淺談人事檔案的意義及作用

李娟

[摘要]在中國每個(gè)人身份信息的界定都依賴于檔案、戶籍和單位。其中人事檔案體現(xiàn)了單位組織和上級領(lǐng)導(dǎo)對個(gè)人進(jìn)行全方位的跟蹤監(jiān)督，相伴終身。有的官員干部為了仕途不惜冒著違規(guī)違紀(jì)的處罰篡改檔案內(nèi)的材料；而流動(dòng)人員則視檔案為無物，死黨棄檔日益增多。為什么不同的人群看待人事檔案會(huì)有這么大的差異？這就需要我們了解檔案是什么及起什么作用的問題上來，下面我們一起來探討探討。

[關(guān)鍵詞]人事檔案 意義 作用

一、人事檔案的由來

按照早前制度的設(shè)計(jì)，單位組織和上級領(lǐng)導(dǎo)可以依據(jù)人事檔案對個(gè)人進(jìn)行全方位的跟蹤監(jiān)督，并相伴終身。據(jù)說中國現(xiàn)今的人事檔案制度始于干部審查制度，也就是對每個(gè)干部進(jìn)行審查，主要是審查他的過去經(jīng)歷、思想覺悟、品質(zhì)能力、社會(huì)關(guān)系等等，看他是否“純潔”。審查結(jié)果要寫成組織鑒定，與個(gè)人交代材料等一起，共同構(gòu)成干部人事檔案的最初基本內(nèi)容，慢慢地就形成了中國的人事檔案制度，并沿用至今。也正是因?yàn)檫@些特性，人事檔案總是與機(jī)密聯(lián)系在一起——你的檔案，組織可以調(diào)閱，而你自己卻不能看。

（一）人事檔案裝入了哪些材料

我們自己都不能看的檔案內(nèi)裝入了哪些材料呢？根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，會(huì)將以下材料歸入本人檔案：履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績、審批材料），政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時(shí)間等問題的審查材料），參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料（包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)、英雄模范先進(jìn)事跡），處分材料（包括甄別、復(fù)查材料，免于處分的處理意見），錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料，以及其他可供組織上參考的材料等，幾乎涵蓋了個(gè)人全部信息。

（二）不同的群體對人事檔案的不同態(tài)度

“公務(wù)員的命根，流動(dòng)者的雞肋有人這樣評價(jià)人事檔案。

就官員干部來說，人事檔案異常重要。其履歷、工作業(yè)績、能力、獲獎(jiǎng)或被處分的情況等等，都通過檔案呈現(xiàn)在組織部門眼中，更不用提最基本的申報(bào)職稱、工齡計(jì)算、退休審批等20項(xiàng)事物。組織會(huì)根據(jù)政策規(guī)定對準(zhǔn)備提拔的人員的人事檔案進(jìn)行查閱，如不充分考慮“德才水平、工作實(shí)績”，只要干部達(dá)到一定年齡界限就不再予以提拔、甚至必須“退居二線”，只有具備一定學(xué)歷文憑，才能獲得提拔重用。于是，“年齡、學(xué)歷”往往成為最易引發(fā)干部造假?zèng)_動(dòng)的關(guān)鍵檔案信息，因此檔案造假在一些被查處干部中屢見不鮮。

形成鮮明對比的是，流動(dòng)人員卻視檔案如同雞肋。早在2002年人事部全國人才流動(dòng)中心以及各省市人才交流服務(wù)中心就做過一項(xiàng)不完全統(tǒng)計(jì)，全國至少有60萬“棄檔族”。如今，這樣的棄檔族越來越多。上世紀(jì)90年代初期開始，大批企業(yè)關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)，新的用工制度逐漸建立，這導(dǎo)致人員流動(dòng)性增加，職工的檔案管理逐漸與企業(yè)分離。這意味著“單位人”開始向“社會(huì)人”轉(zhuǎn)變。加之，1997年，國務(wù)院下發(fā)《關(guān)于建立統(tǒng)一的企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的決定》，開始在全國建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險(xiǎn)也開始與人事檔案脫鉤。在1998年6月以后上社會(huì)保險(xiǎn)的部分人群，可以基本上脫離檔案的束縛，即在退休時(shí)，不需審查檔案，無需依據(jù)檔案中記載內(nèi)容確定保險(xiǎn)利益。

“沒有檔案，醫(yī)保、社保也能交，換工作很容易。我上班十多年，連檔案在哪都不知道，也沒影響。只要不考公務(wù)員，檔案沒啥用?！币晃皇茉L者大學(xué)畢業(yè)后也沒過問過檔案的事情。

二、檔案的作用

（一）檔案對國家任人選拔的作用

干部人事檔案是一面鏡子，能夠清晰地展示干部的基本信息和成長經(jīng)歷，是選任干部的基本憑證和重要依據(jù)。然而，個(gè)別地方和單位出現(xiàn)的干部檔案材料短缺、信息失真乃至涂改造假等問題，使這面鏡子蒙上了灰塵。影響了干部選拔任用的嚴(yán)肅性，也影響了黨和政府在群眾心目中的良好形象，給一些別有用心的人鉆了空子，因此各級黨委對在職干部檔案“體檢”，防止干部“生病”檔案誤導(dǎo)干部的選拔任用，這是很有必要的。

