淺析法院檔案數(shù)字化管理

楊進(jìn)霞

2015年11月，最高人民法院下發(fā)《關(guān)于推進(jìn)人民法院檔案數(shù)字化工作的通知》，要求地方各級(jí)人民法院加快推進(jìn)庫(kù)藏檔案數(shù)字化工作，其中高級(jí)人民法院應(yīng)于2016年底前完成全部檔案的數(shù)字化掃描，各中基層人民法院于2017年底前完成全部檔案的數(shù)字化掃描工作。2017年，筆者所在法院根據(jù)最高法院的要求，結(jié)合綜合檔案室實(shí)際情況，采取館藏紙質(zhì)檔案整體外包給專業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作公司完成的形式，歷時(shí)6個(gè)月時(shí)間，對(duì)臨沭縣人民法院綜合檔案室的檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理。

一、人民法院檔案數(shù)字化管理的含義及實(shí)現(xiàn)方式

人民法院訴訟檔案是國(guó)家重要的專業(yè)檔案，既是人民法院審判活動(dòng)的記錄，又是做好審判工作的依據(jù)和必要條件。數(shù)字化管理是指利用互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、通信等技術(shù)，通過(guò)統(tǒng)計(jì)、分類技術(shù)量化管理對(duì)象與管理行為，實(shí)現(xiàn)研發(fā)、計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)、創(chuàng)新等職能的管理活動(dòng)和方法。人民法院訴訟檔案的數(shù)字化管理主要是指通過(guò)數(shù)字化電子掃描技術(shù)將訴訟當(dāng)事人和法院審判活動(dòng)中形成的紙質(zhì)案卷材料加工成圖像形式儲(chǔ)存起來(lái)，以電子文檔的形式實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資源共享，提供便捷利用服務(wù)。

訴訟檔案數(shù)字化，主要包括外包和自行掃描兩種方式。我院檔案采取整體外包的形式，外包掃描具有一定的優(yōu)勢(shì)。一是專業(yè)掃描公司對(duì)數(shù)字化人員有著一套嚴(yán)格的管理制度，如保密制度、安全措施、質(zhì)量控制制度等，根據(jù)工序的安排和任務(wù)量合理配置人力資源，工作效率得到了最大提高。二是掃描人員熟悉各項(xiàng)數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，能夠迅速地通過(guò)去污、去雜質(zhì)、糾偏等方式處理掃描圖像，使之更符合標(biāo)準(zhǔn)。三是專業(yè)掃描公司員工水平高，掃描人員經(jīng)過(guò)保密知識(shí)、檔案知識(shí)的培訓(xùn)，有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，在工作中磨練了技能，操作水平高。

二、實(shí)現(xiàn)法院檔案數(shù)字化是信息化社會(huì)的必然要求

人民法院的檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分。它是審判工作和其他各項(xiàng)工作的記錄，又是進(jìn)行這些活動(dòng)的重要依據(jù)和必要條件。它對(duì)檢查人民法院執(zhí)行黨和國(guó)家政策、法律、法令的情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作，對(duì)國(guó)家立法、科學(xué)研究、編纂文獻(xiàn)，促進(jìn)社會(huì)主義兩個(gè)文明的建設(shè)，都具有重要作用。近年來(lái)，全國(guó)各級(jí)法院的檔案管理工作不僅全部達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理目標(biāo)，而且充分實(shí)現(xiàn)了為司法活動(dòng)及時(shí)、準(zhǔn)確提供檔案資料的服務(wù)功能。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，當(dāng)前人民法院審判執(zhí)行工作不可避免地會(huì)遇到信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，訴訟檔案作為人民法院司法為民、公正司法的重要載體，其管理模式也經(jīng)受著科技力量的巨大沖擊。因此，在數(shù)字化新背景下，加快信息化建設(shè)進(jìn)程、開(kāi)發(fā)相關(guān)信息管理系統(tǒng)、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化規(guī)范管理已成為大多數(shù)法院的工作重點(diǎn)和當(dāng)務(wù)之急。法院推行檔案管理數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)社會(huì)數(shù)字化潮流、服務(wù)審判管理信息化的必然要求，也是人民法院進(jìn)一步提高法院信息傳遞速度、節(jié)約訴訟資源、方便群眾訴訟的重要手段。

