計(jì)算機(jī)軟件在辦公中的廣泛應(yīng)用分析

周偉歡

【摘要】網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會(huì)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中，尤其是現(xiàn)代企業(yè)的辦公信息化發(fā)展進(jìn)程中，必須要借助于計(jì)算機(jī)軟件才能夠?qū)崿F(xiàn)。計(jì)算機(jī)軟件處于不斷更新的狀態(tài)中，而這種更新?tīng)顟B(tài)決定其為辦公創(chuàng)造的效率提升可能性。本文中選擇以辦公為視角，分析計(jì)算機(jī)軟件在現(xiàn)代企業(yè)辦公中的應(yīng)用范疇以及具體應(yīng)用過(guò)程。經(jīng)由本次分析與總結(jié)，旨在為計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)一步廣泛的融入到辦公活動(dòng)中提供理論參考。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)軟件 辦公 應(yīng)用

計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用成為這個(gè)時(shí)代的主要特征，計(jì)算機(jī)軟件的種類(lèi)繁多，可根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行設(shè)計(jì)，被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中，而辦公活動(dòng)是最為常見(jiàn)的應(yīng)用范疇。各類(lèi)計(jì)算機(jī)軟件被引入到辦公中，有效的提升了辦公效率，減輕人工作業(yè)，同時(shí)也有助于提升辦公質(zhì)量，降低錯(cuò)誤率。計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用的合理性以及廣泛性，將直接決定了辦公信息化進(jìn)程，而在現(xiàn)代節(jié)奏較快的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中，必須要借助于辦公信息化才能夠確保企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。基于此背景，下文將著重對(duì)計(jì)算機(jī)軟件在辦公中的廣泛應(yīng)用展開(kāi)綜合分析。

一、計(jì)算機(jī)軟件在辦公應(yīng)用的意義

辦公自動(dòng)化環(huán)境中，工作人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，有效的提升了工作效率，從而間接的提升了企業(yè)的生產(chǎn)效益。辦公自動(dòng)化中最為主要的便是對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，而現(xiàn)代企業(yè)也逐漸的關(guān)注到對(duì)各類(lèi)計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)軟件的合理應(yīng)用，成為推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化變革的重要內(nèi)容。就實(shí)際應(yīng)用效果而言，計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞與分享，促使企業(yè)各部門(mén)之間能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)阻礙交流，進(jìn)一步提升辦公效率。

二、計(jì)算機(jī)軟件特征

（一）獨(dú)立性

辦公自動(dòng)化環(huán)境中，用戶在使用某個(gè)計(jì)算機(jī)程序或者是在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行數(shù)據(jù)信息查詢過(guò)程中，兩者之間會(huì)呈現(xiàn)出一定的矛盾，但是可以肯定的是計(jì)算機(jī)應(yīng)用與數(shù)據(jù)庫(kù)之間的水平不具有相互影響，具有著一定的獨(dú)立性特點(diǎn)?；诖耍脩粼谟?jì)算機(jī)程序或是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用過(guò)程中，所采用的邏輯結(jié)果為在獨(dú)立狀態(tài)下之間形成，由此便能夠看出，計(jì)算機(jī)軟件在辦公活動(dòng)中的應(yīng)用具有著較為明顯的獨(dú)立性特征。

（二）完整性

辦公環(huán)境中對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，其重點(diǎn)方向是對(duì)數(shù)據(jù)的分析與處理，信息特征表現(xiàn)在可靠性與完整性以及一致性三個(gè)方面。例如，某個(gè)或多個(gè)辦公軟件，不同的用戶之間進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的共享，確保所有數(shù)據(jù)能夠維持一致性。電腦數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用用戶輸入數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)表其數(shù)據(jù)類(lèi)型趨于一致，為此，在一定程度上能夠定義其具有有效性。在辦公環(huán)境中應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，對(duì)用戶的約束主要表現(xiàn)為具體工作數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用的數(shù)據(jù)具有一致性方面，基于此，可以認(rèn)為辦公環(huán)境中計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用具有著較為明顯的完整性特征。

