的經營管理工作，行使制度權、調度權、考核權、分配權。也是所里的行政機關部門。作為民品業(yè)態(tài)主管部門的產業(yè)管理辦公室不僅對所和控股公司的相關政策、組織架構、工作流程、規(guī)章制度，改革發(fā)展等做好上傳下達的紐帶作用，更要結合部門職責組織、協(xié)調各公司與所內外業(yè)務交際部門和單位的工作交流和對接，監(jiān)督和助力各公司的經營管理，促進公司健康可持續(xù)的發(fā)展。

（1）辦公室人員要增強全局觀念，堅持從民品發(fā)展的全局上、從領導的角度和政治高度去思考、策劃和處理問題，要從服務民品業(yè)態(tài)的工作實際出發(fā)，抓大事，抓重點工作，抓熱點、難點問題。

（2）做事要有中心，民品業(yè)務主管部門的產業(yè)管理辦公室就是要以服務民品、助力民品發(fā)展為中心任務開展工作，圍繞這個中心去考慮、籌劃和安排，充分發(fā)揮參謀助手的作用。同時還要善于總結，從總結中發(fā)現問題和經驗，做到胸中有數。這樣不但可以提高服務水平，還能及時有效的推動工作的落實。

（3）應積極主動地為領導決策服務，尤其是民品業(yè)態(tài)發(fā)展相關的重要決策。要及時吃透并認真研究決策，領會領導意圖，理清決策思路，特別圍繞民品業(yè)態(tài)關注的焦點、熱點、難點問題，及時提供有關方面的新情況，準確反映工作中的成績和不足、措施和建議，提出決策預案，供領導借鑒和參考。重大決策后，立即分解任務、安排落實并及時跟蹤執(zhí)行情況，特別是決策落實過程中遇到的問題和困難，促進決策在民品業(yè)態(tài)的全面貫徹落實。

總之，按照我所經營發(fā)展的大方向，圍繞我民品產業(yè)的布局和發(fā)展的中心任務，結合我民品業(yè)態(tài)主管部門的實際工作和職責，我產業(yè)管理辦公室在健全的內設機構、明確的崗位職責、完善的制度流程、自覺的服務意識、高素質的辦公團隊、站的高看得遠的謀大局意識等方面做好努力、下足功夫，必然能不斷提升我產業(yè)管理辦公室的管理水平，從而助我所民品產業(yè)的健康和持續(xù)發(fā)展的一臂之力。

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