中文圖書訂單采購的三個制約因素

◎李宏偉

中文圖書訂單采購的三個制約因素

◎李宏偉

圖書訂單采購已經(jīng)成為現(xiàn)階段圖書館圖書采購的主流趨勢，如何利用訂單采購的優(yōu)勢采購高質(zhì)量的圖書，已經(jīng)成為迫切需要解決的問題。征訂目錄源的選擇、訂單組織形式的策略性調(diào)整、圖書驗收工作都是影響訂單質(zhì)量的關(guān)鍵因素。

隨著新技術(shù)的運(yùn)用，圖書館辦公自動化程度的提高，高校圖書館的中文圖書采購形式已經(jīng)從早期的現(xiàn)采為主過度到現(xiàn)在的訂單采購為主。因此如何制定符合自身需求的訂單成為中文圖書采購的關(guān)鍵因素，也直接影響圖書館館藏質(zhì)量與結(jié)構(gòu)。對制約圖書采購訂單的關(guān)鍵因素，筆者通過我館（阜陽師范學(xué)院圖書館）近年的一些數(shù)據(jù)作為參考，從如下幾個方面來展開論述。

征訂目錄源的選擇又稱廣度因素

書商提供的征訂目錄

書商作為圖書供應(yīng)的中間商，對圖書資源的整合，流通，銷售都起著關(guān)鍵作用。截至2015年年底，全國共有圖書出版社584家（包括副牌社33家），其中中央級出版社219家（包括副牌社13家），地方出版社365家（包括副牌社20家）[1]。圖書館作為圖書的購買者圖書目錄信息資源獲取能力限，工作人員人數(shù)與精力有限，不可能跟如此多的出版社一一聯(lián)系購買或獲取征訂目錄。書商書目是征訂目錄最重要的組成部分。書商書目有如下特點(diǎn)：

書商書目的優(yōu)點(diǎn)。書商作為專業(yè)的圖書供給中間商，直接與出版社進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通，能及時掌握圖書出版的最新動態(tài)，有專業(yè)人員對眾多出版社的書目進(jìn)行加工整理。書商提供的征訂目錄在準(zhǔn)確性完備性上都是較好的，通常的一些必備項，比如書名，ISBN，出版社，出版地，出版日期，尺寸，頁碼，分類號，以及各種類型的附注（一般性附注、內(nèi)容性附注、讀者附注等）。通過這些項目，基本上能描述圖書的出版及內(nèi)容信息，滿足工作人員及專業(yè)教師的選擇需求。另一方面因為書商與大多數(shù)出版社都有合作，因此，他們所提供的征訂目錄品種的覆蓋面很廣，基本能滿足圖書館的業(yè)務(wù)需求。

書商書目的缺點(diǎn)。書商的主要營運(yùn)目的還是盈利，提供征訂目錄的時候總是要優(yōu)先考慮自己是否盈利。大些的書商所合作的出版社一般都在500家左右，也就是大部分的出版社跟他們都有業(yè)務(wù)聯(lián)系，但是每年我們跟他們要征訂目錄的時候他們所能提供的只是其中的部分出版社或部分出版物。根據(jù)圖書的折扣率，加工要求，以及合同中的其他要求，他們經(jīng)常針對性的刪除一些有價值但折扣率低的圖書目錄。解決這種缺陷的辦法我館主要通過多家書商中標(biāo)的方式，一般至少兩家以上。比如2016年我館招標(biāo)，有三家圖書公司中標(biāo)，三家圖書公司提供的征訂書目條數(shù)不同分別是131516條，102819條，126551條。工作人員通過對三家目錄進(jìn)行整合，重復(fù)目錄以及一些與我校專業(yè)不相關(guān)的目錄的刪除最后所得216538條。最后所得的目錄條數(shù)比任何一家都要多的多。

直接聯(lián)系出版社取得目錄源

這里所說的直接聯(lián)系出版社獲取并不是所有的出版社，主要是一些知名的出版社。出版社書目尤其是預(yù)告性書目具有及時性，可靠性的特點(diǎn)。但是不同出版社所提供的書目質(zhì)量參差不齊，格式極度不統(tǒng)一，有時候甚至?xí)o我們庫存清單，也許是因為業(yè)務(wù)聯(lián)系不是很緊密，他們提供書目的積極性不高。很多書目必備要素太少，不具備完整的參考價值，另外因為格式的不統(tǒng)一，工作人員還必須花時間來進(jìn)行整理。盡管有以上諸多的缺陷，直接聯(lián)系出版社獲取征訂目錄也是一個很重要的補(bǔ)充方式。

可直接形成訂單的目錄源

通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)的云數(shù)據(jù)共享功能獲取其他圖書館的訂單數(shù)據(jù)。 我館所用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)為匯文圖書管理系統(tǒng)，最新的5.5版加入了云數(shù)據(jù)共享功能，通過網(wǎng)絡(luò)共享功能，可以下載其他使用匯文系統(tǒng)的成員館的采購清單作為參考。這些訂單中的圖書都是其他館工作人員精心挑選組織好的，可以根據(jù)本校專業(yè)設(shè)置，直接挑選一部分形成自己的訂單。相類似的功能在其他的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中也有體現(xiàn)。

