用“人力資源儀表盤”啟動(dòng)年終總結(jié)

李妮

2017年已接近尾聲，又到了寫年終總結(jié)的時(shí)間。估計(jì)不少企業(yè)的人力資源負(fù)責(zé)人開始頭疼：“隔壁財(cái)務(wù)部提交的年終總結(jié)，既清晰明了，又能作為公司下一年度業(yè)務(wù)決策的有效支撐。而自己如何才能做出一份既讓老板滿意，又能體現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的人力資源年終總結(jié)？”如果你也有這樣的困擾，今年不妨試著借助“人力資源儀表盤”這個(gè)工具吧。

何謂“人力資源儀表盤”

人力資源儀表盤（Human Resource Dashboard）是將數(shù)據(jù)經(jīng)過收集、分類、匯總后進(jìn)行分析，通過圖、表等形式，展現(xiàn)出較為直觀的人力資源數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)間的關(guān)系。

如果對(duì)以上的解釋仍有困惑，可以想象一下汽車上的儀表盤。汽車的儀表盤會(huì)體現(xiàn)很多信息，其主要用途一是顯示汽車的實(shí)時(shí)情況，比如車速、燃油狀況；二是記錄歷史數(shù)據(jù)，比如行駛公里數(shù)等；三是發(fā)出預(yù)警信息，比如燃油過低、安全帶警報(bào)、胎壓警報(bào)等。人力資源儀表盤也同理，可以用來展示人力資源工作的實(shí)時(shí)信息、歷史比對(duì)信息、預(yù)警信息等等。比如，用來展示公司或部門內(nèi)的員工信息，公司、部門或員工的績(jī)效情況，關(guān)鍵人員的即時(shí)信息，推行某項(xiàng)改革前后的人力資源效率數(shù)據(jù)比對(duì)等等。通過人力資源儀表盤，人力資源管理者可以全盤、清晰、有效地看到企業(yè)現(xiàn)有人力資源狀況和存在的問題，為制定發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)決策提供人力資源方面的依據(jù)。

總而言之，人力資源儀表盤是一個(gè)能將人力資源工作量化、幫助管理者了解人力資源現(xiàn)狀及問題的工具。它的價(jià)值并不只體現(xiàn)在年中/年終總結(jié)報(bào)告里，更大的價(jià)值在于幫助管理者預(yù)警和及時(shí)解決問題。當(dāng)然，對(duì)于還不太熟悉這個(gè)工具的HR來說，可以先在年終總結(jié)里嘗試使用。

人力資源儀表盤的分類

以前，一到年底，財(cái)務(wù)部門都在加班整理數(shù)據(jù)，寫分析報(bào)告，而人力資源部的總結(jié)報(bào)告數(shù)據(jù)總是少得可憐，有時(shí)不得不套用往年的資料。但隨著企業(yè)管理越來越專業(yè)，這樣的分析報(bào)告已經(jīng)完全不被認(rèn)可，用數(shù)據(jù)說話日益成為HR必須精通的工作。

例如：某公司業(yè)務(wù)部門亟須拓展全國(guó)性業(yè)務(wù)，提出急招50名銷售人員的招聘需求。如果人力資源部仍按照以往服務(wù)部門的定位，二話不說就去招人，中間可能會(huì)遇到很多問題，比如未按期限招來人，或者招到的人不適合業(yè)務(wù)部門需要，HR很可能因此成為“背鍋俠”。明智的做法是什么呢？招聘需求來了，HR 首先要進(jìn)行需求分析、崗位及工作量分析，看看這個(gè)招聘需求是否合理。另外，還要盤點(diǎn)現(xiàn)有人才，掌握目前現(xiàn)有的銷售人員數(shù)量、能力，與新招人員如何搭配，其他業(yè)務(wù)單元或部門是否有合適人選進(jìn)行內(nèi)部調(diào)崗，全國(guó)性業(yè)務(wù)的組織形式是集中管理還是大區(qū)/省分公司管理，未來是否要分級(jí)管理，等等。因?yàn)檫@些情況將來都有可能涉及人員的晉升和調(diào)薪。以上問題都解決后，還要考慮招聘渠道、招聘成本、培訓(xùn)成本、薪資成本等。如果HR能把這些問題清晰地通過儀表盤的形式制作出來，業(yè)務(wù)部門的人力成本與產(chǎn)出的關(guān)系就會(huì)更有依據(jù)。

人力資源儀表盤的數(shù)據(jù)大致可以分為四類，不同類別的數(shù)據(jù)信息對(duì)應(yīng)的功能也不盡相同。

基本信息類

反映人力資源即時(shí)信息或一段周期內(nèi)的運(yùn)行情況。通過這類數(shù)據(jù)，可以分析人力資源構(gòu)成是否合理，運(yùn)行是否正常，幫助管理者決策未來是否需要調(diào)整某些人力資源政策。這類信息主要包括：

