我國企事業(yè)單位檔案管理存在的問題及其對(duì)策研究

文/柳玉婷，唐山市規(guī)劃建筑設(shè)計(jì)研究院

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷向前邁進(jìn)，我國企事業(yè)單位檔案管理工作從理論水平到實(shí)際操作都有了長足的發(fā)展，關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度也逐漸地規(guī)范和更加完善。但是與企事業(yè)單位自身發(fā)展速度和規(guī)模相比，檔案管理工作仍存在很多的問題和障礙，這也自然而然地限制了組織的發(fā)展。

1 當(dāng)前企事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.1 單位對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

很多單位對(duì)檔案管理工作的重要性不夠了解，沒有對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視，認(rèn)為檔案管理可有可無，導(dǎo)致了檔案材料不能及時(shí)收集整理或者缺失嚴(yán)重，檔案材料堆放混亂，等有需要查詢相關(guān)檔案材料時(shí)發(fā)現(xiàn)無從查找，嚴(yán)重影響工作效率。甚至有些單位都沒有組織相關(guān)的《檔案法》等相關(guān)法律的學(xué)習(xí)，管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)支撐，無法做到工作到位。

1.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

很多單位沒有專門的檔案管理人員，經(jīng)常是從各部門臨時(shí)抽調(diào)人員借用一段時(shí)間。這樣就導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)能力水平不夠高，及時(shí)去相關(guān)部門進(jìn)行過正規(guī)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，也無法對(duì)檔案管理工作有足夠的認(rèn)真和重視，這就直接導(dǎo)致不同時(shí)間產(chǎn)生的檔案材料存在不同程度的編制粗劣，準(zhǔn)確性不高，甚至是缺乏丟失。

1.3 檔案管理規(guī)章制度不夠健全完善

許多企事業(yè)單位都沒有正規(guī)、合理的檔案管理工作規(guī)章制度，造成管理意識(shí)淡薄，檔案管理服務(wù)水平低下。隨著經(jīng)濟(jì)形勢的高速發(fā)展，雖然有些單位已經(jīng)開始意識(shí)到檔案管理工作的重要性，但是投入的人力、物力實(shí)在太少，檔案管理發(fā)展水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上組織的發(fā)展速度?！安灰砸?guī)矩，不能成方圓”，沒有健全完善的規(guī)章制度，工作人員就無法對(duì)工作有足夠的責(zé)任感，檔案管理工作就無法高質(zhì)量地完成，組織也就無法及時(shí)獲得真實(shí)、有效、系統(tǒng)的第一手檔案資料。

2 我國檔案管理工作的發(fā)展趨勢

在計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)充分發(fā)展的今天，檔案管理的信息化成為其發(fā)展的一大特點(diǎn)，也賦予了檔案工作新的特征：（1）檔案材料形式多樣化。在信息技術(shù)環(huán)境下，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，它需要借助磁盤或者光盤存儲(chǔ)，極大地節(jié)省了存儲(chǔ)空間，但是卻易因損壞而造成極大損失。（2）紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙軌運(yùn)行。在我國當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)形勢情況下，電子檔案無法完全取代紙質(zhì)檔案的存在，一些材料必須優(yōu)先由紙質(zhì)形態(tài)存在，而后才能形成相應(yīng)的電子材料。（3）對(duì)檔案管理人員提出了更高的專業(yè)要求。檔案管理的信息化要求檔案管理人員在熟練掌握各種專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還要能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)。

3 解決檔案管理工作相關(guān)問題的對(duì)策和建議

3.1 要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。

當(dāng)前我國大部分企事業(yè)單位需要積極改變陳舊的思想觀念，正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，上到單位領(lǐng)導(dǎo)，下到具體工作人員，都要從根本上轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)和態(tài)度。單位領(lǐng)導(dǎo)要從組織戰(zhàn)略發(fā)展的角度看待此項(xiàng)工作的發(fā)展，給予檔案管理工作足夠的人力和物力的支持，全面提升檔案管理服務(wù)水平，時(shí)期為組織的戰(zhàn)略發(fā)展提供有力的支撐。

3.2 建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。健全的規(guī)章制度是工作推進(jìn)的有力保證。為使檔案管理工作水平有效提升，各企事業(yè)單位不僅要明確檔案工作人員的分工、責(zé)任，還要從檔案材料的收集、整理、分類、存放、借閱、專遞等各方面制定相應(yīng)的規(guī)章制度，保證每項(xiàng)工作都有序、有據(jù)、專業(yè)地進(jìn)行。

3.3 提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平與提升企業(yè)員工的檔案意識(shí)相結(jié)合

一方面檔案管理工作人員要掌握《檔案法》等相關(guān)法律政策的內(nèi)容，并熟練第應(yīng)用于日常工作來。同時(shí)，在信息經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握各種現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，勇于創(chuàng)新檔案管理，主動(dòng)承擔(dān)檔案信息傳播的各種工作，充分發(fā)揮檔案管理信息對(duì)組織的發(fā)展的巨大的推動(dòng)作用。另一方面，各企事業(yè)單位要提高全體員工的檔案意識(shí)，把《檔案法》的內(nèi)容作為一項(xiàng)普遍培訓(xùn)的內(nèi)容進(jìn)行廣泛地宣傳，讓單位的全體員工能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要性，了解檔案工作直接關(guān)系到組織的發(fā)展，每個(gè)人都配合做好檔案材料的收集、妥善保管、整理、分類，并及時(shí)歸檔。

3.4 實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化管理，使信息化建設(shè)為檔案管理工作保駕護(hù)航

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化管理，才能充分有效地利用檔案資源，這也是檔案管理工作的最終目的所在。為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，單位必須提供有力的人力物力支持，逐步推進(jìn)內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，全面推動(dòng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化的工作，實(shí)行檔案材料全文數(shù)據(jù)庫管理，最高限度地提高檔案查詢的速度和效率，充分開發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，為組織生存發(fā)展及時(shí)提供豐富的信息和全面的服務(wù)。

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