高校檔案資源管理信息化建設的困境及其對策

◎楊蓉

高校檔案資源管理信息化建設的困境及其對策

◎楊蓉

高校檔案已成為學校改革發(fā)展的重要知識智庫，隨著信息技術飛速發(fā)展，高校迫切需要進行檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化建設。文章在分析了學校進行檔案資源管理信息化建設要處理好的相關問題的基礎上,從四個方面提出了如何加強學校檔案資源管理信息化建設的對策和建議。綜合認為提高教職工對檔案管理的認知和取得領導重視是前提，制度建設是基礎，信息化基礎設施的建設是關鍵，檔案資源管理的信息化人才隊伍建設是保障。

隨著信息消費熱度的不斷上升，社會對檔案信息這一戰(zhàn)略資源的開發(fā)利用也越來越受到關注，在信息技術及應用已滲透到社會經(jīng)濟各個領域這一大的時代背景下，高校如何利用成熟先進的信息技術，提高檔案信息資源開發(fā)利用的水平，實現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用的信息化已成為檔案信息資源管理現(xiàn)代化的重要保證。

高校檔案管理信息化建設的困境

傳統(tǒng)檔案資源成為了信息孤島。過去由于種種原因，檔案工作蒙上了一層神秘的面紗，而檔案信息和數(shù)據(jù)成了孤立和封閉的信息孤島。從檔案管理工作的內(nèi)部視角來看，著錄、檢索、利用等環(huán)節(jié)銜接不順暢，從外部應用來看，與圖情、情報及其他信息系統(tǒng)的互通很少。很多有用的信息處于閑置狀態(tài)，除了在狹小的范圍內(nèi)流動外，很難沖破封閉之墻與外界進行信息交流和交換，因而也很少產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟效益。近年來，這種孤立和封閉式的堡壘雖慢慢有所突破，但仍有許多高校的檔案是分散保存、人工查閱，保管條件差，查找慢，利用效率低，使檔案信息供求矛盾突出。如何管理好高校檔案信息資源的開發(fā)和開放直接決定著檔案信息資源能否得到最大限度的利用、檔案信息資源的價值能否得到有效轉(zhuǎn)化、學校治理對檔案的需求能否得到充分的滿足。

歷史檔案信息要素的電子化程度偏低。檔案信息要素也即源于檔案的已經(jīng)過加工處理有序化并大量積累起來的有用信息的集合是檔案資源價值的體現(xiàn)，而要進行檔案資源的信息化建設首先要解決的問題是檔案信息要素的電子化。多年來，高校中的檔案資源管理信息化建設一直處于信息化建設的邊緣地帶，其重視程度遠不如教育信息化，利用現(xiàn)代先進技術和設備進行館藏資源的建設和開發(fā)利用更少。這也長期使得高校檔案室對計算機的應用單一，開發(fā)功能極其簡單，歷史檔案信息要素的電子化程度比較低，檔案資源的檢索、查閱都還停留在手工階段。知識的管理離不開電子化，高校檔案資源管理的信息化建設離不開檔案信息要素的電子化，檔案管理工作的電子化、信息化是數(shù)字新時代發(fā)展的必然要求。

檔案信息資源的開發(fā)利用認識不足，館藏覆蓋范圍窄、特色不明顯。目前，高校的檔案資源大部分是處于存貯的靜態(tài)之中,開發(fā)和利用基本處于封閉和半封閉狀態(tài)，檔案信息資源基本沒能走出檔案室，被其他部門應用的程度較低、流通渠道狹窄。再加上檔案管理分類也不盡合理，科研檔案、教學檔案、管理檔案混為一談；文書檔案多，科技檔案、專門檔案較少。門類也不是很齊全，館藏特色不明顯，一定程度上也障礙了信息資源的流通。從應用上看高校的檔案信息資源在沉睡，沒有發(fā)揮應用的作用，成為了“過去”，沒有幫助“現(xiàn)在”，檔案資料信息沒能完成“靜態(tài)”到“動態(tài)”的轉(zhuǎn)變。