通過讀者薦購的方式獲取目錄源。隨著技術(shù)的進(jìn)步，多樣化的圖書薦購方式更容易實(shí)現(xiàn)，而且相比老的薦購方式更加方便快捷。通過Opac圖書薦購系統(tǒng)，讀者只需要填寫幾個必備項，就可以實(shí)現(xiàn)圖書的在線薦購，另外征訂目錄也會在薦購系統(tǒng)中顯示，并且可以為讀者薦購圖書提供參考，只需點(diǎn)幾下鼠標(biāo)就能實(shí)現(xiàn)圖書的推薦。薦購系統(tǒng)的互動功能還能及時顯示讀者推薦的圖書的到館情況，工作人員可以通過在線自動發(fā)送E-mail的方式通知讀者圖書的到館情況。

然而現(xiàn)實(shí)中我們發(fā)現(xiàn)讀者推薦圖書的積極性并不高，比如2013年全年的圖書推薦總量只有531條。因此我館積極宣傳圖書推薦的作用，并在圖書館主頁上提供讀者薦購指南，一步一步引導(dǎo)讀者如何薦購。因此最近幾年的圖書薦購量有明顯提升，2014年至今每年都有約1000余種的圖書薦購量。

近年來我校對圖書資源的投入進(jìn)一步加強(qiáng)，每年的圖書采購量都有15000種以上，因此讀者推薦量仍顯不足。針對這一情況我館采取了更多的圖書推介方式，比如，直接請專業(yè)教師到采編室用業(yè)務(wù)系統(tǒng)勾選征訂目錄的方式推薦圖書，專業(yè)教師對其學(xué)科的了解更加深入，更能找出最符合專業(yè)需求的圖書。鼓勵同學(xué)們通過Opac或者E-mail的方式推薦圖書，舉辦推薦圖書的活動等各種方式來提升讀者推薦的積極性。

現(xiàn)采目錄及過期發(fā)訂目錄。盡管目前的采購方式基本都已訂單為主，但現(xiàn)采作為補(bǔ)充仍是不可少的，書商經(jīng)常會聯(lián)合出版社舉辦一些新書展銷會，工作人員可以通過這種展銷會現(xiàn)場采集一些最新出版的圖書作為訂單的補(bǔ)充。

2016年全年我館共計購進(jìn)新書16157種，但是發(fā)送的發(fā)訂目錄有23619種，為定到的圖書有7462種，占總量的約三分之一。這一部分目錄經(jīng)過進(jìn)一步的甄選剔除，直接可做為2017年的訂單數(shù)據(jù)。

圖書征訂目錄源的選擇是多樣的，除了以上的幾種之外還可以通過相關(guān)報紙，因特網(wǎng)比如，當(dāng)當(dāng)，卓越，亞馬遜等來進(jìn)行收集征訂目錄信息。每個館可以根據(jù)自己的需求選擇不同的收集方式。

訂單組織形式的調(diào)整策略又稱深度因素

圖書采購的質(zhì)量評估是圖書館的一項重要的工作，每年的圖書采購質(zhì)量決定了館藏結(jié)構(gòu)的變化。采購質(zhì)量不僅體現(xiàn)在到書率還體現(xiàn)在各學(xué)科圖書所占比例上，因此合理的調(diào)整訂單的組織形式對圖書采購工作十分重要。

訂單組織的調(diào)整要符合學(xué)科的設(shè)置

高等學(xué)校圖書館是為教學(xué)和科研服務(wù)的學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)，它是高等學(xué)校的文獻(xiàn)信息中心，是學(xué)校教學(xué)和科研工作的重要組成部分。因此每年的圖書采購在兼顧館藏結(jié)構(gòu)的同時更要適應(yīng)學(xué)校學(xué)科的調(diào)整。

為達(dá)到適應(yīng)學(xué)?？蒲行枨?，我館在這方面也進(jìn)行了努力，將一些重點(diǎn)學(xué)科，新增學(xué)科，科研中心所需求的圖書單獨(dú)形成一個發(fā)訂目錄。在《圖書采購合同》中明確規(guī)定了這部分圖書的到書率。另外對于讀者推薦的圖書也單獨(dú)形成一個發(fā)訂目錄并且規(guī)定其到書率。利用這種具有一定法律約束效力的文件中增加約束性條款來控制圖書的到館率，這也是防止低折扣中標(biāo)的方法之一。

通過規(guī)定通俗類讀物與科技類圖書的比重來控制圖書采購的質(zhì)量

通俗類讀物一般指發(fā)行量較大，讀者群體較廣的圖書，比如I247小說，K大類的人物傳記部分，B大類里面的成功學(xué)讀物等。這些圖書因為發(fā)行量較大書商從出版社拿書的時候折扣率很高，更能書商帶來利潤，因此每次書商在配送圖書的時候都盡量多配送此類圖書。科技類與其他一些參考研究性圖書因為受眾少，發(fā)行量低，書商獲取的折扣率較低，利潤空間較小，因此書商在提供征訂目錄的環(huán)節(jié)經(jīng)常慎重提供此類圖書，在衡量自己的利益的情況下刪除很多有價值的圖書。如果在《圖書采購合同》中不加相關(guān)的限制條款就會出現(xiàn)科技類與參考研究性圖書的到書率很低的情況，書商會大批量的配送通俗性讀物。

