高職院校檔案建設(shè)方略談

文/王昕娟，赤峰工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院

檔案管理是國家和政府機關(guān)工作中的重要內(nèi)容，是對某一時期發(fā)生的重大事件的記錄，同時也是對個人或者團體發(fā)展變化的記錄。檔案建設(shè)能夠為組織的發(fā)展提供豐富的資料支持，也能夠為個人工作和發(fā)展提供幫助。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案建設(shè)迎來了新的歷史時期，不僅在工作過程方面發(fā)生變化，檔案建設(shè)的宗旨以及服務(wù)目標等都發(fā)生著改變，值得我們進行深入的思考和探索。

1 高職院校檔案建設(shè)概述

高職院校檔案建設(shè)主要包括三個方面的內(nèi)容，第一，收集檔案資料，形成檔案庫。高職院校收集的檔案資料包括學生和教師的個人發(fā)展資料以及學校教育教學資料、學校建設(shè)和發(fā)展資料以及其他與高職院校建設(shè)相關(guān)的必要資料；第二，保存和管理檔案資料，將收集到的檔案資料統(tǒng)一保管，并保證資料安全；第三，應(yīng)用檔案資料，對檔案資料進行整理和分析，總結(jié)出高職院校某一階段的發(fā)展經(jīng)驗，為學校的后續(xù)建設(shè)提供基礎(chǔ)。調(diào)動或者分析教師和學生的個人資料，幫助教師和學生實現(xiàn)個人發(fā)展目的，展現(xiàn)檔案的服務(wù)功能。目前，高職院校檔案建設(shè)普遍使用信息化的工作方法，將檔案數(shù)據(jù)化，并通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案管理是基本的建設(shè)模式。這意味著，高職院校檔案建設(shè)與目前的信息化時代、大數(shù)據(jù)背景一致。但是，在當前的大數(shù)據(jù)背景下，高職院校檔案建設(shè)還存在著一些問題。一些學校檔案資料收集不夠全面，學校之間的資料共享不足，師生個人檔案的應(yīng)用效率比較低，檔案建設(shè)的服務(wù)性功能發(fā)揮不強。加強高職院校檔案建設(shè)，是大數(shù)據(jù)背景下高職院校管理工作發(fā)展的重點內(nèi)容。

2 高職院校檔案建設(shè)方略

2.1 創(chuàng)新思維方法，改善檔案管理思路

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案作為高職院校發(fā)展過程中的重要的數(shù)據(jù)資源，首先具有與其他數(shù)據(jù)相同的特征，即動態(tài)性。高職院校檔案建設(shè)也應(yīng)該是動態(tài)化的，這需要體現(xiàn)在檔案管理思路方。然而，目前很多高職院校在檔案管理思路方面仍比較落后，盡管意識到檔案管理信息化的有利之處，在實際的管理過程中，仍沒有全面推行這種管理模式。有些學校較為廣泛地退信了信息化管理模式，但管理行為與大數(shù)據(jù)時代信息發(fā)展變化相差甚遠，例如，只是將檔案資料數(shù)據(jù)化，但沒有進行相關(guān)的制度改革，導致檔案資料的應(yīng)用存在問題。因此，高職院校檔案建設(shè)的方略之一，是創(chuàng)新思維方案，改善管理思路。首先，要加強對在高職院校的檔案信息化建設(shè)的指導與監(jiān)督，對于不規(guī)范的行為要及時改進，例如，檔案資料的數(shù)據(jù)形式轉(zhuǎn)化方法不正確、學生或者教師提交的文檔格式不規(guī)范等，這些要及時糾正；其次，要不斷健全學校自身的檔案管理制度，明確信息化檔案管理不僅是將檔案資料數(shù)據(jù)化，而是依靠互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)，全面實現(xiàn)檔案的應(yīng)用。高職院校有必要在管理制度中明確檔案應(yīng)用相關(guān)的內(nèi)容；最后，高職院校檔案信息化建設(shè)就是為了更好實現(xiàn)對檔案的管理以及實現(xiàn)檔案信息資源的共享。在豐富檔案信息資源時，可以通過加強檔案宣傳來提高高職院校以及社會的檔案意識。

2.2 跟住時代腳步，利用大數(shù)據(jù)進行檔案管理

以互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)為基礎(chǔ)形成的大數(shù)據(jù)時代，其本身就是在不斷發(fā)展和變化的，這是時代發(fā)展的主旋律，在這樣的時代背景下，任何一項工作都需要跟住時代腳步，才能獲得長足的發(fā)展，高職院校檔案建設(shè)也是如此，在大數(shù)據(jù)時代，對數(shù)據(jù)的利用以及生成數(shù)據(jù)進行再利用，是事物發(fā)展的基本路線，對于高職檔案建設(shè)來說，就是要利用好現(xiàn)在的檔案數(shù)據(jù)，進行檔案管理。大數(shù)據(jù)時代，簡單的數(shù)據(jù)或是文件利用已經(jīng)不能滿足檔案用戶的利用需求，他們更希望獲得數(shù)據(jù)背后的信息及在信息中所蘊含的知識。然而，知識不是自然生成的，也不是簡單的存在于信息集合中，需要經(jīng)過抽取和挖掘才能獲得。針對高職院校教學、行政管理方面。對學校的資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行全面整理歸納，分析其具體使用情況，所得結(jié)果可以為日后學校硬件設(shè)施采購，合理分配學校的教學資源等提供參考依據(jù)。在學生個人信息方面，應(yīng)對學生入學和畢業(yè)登記表上的生源地、家庭背景、畢業(yè)去向等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，對所得數(shù)據(jù)進行深入挖掘，可以為學校招生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置、教學改革提供重要的參考價值。當然提供這些挖掘后的知識遠比提供簡單的數(shù)據(jù)和文件對檔案用戶的價值來得更大。

2.3 發(fā)展服務(wù)目標，重視檔案工作能力提升

高職院校檔案建設(shè)的一切工作，都需要檔案部門相關(guān)工作人員完成，對檔案數(shù)據(jù)的利用以及實現(xiàn)檔案相關(guān)服務(wù)，有賴于檔案管理者的職業(yè)能力的展現(xiàn)。因此，發(fā)展檔案服務(wù)目標，提升高職檔案建設(shè)程度，需要重視相關(guān)崗位工作人員的工作能力提升，例如，為了更好地分析高職檔案資料，管理者需要具備一定的數(shù)據(jù)分析能力；為了體現(xiàn)檔案的服務(wù)功能，管理者要具備充分的服務(wù)意識；為了實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享，管理者需要具備信息管理和安全維護能力。因此，高職院校有必要對檔案管理工作者開展職業(yè)能力培訓，或者按照檔案建設(shè)發(fā)展要求，聘任相應(yīng)的專業(yè)人才。

3 結(jié)語

綜上所述，高職院校檔案建設(shè)應(yīng)該尊重時代背景，從當前互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的應(yīng)用除法，利用大數(shù)據(jù)開展檔案建設(shè)。在建設(shè)過程中濃，不僅要改革檔案管理思路，實現(xiàn)服務(wù)型的檔案管理，還應(yīng)該重視檔案管理工作者職業(yè)能力的發(fā)展，只有這樣，高職檔案建設(shè)才能與高職院校發(fā)展統(tǒng)一起來。

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