新時(shí)期人事檔案管理工作要點(diǎn)分析

文/李想，吉林省白城市洮北區(qū)人力資源和社會(huì)保障局

人事檔案管理是黨和國家工作不可缺少的一個(gè)重要組成部分，一份規(guī)范的人事檔案可以很全面的反應(yīng)個(gè)人的工作表現(xiàn)、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件。做好人事檔案管理工作責(zé)任重大，意義深遠(yuǎn)。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人事檔案管理工作將面臨更多的新情況，新問題。因此，檔案工作者必須適應(yīng)形勢的需要，把握好檔案管理工作的要點(diǎn)，進(jìn)一步提高人事檔案管理水平，使人事檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，使其更好地為地方發(fā)展服務(wù)。

1 檔案材料的收集

人事檔案材料的收集是人事檔案工作的基礎(chǔ)，是人事檔案工作的重要環(huán)節(jié)，為保證檔案的完整性，在工作中首先要加強(qiáng)檔案材料收集工作。

1.1 主動(dòng)收集。作為檔案員，要密切注意單位人事檔案材料產(chǎn)生的信息，主動(dòng)出擊，爭得各部門和單位的工作配合，對定期形成的如年度考核表、獎(jiǎng)勵(lì)、職稱、工資等材料及時(shí)督促材料形成部門按時(shí)保質(zhì)上交，及時(shí)歸檔，避免材料形成時(shí)間過長，未及時(shí)收集或經(jīng)辦人員崗位變動(dòng)造成檔案材料丟失。

1.2 有重點(diǎn)的收集。個(gè)人檔案材料包括很多內(nèi)容，為了使材料更具有價(jià)值，材料的收集必須要有重點(diǎn)。可以依照干部人事檔案分類法的十項(xiàng)分類，擬出重點(diǎn)收集的材料。比如，重點(diǎn)收集反映職工思想政治、工作實(shí)績、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)水平等材料充實(shí)檔案，成為單位選人用人的依據(jù)。

1.3 實(shí)行經(jīng)常收集與追蹤收集相結(jié)合。檔案管理人員工作中要經(jīng)常關(guān)注單位個(gè)人基本信息，經(jīng)常對檔案進(jìn)行清查，隨時(shí)掌握所有人員的變化情況。對新進(jìn)入人員，要認(rèn)真審查檔案材料，將缺少的材料進(jìn)行認(rèn)真登記，及時(shí)溝通，并按規(guī)定時(shí)間補(bǔ)充缺少的材料，避免時(shí)間過長或人員流動(dòng)造成檔案材料無法收集歸檔。

2 檔案材料的整理

人事檔案的整理工作是一項(xiàng)技術(shù)性、技巧性很強(qiáng)的工作。材料收集完備后，檔案管理部門將對材料進(jìn)行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔等工作，才能保證檔案資料的規(guī)范化和完整性。

2.1 材料鑒定。材料鑒定是人事檔案材料歸檔以前的最后一次檢查，鑒別工作的好壞直接決定著人事檔案質(zhì)量的優(yōu)劣。材料鑒定，必須要保證規(guī)范準(zhǔn)確和真實(shí)有效。因此，在鑒定時(shí)凡需組織審查蓋章或個(gè)人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時(shí)發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時(shí)與歸檔單位或個(gè)人取得聯(lián)系，對于內(nèi)容不實(shí)，字跡不清，不能反映真實(shí)情況，有弄虛作假，涂改痕跡的材料，不能歸入檔案，要及時(shí)處理。

2.2 剔除材料。鑒別工作的任務(wù)之一，就是把不屬于人事檔案歸檔范圍的材料剔除出去。認(rèn)定不屬本人的材料，或者是不應(yīng)歸入人事檔案的材料，均應(yīng)轉(zhuǎn)給有關(guān)單位保存或處理。轉(zhuǎn)出時(shí)，要寫好轉(zhuǎn)遞材料通知單。退回近期形成的檔案材料，手續(xù)不夠完全，或內(nèi)容尚需査對核實(shí)，應(yīng)提出具體意見，退回有關(guān)單位，待修改補(bǔ)充后再交回來。對于無保存價(jià)值、重份的材料，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定銷毀。銷毀時(shí)要認(rèn)真審查，逐份登記，并說明銷毀的理由，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

2.3 技術(shù)加工，分類準(zhǔn)確，編排有序。高標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進(jìn)行加邊或包邊，切實(shí)做到整齊劃一，歸檔材料左邊應(yīng)留出2.5厘米裝訂邊。文字須是鉛印、膠印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其他材料相等。特別情況，例如對折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊。如內(nèi)容太多可折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細(xì)，裝訂整齊。依照人事檔案材料的具體分類要求，對材料排列、合理分類，使每卷檔案達(dá)到完整、精練、真實(shí)、條理、方便利用。

2.4 及時(shí)、準(zhǔn)確做好目錄，錄入計(jì)算機(jī)。要隨時(shí)有效地保存有效檔案，對于每年每個(gè)人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進(jìn)行集中整理，而對于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)整理的方式，及時(shí)裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。

3 檔案資料的保管

檔案保管是檔案管理中的極其重要的基礎(chǔ)性工作。加強(qiáng)嚴(yán)格的保管，才能維護(hù)檔案的完整與安全，便于調(diào)用。那么，做好檔案保管工作：一是加強(qiáng)檔案的庫房管理。要做好檔案基礎(chǔ)設(shè)施的更新，要注意檔案室的防水防火的設(shè)施的完善，配置防盜檔案柜等基礎(chǔ)設(shè)施，檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開要加大投入，購置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，完善人事檔案管理的信息化；二是檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)。如需借閱檔案材料，則需經(jīng)過非常嚴(yán)格的程序方可借閱復(fù)印，并且要加蓋公章。三是加強(qiáng)保護(hù)檔案的技術(shù)措施。定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)，防止出現(xiàn)人事檔案泄露、系統(tǒng)被攻擊等網(wǎng)絡(luò)安全問題。要委派專門的檔案管理人員進(jìn)行管理，在遇到問題時(shí)能夠及時(shí)解決，以滿足工作需求。

4 檔案資料的查閱

人事檔案的收集、鑒別、整理、保管等一系列基礎(chǔ)性工作，都是以提供利用為目標(biāo)。對于已經(jīng)整理好的人事個(gè)人檔案要拓寬服務(wù)范圍，除了在政審、調(diào)資、晉升時(shí)提供人事檔案以外，檔案部門在當(dāng)前人事工作改革中積極提供人事檔案信息，如為機(jī)構(gòu)人員調(diào)整、定崗定員工作提供人員現(xiàn)狀情況、綜合信息、統(tǒng)計(jì)信息等。

目前，人事部門普遍使用計(jì)算機(jī)人事信息管理系統(tǒng)，不但提高了查找信息的速度，而且能對所管理人員的情況進(jìn)行研究，做出統(tǒng)計(jì)分析，開展高層次的信息服務(wù)，對人事檔案利用工作的改革和發(fā)展起到了促進(jìn)作用。

5 結(jié)語

作為人事組織工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎(chǔ)。所以，在分類、審核、整理人事檔案時(shí)，一定要做到細(xì)致、完整、精準(zhǔn)、真實(shí)。作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應(yīng)該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。認(rèn)真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。

[1]任改蓮;新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作[J];內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版);2013.

[2]張同芹;人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J];科技致富向?qū)?2013.