檔案管理信息化建設需要著力處理好的幾個問題

文書處理與檔案管理的有效銜接問題。一份文檔從構(gòu)思、起草、修改直至最后的批準發(fā)布和歸檔都是有嚴格的流程和要求的，在網(wǎng)絡環(huán)境下，文件從一生成起，就可以納入檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)進行利用，文件轉(zhuǎn)化為檔案的周期也大大縮短，使文件工作和檔案工作有機地結(jié)合起來，也使文檔一體化成為可能，即檔案的管理要樹立文檔全生命周期管理的理念。

文件形成、文件管理和檔案管理互聯(lián)互通是實施高校檔案資源網(wǎng)絡化管理的有效措施，其目的主要在于通過文書處理與檔案管理工作流程的有效銜接，提高信息處理的效率，提高檔案資源收集、整理、歸檔的能力和效率，實現(xiàn)辦公信息傳遞、存儲、查閱、利用、收集的信息化。也就是通過文檔信息生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化，最終實現(xiàn)文檔和檔案一體化管理。

檔案、圖書、情報各自分立的問題。檔案、圖書和情報都是信息資源開發(fā)利用的重要信源，“圖書、情報、檔案一體化”雖經(jīng)常被提及和倡導，但現(xiàn)狀是許多高校三者的管理部門仍分屬不同的行政主體和運作環(huán)境，不僅使得文獻資源出現(xiàn)重復購置現(xiàn)象，也使得計算機等信息化建設的基礎設備重復投資。網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息資源開發(fā)和利用工作，要與圖書、情報建立互聯(lián)通道，使檔案、文獻的管理和信息管理由單一、分散向綜合、系統(tǒng)化發(fā)展,一體化管理的制度和一體化信息服務平臺的構(gòu)建都是需要跨越的重大屏障。

從信息資源的特性來看，“檔案以原始性見長、圖書以系統(tǒng)化見長，而情報以及時性見長”，雖然各有特色和優(yōu)勢，但從信息資源的利用和共享來看，三者確又都從屬信息范疇。一體化的建設不僅能優(yōu)化人、財、物的配置，提高資源的利用率，更能提高檔案等信息資源的深度開發(fā)和服務能力，為發(fā)揮檔案價值、用活檔案奠定堅實的基礎。

檔案資源的開發(fā)利用與安全性要求的問題。為了保證檔案事業(yè)長遠、持久、可持續(xù)地發(fā)展，必須保證檔案信息資源處于良好的保存和利用狀態(tài)，從而使檔案事業(yè)既服務于當前，又能夠適應未來的發(fā)展，這需要處理好開發(fā)與保密的關系。

要做好檔案信息資源的開發(fā)和利用，需要在學校各部門給予高度重視和大力支持的基礎上，持續(xù)有效地進行。既需要檔案管理人員主動出擊，實行多渠道，全方位，多層次歸檔檔案信息資源，還要保持開放的心態(tài)，做好檔案信息的開發(fā)和共享工作，讓其他有需要的部門能方便、快捷的訪問歷史信息資源，突出檔案的價值。只重收集檔案資源而忽視利用的問題會導致檔案信息資源的開發(fā)利用發(fā)展的不平衡。

網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案資源開發(fā)利用的安全性問題既有承載檔案信息資源媒介保存使用的安全性，也包括涉密信息的訪問安全性。作為珍貴的歷史文化財富，檔案一旦受損，將是不可再生和難以彌補的，今天的混亂和低質(zhì)也會影響到明日的管理和利用。計算機管理應用到檔案工作后，檔案資源的電子化、數(shù)字化，以及網(wǎng)絡集中存儲、集約檔案資源管理一定程度上可提高安全管理水平，但存儲磁盤的損壞、網(wǎng)絡病毒的入侵等都為利用帶來安全的風險。再加上涉密信息的可控訪問要求也為網(wǎng)絡信息安全的建設提出了更高的要求。