1. 人力資源基本構(gòu)成。這類數(shù)據(jù)是人力最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)，一般從員工檔案信息中即可得到，比如年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、司齡結(jié)構(gòu)等。

2. 人力資源存量狀況。這類數(shù)據(jù)能夠反映當(dāng)前某個(gè)階段的人力資源狀況，比如員工基準(zhǔn)總數(shù)、新員工比率、新員工流失率、主動(dòng)離職率等。

管理效率類

反映人力資源各模塊的管理效率。通過這類數(shù)據(jù)可以分析管理效率的變化，或推行某些管理措施后的效果。比如崗位平均招聘周期、招聘到崗率、培訓(xùn)員工覆蓋率、培訓(xùn)計(jì)劃完成率、工傷事故件次、勞動(dòng)仲裁件次等。

績(jī)效相關(guān)類

反映公司、部門或員工的績(jī)效情況，通過關(guān)聯(lián)的績(jī)效指標(biāo)信息，便于深層次分析指標(biāo)問題產(chǎn)生的原因。比如生產(chǎn)完成率、發(fā)貨及時(shí)率、回款完成率、回款周期等。

財(cái)務(wù)相關(guān)類

這類數(shù)據(jù)反映的是公司戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)情況，一般和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相結(jié)合。這類數(shù)據(jù)為高層管理者提供重大決策的依據(jù)。比如人均產(chǎn)值、人均銷售額、人均利潤(rùn)、人工成本、人事費(fèi)用率、人工成本比率等。

人力資源儀表盤VS年終總結(jié)

通過人力資源儀表盤制作出優(yōu)秀的年終總結(jié)報(bào)告需要一定的基礎(chǔ)。

首先，要做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。做人力資源儀表盤，首先必須有數(shù)據(jù)。一般情況下，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是有限的，這就要求HR在日常工作中做好數(shù)據(jù)收集工作，并對(duì)基本的數(shù)據(jù)分析方法、統(tǒng)計(jì)方法有一定的了解。

其次，熟練進(jìn)行人力資源軟件/ EXCEL操作。目前市面上有一些人力資源方面的軟件，有些軟件具備人力資源儀表盤功能。但對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來說，人力資源的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析還不像財(cái)務(wù)那么成熟，很多企業(yè)并不用分析軟件。好在人力資源的數(shù)據(jù)不像財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)那么海量，用EXCEL就可以操作分析。就目前的情況來看，熟練掌握Excel依然是人力資源管理者必備的技能。

最后，要了解公司業(yè)務(wù)，熟悉業(yè)務(wù)流程。HR最終的目的，不是為了展示數(shù)據(jù)，而是要根據(jù)數(shù)據(jù)說明現(xiàn)狀、問題和解決方案。只有對(duì)部門工作、公司業(yè)務(wù)熟悉，才能做出符合實(shí)際情況的儀表盤，并提出有針對(duì)性的管理建議。

通常，利用人力資源儀表盤制作年終總結(jié)報(bào)告需要五個(gè)基本步驟：

1.在有限的數(shù)據(jù)中想好要展示的內(nèi)容。比如：公司層面的數(shù)據(jù)要展示哪些，部門（常常分為銷售和職能，或按照事業(yè)部等劃分）層面的數(shù)據(jù)要展示哪些，是否有必要加入部門數(shù)據(jù)對(duì)比展示，哪些是要重點(diǎn)展示和重點(diǎn)說明的，等等。在第一步中，HR需要借助數(shù)據(jù)理清年終總結(jié)報(bào)告的思路。

2.將數(shù)據(jù)匯總到EXCEL中進(jìn)行簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)。比如求和、求平均、透視等。

3.按照第一步的思路，選擇適當(dāng)?shù)闹笜?biāo)，運(yùn)用EXCEL函數(shù)公式或計(jì)算等方式完成指標(biāo)的計(jì)算，并形成圖表。

4.對(duì)數(shù)據(jù)儀表盤進(jìn)行美化，包括設(shè)置字體大小顏色、對(duì)齊方式、邊框格式等，并統(tǒng)一圖表的樣式。

5.結(jié)合人力資源儀表盤深度思考企業(yè)人力資源現(xiàn)狀、問題和解決方案，寫出分析報(bào)告。最后將人力資源儀表盤和分析進(jìn)行整合，并按照企業(yè)的要求形成文件。

實(shí)際上，人力資源儀表盤完全可以做成企業(yè)達(dá)成戰(zhàn)略的指標(biāo)組合。通過人力資源儀表盤，我們可以了解達(dá)成公司戰(zhàn)略中與人力資源相關(guān)的每一個(gè)重要環(huán)節(jié)的運(yùn)行狀態(tài)，并及時(shí)控制、調(diào)整、糾正。當(dāng)然，一開始可能數(shù)據(jù)有限，想法也有限，但在不斷優(yōu)化的過程中，在熟練掌握操作步驟后，HR可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況來整體設(shè)計(jì)人力資源儀表盤，并將其用于日常管理。