（三）安全性

辦公信息化雖然在一定程度上提升了工作效率，但是，就另一個(gè)方向來(lái)看，辦公自動(dòng)化的信息安全也面臨著一定的威脅，其主要原因是辦公自動(dòng)化需要借助于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源的傳遞，而既然具備了網(wǎng)絡(luò)特征，也就是攜帶了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息安全風(fēng)險(xiǎn)。就這一點(diǎn)特征來(lái)看，為進(jìn)一步確保辦公中動(dòng)畫(huà)系統(tǒng)的信息傳輸安全，常規(guī)需要應(yīng)用多種保護(hù)措施，例如，針對(duì)部分重要文件，需要與其他類(lèi)型的數(shù)據(jù)進(jìn)行區(qū)分，同時(shí)根據(jù)實(shí)際的保密程度進(jìn)行加密處理，并對(duì)信息傳輸過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控。就數(shù)據(jù)處理而言，可利用有效的方式進(jìn)行隱藏，例如，將其傳輸?shù)皆贫朔?wù)器中，設(shè)置安全性較高的密碼，要求頂級(jí)管理人員才有權(quán)利獲取到密碼。

三、計(jì)算機(jī)軟件在辦公中的具體應(yīng)用

（一）文字處理應(yīng)用

計(jì)算機(jī)軟件在現(xiàn)代企業(yè)辦公自動(dòng)化進(jìn)程中起到重要影響作用，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)過(guò)程中，需要安全多種辦公軟件，以便于實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作。例如，在企業(yè)信息交流過(guò)程中，或是進(jìn)行匯報(bào)工作中，可應(yīng)用文字處理軟件對(duì)報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行編輯、整理、發(fā)送，或者是直接打印成為紙質(zhì)文件進(jìn)行發(fā)放。利用電子文檔進(jìn)行文字信息編輯與發(fā)送的一個(gè)優(yōu)勢(shì)為，在文字內(nèi)容出現(xiàn)問(wèn)題，或是后期需要做出調(diào)整時(shí)，可直接在計(jì)算機(jī)設(shè)備中進(jìn)行修改，工作量相對(duì)較少。另外，在電子文檔中進(jìn)行文字的編輯，還可以便捷的將圖片等信息插入到文檔中。

（二）數(shù)據(jù)電子表格

在辦公軟件之中，除常用的文檔之外還包括電子表格。對(duì)比與傳統(tǒng)手工繪制的表格，電子表格具有著創(chuàng)建方便、準(zhǔn)確性高、數(shù)據(jù)核算方便等眾多優(yōu)勢(shì)。例如，電子表格中具有著多種數(shù)據(jù)運(yùn)算功能，可直接選擇數(shù)據(jù)并執(zhí)行核算命令即可。與傳統(tǒng)表格中數(shù)據(jù)的處理進(jìn)行對(duì)比，電子表格在數(shù)據(jù)處理工作中效率有明顯的提升，另外在核算質(zhì)量方面也有明顯的提升，尤其是對(duì)于財(cái)務(wù)工作而言，電子表格是必備應(yīng)有軟件之一。

（三）信息管理應(yīng)用

在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，無(wú)論是企業(yè)內(nèi)部人員的信息交流還是與用戶之間的交流，都會(huì)利用到電子郵件，能夠較快的實(shí)現(xiàn)文本內(nèi)容、文件類(lèi)信息的傳遞。電子郵件這種信息傳遞渠道的安全性非常高，系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)保存，包括所發(fā)送的信息內(nèi)容、發(fā)送人員的地址、時(shí)間等。信息管理軟件能夠長(zhǎng)久性的保存資料，在完成信息傳遞或共享的過(guò)程中進(jìn)行保存工作。同時(shí)，常見(jiàn)的文字編輯與電子數(shù)據(jù)軟件辦公人員都能夠熟練的應(yīng)用，但是，數(shù)據(jù)處理軟件相對(duì)較為專(zhuān)業(yè)，功能也較為全面，可創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序，且都是單獨(dú)生成的。另外，利用出版物創(chuàng)建軟件能夠自動(dòng)實(shí)現(xiàn)出版物的初級(jí)制作，且內(nèi)容較為豐富，對(duì)比人工操作具有著較高的效率。

四、結(jié)論

全文對(duì)計(jì)算機(jī)軟件在現(xiàn)代企業(yè)辦公中的應(yīng)用進(jìn)行了綜合論述，經(jīng)由文中分析可知，計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用是企業(yè)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的必要基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)軟件在辦公中應(yīng)用，有助于提升工作效率以及數(shù)據(jù)處理質(zhì)量。就現(xiàn)階段來(lái)看，在辦公中應(yīng)用的計(jì)算機(jī)軟件種類(lèi)繁多，而本文中所提出的應(yīng)用較為廣泛的計(jì)算機(jī)軟件包括文字編輯、數(shù)據(jù)處理、信息管理、出版物創(chuàng)建等軟件。