基于信息時代背景下檔案管理工作創(chuàng)新路徑分析

文/劉亞軍

基于信息時代背景下檔案管理工作創(chuàng)新路徑分析

文/劉亞軍

天津市公路處

信息時代的到來，使得社會公眾的生活面臨著同以往截然不同的變化。在信息時代背景之下，如欲切實提升檔案管理工作的質(zhì)量與水平，則要求每一個檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)在日常工作中注重發(fā)揮信息資源的共享和交流功能，以此提升檔案信息資源的價值和作用，同時，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注重引進具備較高職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)水平的檔案管理人才，對傳統(tǒng)檔案管理方式加以大膽創(chuàng)新，如此方可適應(yīng)時代發(fā)展的潮流。

信息時代；檔案管理；創(chuàng)新

1 信息時代對于檔案信息資源管理的影響概述

現(xiàn)今，人類社會的經(jīng)濟與技術(shù)水平取得長足長進。特別是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)演進為物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之后，已然實現(xiàn)了物和物、物和人以及人和人之間的高效聯(lián)系。公眾依托云計算、智能手機、電腦和分布在世界各地的傳感器，從而使得大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)與發(fā)展成為現(xiàn)實。因此可以說，信息時代最為顯著的特質(zhì)便是大數(shù)據(jù)這一全新概念的提出。舍恩伯格與庫克耶所編撰的《大數(shù)據(jù)時代》一書中，最早拋出了“大數(shù)據(jù)”一詞的概念。所謂的“大數(shù)據(jù)”，乃是指依托全部數(shù)據(jù)實現(xiàn)信息資源的高效分析處理，而非簡單地采用部分?jǐn)?shù)據(jù)進行隨機分析或抽樣調(diào)查。從大數(shù)據(jù)的特質(zhì)來看，其表現(xiàn)出“4V”性，即“Vol-ume”、“Velocity”、“Variety”、“Value”。具體而言：（1）大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)體量巨大，其級別已經(jīng)從TB發(fā)展到了PB。（2）大數(shù)據(jù)的種類繁多，涵蓋了視頻與圖片、網(wǎng)絡(luò)日志，以及醫(yī)療記錄、學(xué)習(xí)筆記、軍事記錄和大容量的檔案不一而足等。（3）大數(shù)據(jù)具有高效的信息處理速率，在大數(shù)據(jù)中有“1秒處理”的定律，也就是說，在1秒之內(nèi)能夠通過各個數(shù)據(jù)庫獲得最多、最有價值的信息。

在當(dāng)今社會公眾的生活中，遍地都可以見到大數(shù)據(jù)的存在與影響。以智能手機為例，無論打開哪一款A(yù)PP，如登錄微博關(guān)注時事、登錄微信同他人交流等，均直接或者間接地參與到了大數(shù)據(jù)的運用行列之中。

作為檔案信息資源而言，其乃是是記錄文化傳統(tǒng)與歷史長河中人與物之間發(fā)生的各類事件的“收藏器”。依托對檔案信息資源的保管和利用，公眾能夠查詢其所需要的各類信息資源。同時，公眾能夠通過對檔案信息資源的開發(fā)與利用，學(xué)習(xí)各類優(yōu)秀文化成果，由此，將檔案稱為人類智慧的物態(tài)結(jié)晶這一說法是毫不為過的。

檔案的存在，使得記錄人文地理、發(fā)展人類傳統(tǒng)、留住歷史故事的想法成為現(xiàn)實。不過，對于檔案信息資源而言，其需要被妥善地管理。唯有被妥善管理的檔案，方才能夠發(fā)揮出其最大的價值與功用。傳統(tǒng)檔案管理方法通常采用文字記載的形式，此種形式的檔案極易發(fā)生損毀或散佚，而且所保存的檔案數(shù)量也通常受到各種限制。通過對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，便能夠借助此種數(shù)據(jù)所具備的技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)對檔案信息資源的最佳保管，并為后續(xù)的開發(fā)與利用奠定了良好的條件。