檔案管理信息化建設的對策分析

提高廣大教職工檔案管理的認知以及獲取領導的重視是前提。高校檔案資源集教育、科研和學校管理于一體，是學校各項管理、決策工作的重要參考，也是學校宣傳工作的重要素材和資源，同時還是單位領導執(zhí)政理念的記錄和單位歷史的傳承，是高等教育事業(yè)的重要組成部分。加強高校檔案管理的信息化建設，首先要取得學校領導的重視，清晰傳遞檔案資源對學校改革發(fā)展起到的重要作用，明晰檔案資源信息化建設的戰(zhàn)略取向；其次，要在單位中宣傳和普及檔案知識，樹立檔案保存意識，及時歸檔日常工作中的文件材料。最后，檔案管理人員要了解學校工作、特別是年度重點工作、專項工作的進展情況，及時督促和催繳存檔資料，確保檔案信息資源處于受控狀態(tài)。

建立適應學校檔案資源管理的制度體系是基礎。信息化建設是一項系統(tǒng)工程，需要各個工作環(huán)節(jié)的相互配合和有效運轉(zhuǎn)，各項工作“有章可循”是保證流程有效運轉(zhuǎn)的基礎。

要調(diào)整和修訂現(xiàn)行與信息化建設不適應的規(guī)章制度，科學設置檔案信息資源收集、管理的要求和控制措施，明確歸檔范圍、歸檔要求和各部門職責要求。在制度設計上堅持方便保管、便于使用的原則，一方面確保檔案資源門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、特色突出，以保證檔案的齊全、完整和安全；另一方面以信息化為基礎，拓展服務方式的，減少檔案信息資源的流通障礙，助力檔案價值的實現(xiàn)和轉(zhuǎn)化。最終使得檔案工作以服務促發(fā)展，促進學校檔案信息資源的開放、共建和共享。

檔案資源管理信息化基礎設施建設是關鍵。現(xiàn)今，隨著云計算、大數(shù)據(jù)時代的到來，高校公共IT基礎設施越來越完備，檔案資源管理信息化建設的硬件和網(wǎng)絡條件不需要太大的投入就能滿足建設需要。同時，新技術的出現(xiàn)也為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等檔案文檔的存儲、檢索和分析利用奠定了扎實的技術基礎。

檔案資源管理的信息化基礎建設，一是要注重軟硬件平臺的低成本、高效率建設?？梢圆捎迷品占軜?gòu)進一步降低硬件成本，通過租用、分批應用、邊建邊用等方式快速上線管理軟件系統(tǒng)，加快信息化建設步伐；二是要注重信息化標準建設。包括錄入的檔案資源信息標準、數(shù)據(jù)的交換標準以及操作程序的標準等；三是要注重系統(tǒng)安全建設。包括電子檔案的交換傳遞過程中對病毒、木馬的防范，網(wǎng)絡入侵，以及非授權(quán)的電子檔案閱讀等。

檔案信息化人才隊伍建設是保障。檔案工作本身是一項專業(yè)性比較強的工作，學校中的檔案工作人員大多非科班出身，再加上檔案信息化的建設要求，對檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)和能力提出了更高的要求，檔案人員知識結(jié)構(gòu)的更新迫在眉睫。一方面要加強檔案工作人員對計算機和網(wǎng)絡基礎知識、基本技術的熟悉和熟練運用，以適應數(shù)字檔案館的建設和正常運行的需要。另一方面要以開放的心態(tài)、學習的心態(tài)引進、消化和吸收信息化建設的成果，提升檔案工作人員信息分析和研究的能力，促進檔案信息分析和挖掘工作；借助成熟的信息技術手段和工具，借鑒知識管理理論，加強對檔案資源的開發(fā)利用力度，提高檔案工作對學校其他工作的服務和支持能力。此外，還要加強檔案人員的培訓和繼續(xù)教育工作，多途徑、多層次培養(yǎng)人才。

總之，在互聯(lián)網(wǎng)+的時代大背景下，高校要進一步加強檔案資源管理的信息化建設，一方面要從“人”入手，更新觀念、提高認識，特別是檔案管理人員要有正確的管理觀和服務觀；另一方面要從“物”入手，加大對檔案資源管理的信息化基礎設施，特別是軟件的建設，同時做好協(xié)調(diào)和管理，加大對檔案資源的深層次開發(fā)力度，促進信息資源的廣泛利用，發(fā)揮檔案館作為信息前沿陣地的先鋒作用。

（作者單位：湖南稅務高等?？茖W校）