人事檔案管理工作中存在的問題與對策

向星蓓

[摘要]人事檔案管理是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色。文章對人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行了總結(jié)，從加強(qiáng)檔案管理意識、完善人事檔案管理制度、加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)等方面，提出了相應(yīng)的解決對策，希望能給我們高中生些許啟發(fā)，加強(qiáng)對人事檔案管理工作的認(rèn)識。

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理 問題 對策

人事檔案包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷和專業(yè)技術(shù)資料以及政治資料等。反映了個人在一定時間內(nèi)所取得的成果，并為單位提供了動態(tài)而又真實(shí)的信息記錄，而對個人定居、找工作、以致結(jié)婚生子都有重大的影響。而隨著我國改革的不斷深入，傳統(tǒng)的認(rèn)識檔案管理模式也出現(xiàn)了一些問題，如人口流動造成的空擋問題等，這些給我國檔案管理工作造成了很大的困擾，因此，需要結(jié)合當(dāng)代新形勢的要求，不斷提高檔案管理工作水平，為社會主義和諧社會建設(shè)服務(wù)。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理意識薄弱

人事檔案管理意識薄弱主要在以下兩方面體現(xiàn)出來：

第一，領(lǐng)導(dǎo)不重視。目前大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)均認(rèn)為檔案管理不僅費(fèi)時費(fèi)力，且無法在短時間內(nèi)獲得經(jīng)濟(jì)效益，因而他們都只對短期的經(jīng)濟(jì)效益重視，未給予檔案管理工作充足的經(jīng)費(fèi)，先進(jìn)的檔案管理設(shè)備也未配備。

第二，員工檔案意識差。員工認(rèn)為檔案管理可有可無，缺乏清晰的認(rèn)識。為了一些眼前利益在檔案填寫時弄虛作假。再加上企業(yè)對檔案的不重視，進(jìn)一步淡化了人們的檔案意識。

（二）檔案管理信息化程度不高

現(xiàn)階段，雖然很大一部分企業(yè)為了有序開展檔案管理工作，建立起了一套較為合理的檔案管理系統(tǒng)，但就總體而言，占到一半以上企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)均缺乏較高的信息化程度，計(jì)算機(jī)技術(shù)人才較少，以紙質(zhì)形式查閱檔案仍是大多數(shù)企業(yè)在檔案管理工作采用的主要方式，檔案管理效率低。

（三）檔案管理人員管理水平不高

一些企業(yè)在實(shí)際工作中未配備專業(yè)的檔案管理人員，大多由其它人員兼職。兼職檔案管理人員則存在工作變動頻繁、業(yè)務(wù)不熟等情況，不了解檔案的重要性，也不知該怎樣搜集、整理檔案材料，對檔案管理水平造成了嚴(yán)重影響。

二、解決人事檔案管理工作問題的對策

（一）加強(qiáng)檔案管理意識

目前，制約企業(yè)人事檔案管理工作的關(guān)鍵便是檔案意識。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對自身檔案意識予以強(qiáng)化，對人事檔案工作的特點(diǎn)、地位與作用有了正確認(rèn)識，并加大資金投入，對檔案管理設(shè)施進(jìn)行強(qiáng)化，定期對檔案管理工作展開檢查與指導(dǎo)，只有領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識加強(qiáng)了，員工才能對檔案管理工作引起重視。檔案管理部門要對自身工作的重要性有充分的認(rèn)識，樹立高度的責(zé)任感，保證檔案材料收集的及時性與完整性，保證人事檔案質(zhì)量，而普通員工也要具備良好的檔案意識，清楚認(rèn)識到檔案與自身利益的緊密聯(lián)系，自覺遵守檔案管理制度。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)十分必要。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感。才能在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。

（三）完善人事檔案管理制度

人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來辦事。要建立健全《收集制度》、《鑒別歸檔制度》、《保管保密制度》、（（杳閱制度》等管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依。人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

（四）加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

要將檔案工作當(dāng)做一件大事來抓，高度重視這項(xiàng)工作，并在檔案工作中嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定去做，一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，庫房面積每千卷需20至25平方米，另一方面還要在庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

（五）促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)

要想切實(shí)加強(qiáng)人事檔案管理工作和提高工作的效率，需要進(jìn)行信息化建設(shè)，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)行現(xiàn)代化的管理方式，從基礎(chǔ)上對檔案管理工作進(jìn)行改革，這樣才會為良好的檔案科學(xué)管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、總結(jié)

在企業(yè)的檔案管理中，人事檔案管理是一個不可或缺的部分，不斷變化的經(jīng)濟(jì)形式，加快了企業(yè)人員的流動，也不斷暴露出了人事檔案管理工作中的各種問題，對檔案管理工作的效率造成了嚴(yán)重影響。為此，企業(yè)檔案管理人員必須同時代發(fā)展保持同步，以科學(xué)的方法管理檔案，不斷對工作經(jīng)驗(yàn)予以總結(jié)，真正提高服務(wù)水平，提高檔案管理工作的效率。