2 信息時代背景下檔案管理工作所迎來的發(fā)展機遇

2.1 實現(xiàn)對檔案管理工作的優(yōu)化配置

在信息時代背景之下，檔案管理工作必須抓住發(fā)展的機遇，唯有如此，方可適應(yīng)時代發(fā)展的潮流。依托大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案管理，能夠最大程度地提升檔案管理質(zhì)量與水平，優(yōu)化檔案管理機制，降低檔案管理成本。

2.2 實現(xiàn)對檔案保存水平的切實提升

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案往往在管理層面存在著諸多的不便，檔案保存的水平比較落后，尤其紙質(zhì)檔案應(yīng)對風(fēng)險的能力非常弱，如若發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等情形，則會對檔案的存放安全產(chǎn)生較大的威脅，同時，隨著時間推移，紙質(zhì)檔案還會出現(xiàn)字跡模糊等問題，通過對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，能夠有力地規(guī)避前述問題的發(fā)生，進而延長檔案的使用壽命。

3 信息時代背景下檔案管理暴露出的相關(guān)問題

3.1 檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)較為欠缺

現(xiàn)階段，制約檔案管理工作發(fā)展的主要問題，便是表現(xiàn)為相當(dāng)一部分檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)欠缺。這些檔案管理工作者的管理理念落后，無法適應(yīng)全新的檔案管理模式。

3.2 信息安全隱患

在信息時代背景下，檔案的安全管理十分重要，不過公眾普遍缺乏信息風(fēng)險意識，因而造成現(xiàn)今的信息存在較大的安全隱患。信息時代背景下，檔案信息資源更為透明化，因此，黑客極易侵入檔案管理系統(tǒng)，如此便會造成檔案信息資源發(fā)生泄露。

4 信息時代背景下檔案管理工作創(chuàng)新的應(yīng)對策略

4.1 創(chuàng)設(shè)規(guī)范化的檔案管理機制

在信息時代背景下，基于能夠更好地推動檔案管理工作的順利進行，因此應(yīng)對借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，創(chuàng)設(shè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理機制，依托制度的約束力，推動檔案管理工作的有序發(fā)展。有鑒于此，在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，應(yīng)對從實際出發(fā)，依托各類現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，將檔案信息以圖片、視頻以及音頻等方式進行刻錄存檔，如此能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的全面性和檔案管理的合理性。同時，必須優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，控制管理人員的比例，提升管理效率，并構(gòu)建管理平臺，實現(xiàn)動態(tài)管理。

4.2 提升檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)

信息時代的到來，對檔案管理工作者提出了更高的要求，為了能夠勝任工作，廣大檔案管理工作者應(yīng)對努力提升自身專業(yè)水平。有鑒于此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)借助宣傳教育等方式，使檔案管理工作者意識到在信息時代背景下必須掌握各類信息技術(shù)；同時，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作者進行系統(tǒng)的培訓(xùn)，并建立常態(tài)培訓(xùn)機制，以此培養(yǎng)其良好的檔案管理意識和專業(yè)水平。

4.3 加大軟硬件建設(shè)力度

信息時代背景下開展檔案管理工作，必須具備足夠的軟硬件支持，因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)切實做好硬件設(shè)施的建設(shè)工作，加大資金的投入，購買必要的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，為檔案管理工作的有序推進奠定堅實的基礎(chǔ)。。

5 結(jié)語

信息時代背景之下，給檔案管理工作帶來了全新的機遇與挑戰(zhàn)，怎樣依托和發(fā)揮各類信息技術(shù)優(yōu)勢，提升檔案管理工作水平，是現(xiàn)階段檔案工作者應(yīng)考慮的重點問題。

[1]鐘素英；淺析企業(yè)檔案管理信息化[J]；蘭臺世界；2012年S1期。

劉亞軍（1977-2—）男，籍貫：河北省，學(xué)歷：大學(xué)本科，職稱：館員，研究方向：文書檔案管理。