在2013年我館第一次以訂單采集為主的時候，因為沒有經(jīng)驗，在合同中的限定條款過少，最終5.9折中標(biāo)，折扣很低，但是最后的到書的品種不能令人滿意，在配送的過程中書商總是以各種理由推脫買不到科技類的圖書，不斷要求我們增加訂單種類。最終驗收過后發(fā)現(xiàn)，科技類圖書只占總量的七分之一左右，而且多數(shù)是發(fā)行量較大的計算機(jī)類圖書。鑒于這種情況，我們在后一年的合同中明確規(guī)定了幾種通俗性讀物不得超過總量的30%，科技類圖書不能少于20%，這樣第二年的折扣雖然提高到了6.9折，但圖書的整體質(zhì)量結(jié)構(gòu)得到提升。通常情況下我們也會把這兩種類型的圖書單獨(dú)形成發(fā)訂目錄。

制定的約束性條款越多，越細(xì)，對圖書質(zhì)量的影響就越大。更多的約束性條款也能讓我們買到我們需要的書，而不是便宜的書，書的價值本不是能用價格來衡量的，一本有用的圖書室無價的，因此我們不能追求圖書的數(shù)量，避免低折扣中標(biāo)的陷阱。

靈活多變的采購策略

多樣化的采購策略，更多更細(xì)的限定性條款是為了提高圖書采購的質(zhì)量，然而通常情況下更多更細(xì)的條款并不意味著更死板的采購策略。對于讀者薦購圖書，重點(diǎn)與緊缺專業(yè)圖書，規(guī)定較高的到書率，但是對于其他圖書并不規(guī)定過高的到書率。圖書的采購是個周期性的過程，訂單一般不可能一次性配齊，通常訂單的種數(shù)是要稍微大于實(shí)際采購量的，事實(shí)上在實(shí)踐中即使訂單種類大于實(shí)際采購量，書商通常也很難一次性配齊，一般仍需要進(jìn)一步的協(xié)調(diào)，比如，發(fā)訂書目的改定，增加訂購種類等。給書商一定的利益讓度空間，是為了首先滿足重點(diǎn)需求圖書的采購。對于重點(diǎn)需求的圖書規(guī)定較高的到書率，如果仍然對其他圖書也規(guī)定較高的到書率，就會限制書商的配給積極性，實(shí)踐中我們經(jīng)常遇到某些圖書出版社已經(jīng)沒有庫存需要POD（print on demand：個性化印刷）之類的情況，實(shí)際上很多時候其實(shí)并不需要POD，大多只不過是書商的因為利益空間不足而采用的一種策略。

因此，為防止書商選擇性供書，消極性供書，使用靈活的采購策略協(xié)調(diào)買賣雙方的利益，為營造良好的購書生態(tài)環(huán)境提供有力的支持。

圖書驗收工作

圖書采購具有周期性的特點(diǎn)，同樣圖書驗收也是分階段進(jìn)行的，圖書采購的整體流程可以用以下圖標(biāo)來表示：

從圖中可以看出，整個采購過程是一個周期性的循環(huán)過程，驗收工作在整個采購周期內(nèi)有著舉足輕重的作用。

我們制定好訂單可以一次性發(fā)給書商，因為種類比較多，書商供貨并不是一次性到貨，因此，做好階段性的驗收工作十分重要。

通過階段性驗收及時發(fā)現(xiàn)問題，比如，分類號與MARC的準(zhǔn)確性，圖書加工質(zhì)量是否符合要求，提供的圖書是否在在我們所提供的訂單上，發(fā)現(xiàn)問題直接反饋給書商，形成良好的互動關(guān)系。對于一些特殊圖書，比如高碼洋圖書，需要POD的圖書等細(xì)節(jié)的敲定都需要通過在驗收周期內(nèi)用過階段性驗收來解決問題。在圖書全部驗收完成后，需要進(jìn)行總結(jié)性驗收，對于采購過程中存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)性總結(jié)，為下一年的采購提供經(jīng)驗支持。

訂單采購是一項系統(tǒng)性工程，訂單采購的每個步驟對訂單的形成都很重要，因此，對每個步驟細(xì)節(jié)的把控，經(jīng)驗的總結(jié)，策略的制定，都直接影響圖書采購質(zhì)量，進(jìn)而影響?zhàn)^藏整體結(jié)構(gòu)的調(diào)整。圖書采購又是一個周期性活動，我們在實(shí)踐中必須制定好合理的采購計劃，合理的時間規(guī)劃，并積極與書商進(jìn)行溝通，使得采購任務(wù)能夠順利完成。

（作者單位：阜陽師范學(xué)院圖書館）