辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理策略研究

李娟

[摘要]隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)與科技的大力發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)在各行各業(yè)當(dāng)中得到了廣泛的應(yīng)用，辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)使得傳統(tǒng)的檔案管理策略受到了巨大的挑戰(zhàn)，在管理方法和管理理念上都要求有一定的改進(jìn)與創(chuàng)新。目前的檔案管理體系當(dāng)中，已經(jīng)在信息管理、財(cái)務(wù)管理以及資源管理等方面上實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，辦公自動(dòng)化環(huán)境對(duì)檔案管理模式起到了重要的影響作用。但是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理還存在著一些問(wèn)題，因此，如何在辦公自動(dòng)化環(huán)境下保證檔案管理的有效性，是我們目前需要解決的重點(diǎn)問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化環(huán)境 人事?tīng)?zhēng)議 仲裁 檔案管理 策略研究

辦公自動(dòng)化也叫做0A，是指利用現(xiàn)代通信技術(shù)、辦公自動(dòng)化設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或工作站來(lái)實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理、信息管理和決策支持的綜合自動(dòng)化，是一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化在勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁的檔案管理工作中起到了重要的作用，辦公自動(dòng)化不僅更新了檔案管理工作中的傳統(tǒng)思想、傳統(tǒng)管理手段，而且也減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。辦公自動(dòng)化環(huán)境下的勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案管理需要應(yīng)用到計(jì)算機(jī)技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)化歸檔方案、人員培訓(xùn)等多個(gè)方面的密切結(jié)合。本文主要對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁院的檔案管理策略進(jìn)行探究。

一、辦公自動(dòng)化環(huán)境下仲裁檔案管理存在的問(wèn)題

（一）不同地區(qū)間的仲裁檔案管理水平不均衡

由于不同地區(qū)之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在一定的差異，因而造成了勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案管理水平出現(xiàn)不平衡的現(xiàn)象。在一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展較為迅速的地區(qū)當(dāng)中，已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化，電子檔案也已經(jīng)取代了紙質(zhì)檔案，并且其檔案管理設(shè)備也較為先進(jìn)。但是在一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展較為落后的區(qū)域，仍然使用紙質(zhì)檔案的管理方式，不僅占用的面積大，而且工作的效果不高。雖然有些地區(qū)使用電子檔案管理，但是存在著設(shè)備落后、管理效率低等問(wèn)題。

（二）檔案查閱程序不規(guī)范

檔案的查閱應(yīng)該有專業(yè)的、規(guī)范的程序，這是保證檔案安全管理的有效措施。但是勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案的查閱過(guò)程較為復(fù)雜，如果查閱程序沒(méi)有得到相應(yīng)的完善，就會(huì)產(chǎn)生檔案丟失、國(guó)家機(jī)密泄露等現(xiàn)象，造成難以想象的損失。此外，我們使用電子檔案管理方法進(jìn)行勞動(dòng)人事仲裁檔案管理也是存在一定風(fēng)險(xiǎn)的，有些掌握高科技犯罪手段的不法分子可以進(jìn)入到檔案管理程序中進(jìn)行信息的盜取，嚴(yán)重影響國(guó)家和個(gè)人信息、隱私的安全。

（三）資金投入力度小

保證勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案管理有充足的資金投入，才能在一定程度上對(duì)仲裁檔案管理建設(shè)進(jìn)行完善。但是，我國(guó)的勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案管理缺乏一定的資金支持，并且不同區(qū)域的資金投放力度也不均勻。由于?？钯Y金的投放力度不足，所以使得仲裁檔案管理缺乏財(cái)政補(bǔ)貼的支持，阻礙了勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案管理水平的提高。

（四）缺乏專人的管理

許多勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁院中對(duì)參加仲裁檔案管理的工作人員沒(méi)有明確的要求，因此許多的檔案管理人員缺乏專業(yè)方面的管理知識(shí)，而且對(duì)計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)的了解和應(yīng)用也不熟練，專業(yè)培訓(xùn)的力度不足，所以導(dǎo)致了仲裁檔案的管理工作的質(zhì)量和效率不能得到有效的提高。除此之外，仲裁檔案的管理人員缺乏檔案收集的意識(shí)，很容易進(jìn)入管理上的誤區(qū)，這都是限制仲裁檔案管理效率提高的主要因素。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理策略

（一）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全和檔案管理信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的主要組成部分，具有安全、可靠、高效、完整的特點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)就是保護(hù)系統(tǒng)中的各個(gè)組成部分不受到破壞，保證工作的正常進(jìn)行。勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案中涉及到了許多機(jī)密的信息，關(guān)系到了個(gè)人信息、隱私的保護(hù)與用人單位的商業(yè)機(jī)密，因而，仲裁檔案管理工作中的辦公自動(dòng)化要求加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全并且實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）培養(yǎng)仲裁檔案管理人才機(jī)制

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，隨著仲裁檔案的數(shù)量增多，信息不斷的豐富，管理方式更加的復(fù)雜、繁瑣，這就對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更多的要求。所以，建立并且培養(yǎng)仲裁檔案管理人才機(jī)制是至關(guān)重要的。第一，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的技能培訓(xùn)，其中包括檔案法規(guī)、信息管理等方面。并且定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)并且掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)，對(duì)仲裁檔案管理工作能夠以最便捷的方式進(jìn)行檢索。第二，要制定科學(xué)、合理的考核制度。勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)性的工作，通過(guò)建立相應(yīng)的考核制度，把仲裁檔案管理工作與考核中的獎(jiǎng)懲制度聯(lián)系起來(lái)，提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，培養(yǎng)工作人員的敬業(yè)精神。

（三）科學(xué)、合理的制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

仲裁檔案管理工作的內(nèi)容和流程包括很多方面，因此，在制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)要做到科學(xué)、合理性，并且符合檔案部門頒布的各種標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定。進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理要結(jié)合勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案的特點(diǎn)和實(shí)際，對(duì)需要?dú)w檔的材料進(jìn)行嚴(yán)格要求。此外，對(duì)仲裁檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要進(jìn)行定期的修改，保證檔案的規(guī)范化管理。

（四）加大基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度

仲裁檔案管理工作對(duì)勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁院具有非常重要的作用，因此，管理機(jī)關(guān)應(yīng)該加大投資力度，保證檔案管理工作中的基礎(chǔ)設(shè)施的完整性，以便提高仲裁檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下加大對(duì)仲裁檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，其中包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等等，在仲裁檔案管理方面逐漸的實(shí)現(xiàn)信息化辦公，提高檔案管理工作的效率。

三、小結(jié)

通過(guò)對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案管理存在的問(wèn)題以及策略的研究，我們了解到了，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，仲裁檔案管理在勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁案件中發(fā)揮了重要的作用。隨著辦公自動(dòng)化以及社會(huì)信息化的仲裁檔案管理模式的發(fā)展，仲裁檔案管理發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。因此，在仲裁檔案的管理過(guò)程中應(yīng)該充分融入到辦公自動(dòng)化環(huán)境中，與時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，在辦公自動(dòng)化的大趨勢(shì)下，使得勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案管理工作發(fā)揮其職能作用，保證我市勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁院的長(zhǎng)久發(fā)展。