淺析做好文書檔案管理的有效措施

文/王衍營(yíng) 唐麗媛 楊天野，山東省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)研究院電器研究所

文書檔案管理是現(xiàn)代企事業(yè)單位重要的工作之一，是單位各級(jí)組織、行政管理的重要依據(jù)，也是一個(gè)單位的歷史發(fā)展軌跡的再現(xiàn)與記載；同時(shí)，檔案管理也是一項(xiàng)繁重、瑣碎且嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作，檔案的有效管理可以為今后的工作順利開展奠定良好的基礎(chǔ)，是單位決定重要事項(xiàng)的重要依據(jù)和借鑒。如今，文書檔案管理已經(jīng)走向網(wǎng)絡(luò)化和信息化，如何采取有效的措施使檔案管理更為規(guī)范化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化，不斷適應(yīng)企事業(yè)單位辦公室工作的變化需要，是擺在文書檔案管理工作人員面前的一個(gè)需要深入探討和研究的課題。總結(jié)文書檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下措施：

1 單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作是重要前提和基礎(chǔ)

文書檔案，一般是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在日常的行政管理工作中產(chǎn)生的由各種通用文件檔案，包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、 會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等文字材料。由此，文書檔案管理工作可以分為以下兩類：一類是上級(jí)組織產(chǎn)生的各種下發(fā)文件的管理工作；另一類是由本級(jí)組織或單位產(chǎn)生的各種文件材料與上報(bào)上級(jí)單位的文件材料的管理工作。因此，這兩類文檔材料都是各單位領(lǐng)導(dǎo)集體開展工作的重要依據(jù)之一，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該加強(qiáng)這方面的管理。要做好這方面工作，應(yīng)該從硬件和軟件兩方面著手進(jìn)行：

1.1 硬件方面，加大硬件設(shè)施的投入與有效管理，加強(qiáng)文檔管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化，使文檔查找更加方便、快捷，且保證文檔管理的安全性，經(jīng)常進(jìn)行安全殺毒與檢查。

1.2 軟件方面，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的管理培訓(xùn)，學(xué)習(xí)必要的管理軟件；同時(shí)，要經(jīng)常對(duì)檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行反思，不斷提出優(yōu)化工作意見，并形成良好的風(fēng)氣。除此之外，文書檔案管理要列入各級(jí)單位辦公室管理的年度計(jì)劃之中，由專門領(lǐng)導(dǎo)分管這項(xiàng)工作，并保證每項(xiàng)計(jì)劃得以實(shí)施。

2 完善文書檔案管理制度是保障

檔案管理制度是做好檔案管理的重要基礎(chǔ)，是做好檔案管理的重要保證。把人的行為關(guān)進(jìn)制度的籠子，以制度規(guī)范人、約束人，才是檔案管理的有效措施。各級(jí)企事業(yè)單位應(yīng)該在《檔案法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的前提和基礎(chǔ)上，制定適合本單位的檔案管理制度，以良好的制度實(shí)施檔案管理。

3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)是做好文書檔案管理的關(guān)鍵

檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是直接影響一個(gè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的重要方面，提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重中之重。檔案管理離不開管理人員，這是基礎(chǔ)，基礎(chǔ)管理的好，檔案管理水平自然就會(huì)高。從實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，首先，檔案管理員的政治素質(zhì)和思想覺(jué)悟要高，責(zé)任心要強(qiáng)。文書檔案很多時(shí)候牽扯到單位的重要決定和上級(jí)文件精神，有時(shí)候需要有保密措施。這就要求文書檔案管理人員的政治素養(yǎng)和責(zé)任心要強(qiáng)，要有大局觀。其次，檔案管理員要有敬業(yè)精神。檔案管理是一項(xiàng)繁瑣和枯燥的工作，檔案要收集、管理、裝訂，這項(xiàng)工作不僅要求人員要有耐心，而且要細(xì)心，要有吃苦精神和奉獻(xiàn)精神。另外，檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自身素養(yǎng)的提高和能力的學(xué)習(xí)，尤其是要在電子檔案管理方面，積極參加培訓(xùn)，不斷豐富新知識(shí)，學(xué)習(xí)新技術(shù)，增強(qiáng)新能力，更新觀念，學(xué)習(xí)與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理方法。再次，學(xué)習(xí)交流也是提高隊(duì)伍建設(shè)的重要手段。實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。由實(shí)踐得來(lái)的經(jīng)驗(yàn)尤為寶貴和重要，所以，同行之間要不斷溝通和相互交流，好的管理經(jīng)驗(yàn)和做法要相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同進(jìn)步。

4 做好細(xì)節(jié)工作是檔案管理的重中之重

文書檔案工作要做好就要從細(xì)節(jié)工作入手，從各個(gè)方面把好細(xì)節(jié)關(guān)。這就要從以下方面入手：規(guī)范收發(fā)細(xì)節(jié)、做好詳細(xì)記錄、做好分好類、做好備好案、做好存檔。

4.1 規(guī)范文件收發(fā)細(xì)節(jié)

規(guī)范檔案文件的收發(fā)工作就是要將發(fā)文和收文中的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)和程序加以規(guī)定，并按照既定原則嚴(yán)格辦理。如收文中從簽收、拆封、登記等，發(fā)文中從審核、簽發(fā)、打印、用印等環(huán)節(jié)都要細(xì)化，做好記錄，每道環(huán)節(jié)都要按照程序規(guī)定落到實(shí)處，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)紕漏，否則就會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量，影響單位的工作落到實(shí)處。

4.2 做好詳細(xì)記錄

檔案管理的一項(xiàng)重要工作就是做好詳細(xì)記錄，按照收發(fā)文的不同種類分別進(jìn)行登記，登記要細(xì)致，分類要明確，避免漏記、漏發(fā)。

4.3 做好分好類

文書檔案管理就是要對(duì)文書文件進(jìn)行分類管理，這樣方便管理和查找文件。文書文件按照內(nèi)容大致分為命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、 會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等；按照機(jī)構(gòu)大體分為:上級(jí)類、平級(jí)類、本單位文件和其他單位文件。

4.4 做好備好案

文書檔案管理依據(jù)工作需要，按季度或年度做好備案表，尤其是電子檔案還要做好電子檔案的隨時(shí)備份工作，避免電腦損壞而造成無(wú)法修復(fù)的損失。年終時(shí)，將全年做好的備份表統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，形成明確的檔案明細(xì)。

4.5 做好存檔工作

文書檔案管理除了做好記錄和分類外，最為重要的工作就是做好存檔工作，要將文件根據(jù)分類分別存入檔案盒，并做好分類標(biāo)記、標(biāo)號(hào)和電子入檔記錄工作，以便方便查找。

5 結(jié)束語(yǔ)

文書檔案管理是企事業(yè)單位重要的工作之一，是維護(hù)一個(gè)單位或部門歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，對(duì)單位的管理有著重要的史料價(jià)值與現(xiàn)實(shí)價(jià)值，在單位管理中有著不可替代的重要作用。因此，企事業(yè)單位一定要秉持文書檔案管理的歷史感與責(zé)任感，采取科學(xué)的管理方法，加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理工作，做好歷史資料的保存與管理，并在今后的工作中發(fā)揮其借鑒與指導(dǎo)作用，實(shí)現(xiàn)其特有的工作職能。