很長一段時(shí)間以來，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部“三齡兩歷一身份”丑聞時(shí)有曝光，前幾年，身份、年齡、履歷、檔案均涉嫌造假的石家莊團(tuán)市委原副書記王亞麗，就曾經(jīng)讓媒體和大眾將目光聚焦于干部的“三齡兩歷一身份”信息真實(shí)上；今年一名“假黨員、假干部、假學(xué)歷”的“三假”干部魏崇金，居然成為國務(wù)院下屬事業(yè)單位，中國國際扶貧中心副主任，成了一名炙手可熱的處級干部。隨著事件的曝光，再一次將大家的視線集中到了干部的檔案上，到底現(xiàn)任干部隊(duì)伍中，還有多少個(gè)王亞麗、魏崇金混在干部隊(duì)伍里，確實(shí)值得各級黨委高度重視。

因此，對現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)干部的“三齡兩歷一身份”進(jìn)行嚴(yán)肅的“體檢”，甄別那些虛假的領(lǐng)導(dǎo)干部信息，確保每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)干部的干部檔案真實(shí)可信，并且堅(jiān)決實(shí)行干部任前檔案審核制度，堅(jiān)持檔案有問題的不提拔、緩提拔，確保從源頭上防止干部“帶病提拔”，這對塑造干部選拔任用的嚴(yán)肅性，確保干部的選拔和任用工作風(fēng)清氣正，讓群眾滿意，讓社會(huì)滿意，無疑是很有必要的。

干部的選拔任用，事關(guān)黨的宏圖偉業(yè)，其重要性無與倫比，因此對在職干部檔案“體檢”，這對確保干部選拔任用的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性都是很有必要的。

（二）檔案對用人單位的作用

對于用人單位來說，檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據(jù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)?，F(xiàn)代企業(yè)為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準(zhǔn)確地了解員工，通常會(huì)將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合。尤其會(huì)將檔案中的學(xué)業(yè)成績及思想表現(xiàn)情況作為接收畢業(yè)生的重要依據(jù)。而在用人過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)匯總，歸入本人檔案，作為考核依據(jù)。因此用人單位在人員錄用、晉級、考核時(shí)，都會(huì)經(jīng)常使用檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。特別是在新的《勞動(dòng)合同法》實(shí)施以后，單位用人更加謹(jǐn)慎，嚴(yán)把人才進(jìn)口關(guān)成為單位降低勞動(dòng)成本、減少勞動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的首選防范措施。

（三）檔案對個(gè)人的作用

現(xiàn)階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有其真實(shí)性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強(qiáng)的法律效益。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學(xué)和管理等工作服務(wù)，同時(shí)也為個(gè)人切身利益服務(wù)，幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。對于個(gè)人來說，無論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。

例如學(xué)籍檔案可以為各類在校生、畢業(yè)生的就業(yè)、留學(xué)或畢業(yè)證書丟失的同學(xué)出示成績證明、學(xué)歷證明、姓名更正、參加工作時(shí)間等有關(guān)證明。在職人員在申報(bào)技術(shù)職稱時(shí)，檔案可以提供所需材料，如申報(bào)人目前擁有的職稱資格文件、您獲得的優(yōu)秀教學(xué)成果獎(jiǎng)、科技進(jìn)步獎(jiǎng)、主持參加的科研課題、您在本項(xiàng)目中所起的作用、各種獎(jiǎng)勵(lì)、申報(bào)人所起草的文件及完成某項(xiàng)重大任務(wù)的任務(wù)書等材料?？梢哉f每個(gè)人都在以自己的實(shí)踐活動(dòng)譜寫著自己的歷史，同時(shí)將其轉(zhuǎn)化為文字在檔案中不斷補(bǔ)充、不斷添入新內(nèi)容。所以說人事檔案將伴隨每個(gè)人的一生并發(fā)揮著重要的作用。

根據(jù)國家規(guī)定，有人事檔案管理權(quán)限的機(jī)構(gòu)可以統(tǒng)一保管本單位員工檔案，也可委托縣以上（含縣）政府人事部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；沒有人事檔案管理權(quán)限的單位不得擅自管理員工檔案，可委托政府人事部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管，嚴(yán)禁私人保管或放到?jīng)]有人事檔案管理權(quán)限的單位。

在各級政府人事部門人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)保存人事關(guān)系及檔案的人員，人才中心將保障其合法權(quán)益和應(yīng)有的社會(huì)、政治待遇，如保留原有身份、調(diào)整檔案工資、辦理轉(zhuǎn)正定級、人才引進(jìn)、黨團(tuán)關(guān)系管理，代辦職稱評審、計(jì)劃生育指標(biāo)、出具以檔案為依據(jù)的各種證明等等。如果流動(dòng)人員違反規(guī)定把人事檔案放到其他部門或機(jī)構(gòu)，各級人事部門將不承認(rèn)其原有身份，必然損害其自身利益，使其應(yīng)享受的上述待遇得不到應(yīng)有保障。