三、實(shí)現(xiàn)法院檔案數(shù)字化的重要意義

一是能夠極大地節(jié)約空間資源，順利地實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存。法院的檔案保管期限分永久保存、長(zhǎng)期保存、短期保存，后兩者稱為定期保存。因此，傳統(tǒng)紙質(zhì)訴訟檔案需要有較大的存放空間，而且對(duì)保存環(huán)境也有較高的要求，需要經(jīng)常除濕、保持恒溫、排風(fēng)、殺蟲等，因此，傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理存在諸多浪費(fèi)資源的弊端。我院檔案包括1949年至今以來(lái)形成的訴訟檔案和文書檔案，共計(jì)15萬(wàn)余卷，占用庫(kù)存空間較多，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，每年都會(huì)新增大量的案卷，導(dǎo)致庫(kù)存十分緊張。檔案管理數(shù)字化后，就可以直接借助電子存儲(chǔ)設(shè)備做到實(shí)時(shí)存儲(chǔ)，也可以及時(shí)銷毀超保存期限的檔案，極大地節(jié)省了空間資源。同時(shí)，對(duì)于需要銷毀的檔案，即便紙質(zhì)版被銷毀了，但電子版仍在，一旦出現(xiàn)特殊情況需要溯源和查詢時(shí)，能立即被調(diào)取出來(lái)以供查閱，真正實(shí)現(xiàn)訴訟檔案持續(xù)累積、長(zhǎng)久保存、科學(xué)管理的目標(biāo)。

二是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是提高效率、方便訴訟的重要手段。與其他類型檔案相比，法院的訴訟檔案利用率非常高，不光是政法系統(tǒng)各部門頻繁調(diào)閱檔案案卷、當(dāng)事人頻繁查閱檔案信息，還有本法院執(zhí)行人員對(duì)審理卷的調(diào)閱、恢復(fù)執(zhí)行人員對(duì)原執(zhí)行卷的調(diào)閱更是大量的、經(jīng)常的、每時(shí)每刻的。以本院為例，每年需接待近2000人次的檔案利用，工作量很大。訴訟檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，可以專門設(shè)置電子閱覽室，當(dāng)事人、律師、公安局、檢察院等如果需要查閱卷宗，檔案員不需要調(diào)出紙質(zhì)卷宗，只需要閱卷人通過(guò)內(nèi)網(wǎng)提出申請(qǐng)，檔案員審批并網(wǎng)上授權(quán)后，閱卷人按照指定權(quán)限范圍調(diào)取電子卷宗，需要復(fù)印卷宗內(nèi)容的，可以打印后加蓋檔案室的公章。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，可以有效地提高法院在審判過(guò)程中檔案管理的檢索成效，推動(dòng)法院工作進(jìn)一步提高工作效率。根據(jù)最高法院部署，各中基層人民法院完成紙質(zhì)版檔案掃描后，將依托人民法院統(tǒng)一的電子訴訟檔案查閱服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)四級(jí)法院網(wǎng)上調(diào)閱電子案卷，法官可以在線實(shí)現(xiàn)本地、異地調(diào)閱案卷，了解案件原審情況，或者查閱參考關(guān)聯(lián)案件信息，不僅大大提高了審判效率，還解決了調(diào)卷難問(wèn)題。

三是檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。在傳統(tǒng)的檔案借閱模式中，辦案人員、當(dāng)事人、律師等查閱卷宗時(shí)需要頻繁到檔案室調(diào)取，時(shí)間久了，舊存的紙質(zhì)檔案的完好保存成為重大問(wèn)題，紙質(zhì)檔案一旦遭到破壞，很難得以恢復(fù)，這些舊檔案一旦丟失或者損壞將造成不可估量的損失，檔案數(shù)字化管理后，能很大程度上減輕對(duì)原始紙質(zhì)檔案的損壞，加強(qiáng)對(duì)原件的保護(hù)，避免人為因素對(duì)檔案的破壞，而且數(shù)字檔案具有容易備份的特點(diǎn)，可以通過(guò)保留多份備份文件來(lái)避免檔案受損。

四、法院檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題

不可否認(rèn)，法院檔案數(shù)字化管理也存在一定的弊端，一是訴訟檔案管理的安全性有待加強(qiáng)。人民法院的訴訟檔案涉及到國(guó)家機(jī)密、商業(yè)機(jī)密、個(gè)人隱私等，一旦遭到泄露，將造成不可估量的損失，當(dāng)前，隨著黑客竊取手段不斷翻新，檔案數(shù)字化管理的不安全性也隨之增加，如何保證電子化檔案的安全問(wèn)題，成為制約法院檔案電子化管理的一大瓶頸。二是數(shù)字化檔案在數(shù)據(jù)庫(kù)中以數(shù)據(jù)的形式存在，因而存在數(shù)字化檔案容易被更改的缺陷，使數(shù)字化管理的權(quán)威性大打折扣。

法院檔案數(shù)字化管理就像一把雙刃劍，有利也有弊，但立足長(zhǎng)遠(yuǎn)還是利大于弊，隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息和數(shù)字化管理在現(xiàn)代的辦公和生活中扮演者愈加重要的角色，檔案數(shù)字化將會(huì)凸顯出越來(lái)越多的優(yōu)越性，我們要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的意義，更多地考慮如何加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)。但是，檔案數(shù)字化工作是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，在推進(jìn)中我們會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對(duì)諸多問(wèn)題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢(shì)，解決新問(wèn)題，加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程。