如何有效實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理

文/高偉，重慶秀山縣信訪辦

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如何有效實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理

文/高偉，重慶秀山縣信訪辦

辦公室檔案對于企事業(yè)單位辦公室工作有著重要意義，其是否實現(xiàn)規(guī)范化管理將關系到其他相關工作的有效開展。接下來，本文首先簡要闡述辦公室檔案規(guī)范化管理的重要意義，然后再針對此，為辦公室檔案規(guī)范化管理的有效實現(xiàn)提出幾點建議。

辦公室檔案；規(guī)范管理；途徑

辦公室檔案管理工作是辦公室工作的重要內(nèi)容之一，對一個單位來說非常重要，辦公室檔案管理的規(guī)范化能夠促進企事業(yè)單位日常工作的規(guī)范化。然而檔案管理規(guī)范化是一個很系統(tǒng)化的工程，盡管引入了比較先進的信息化辦公技術設備，但在其工作開展中仍然存在不少問題，例如檔案信息不夠健全、資料查詢時間過久等，這嚴重影響了單位工作效率的提升。因此有效實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理，就成為當前辦公室理工作的重中之重。

1 辦公室檔案規(guī)范化管理的重要意義

辦公室檔案規(guī)范化管理對于企事業(yè)單位的發(fā)展將會產(chǎn)生重要的現(xiàn)實意義，具體體現(xiàn)為三點，即豐富現(xiàn)代管理方式、提升相關工作人員素質以及提升單位社會效益與管理效率。

1.1 能夠豐富現(xiàn)代管理方式

我國的檔案管理工作已逐漸實現(xiàn)了信息化管理，雖然從總體上看，依然處于初級階段，不過計算機檔案管理對于提升檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案管理科學化具有重要意義。由此可見，對辦公室檔案進行規(guī)范化管理，在當前信息時代的市場環(huán)境下，將占據(jù)重要地位。通過對檔案資料實行規(guī)范化的計算機信息技術管理，能夠為相關工作人員提供不少便利，將幫助他們能夠高效整理、搜集檔案資料，以及保障檔案資料的準確性與完整性。因此，規(guī)范化的計算機檔案管理是一種非常重要的企事業(yè)單位現(xiàn)代檔案管理方式。

1.2 能夠提升相關工作人員素質

檔案管理工作人員的綜合素質的高低將直接影響檔案管理工作效能。而企事業(yè)單位對辦公室檔案實行規(guī)范化管理時，會積極將檔案管理工作人員的在職培訓、進修學習以及業(yè)務學習等各項內(nèi)容納入進正常的工作軌道中，以讓他們能夠學習到當前最為先進的檔案管理手段。這將有效提升檔案管理工作人員的專業(yè)技術水平與職業(yè)綜合素質。

1.3 能夠提升單位社會效益與管理效率

辦公室檔案管理工作不僅關乎企事業(yè)單位的正常運作，也是對企事業(yè)單位所有往來經(jīng)濟業(yè)務與人事調(diào)整、變更的記錄和反映。同時，辦公室檔案還保存了能夠見證企事業(yè)單位發(fā)展進程的一些重要史料與證據(jù)，所以對辦公室檔案管理進行規(guī)范化管理，將會明顯提升企事業(yè)單位的社會效益。另一方面看，當企業(yè)和社會其他相關部門開展合作的時候，也會需要借助檔案與合作對象實現(xiàn)有效交流溝通，只有如此，彼此才能促成有效合作。因而從某個角度看，在辦公室檔案管理工作中，對檔案實行規(guī)范化管理，還能有助于提升企事業(yè)單位部門的相關工作管理效率。

2 有效實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理途徑

針對上文分析的辦公室檔案規(guī)范化管理的重要意義，所以應該從三個方面，即促進檔案管理工作朝著信息化發(fā)展、樹立辦公室檔案規(guī)范化管理意識以及提升檔案管理工作人員的工作素質，來有效實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理途徑。

2.1 不斷促進檔案管理工作朝著信息化發(fā)展

在當前的信息化時代，各行各業(yè)在管理上都朝著計算機信息化管理方向發(fā)展。因此在檔案管理工作中，應該不斷提升其管理技術的信息化水平。這將能實現(xiàn)管理程序的規(guī)范化：一般辦公室檔案工作管理流程包括檔案調(diào)卷、立卷以及存檔這三部分內(nèi)容，如果通過傳統(tǒng)工作手段，對其開展起來較為繁雜，然而借助計算機信息技術將能夠有效簡化檔案工作的上述流程，剔除掉重復與較為復雜的程序內(nèi)容。因此，這在保障企事業(yè)單位檔案管理信息質量的同時，還能節(jié)約不少寶貴時間和精力。

2.2 樹立辦公室檔案規(guī)范化管理意識

要想有效實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理途徑，企事業(yè)單位的人事行政機構，必須首先要樹立辦公室檔案規(guī)范化管理意識。首先，要注重將規(guī)范化管理內(nèi)容添加進日常的辦公室檔案管理工作中去，并讓企事業(yè)單位的所有階層領導干部能夠重新審視現(xiàn)代檔案管理，要清晰地意識到辦公室檔案管理規(guī)范化對于企事業(yè)單位發(fā)展的重要意義。其次，企事業(yè)單位的相關領導應該在自己的日常工作流程中納入辦公室檔案管理的工作內(nèi)容，從而為企事業(yè)單位提供一個優(yōu)質的發(fā)展環(huán)境，以能夠更有效地進行辦公室檔案規(guī)范化管理工作。最后，在企事業(yè)單位樹立辦公室檔案規(guī)范化管理意識的過程中，應該重視辦公室檔案管理工作的日常特點，如此才能有效地讓所有領導和員工對辦公室檔案管理工作有更為深入的認識與理解。

2.3 提升檔案管理工作人員的工作素質

辦公室檔案管理工作人員的工作素質和檔案管理規(guī)范化工作有著非常密切的關系。換而言之，提升檔案管理工作人員的管理技術水平和職業(yè)素質，能夠有效實現(xiàn)辦公室檔案的規(guī)范化管理。一旦辦公室檔案管理工作人員的職業(yè)能力得到提升，辦公室工作效率也會隨之提升。所以企事業(yè)單位應該注重對辦公室檔案管理人員進行專業(yè)的職業(yè)培訓，例如開展崗前培訓、定期組織人員進行相關知識學習和討論以及邀請一些行業(yè)資深專家前來舉辦講座等，與此同時還應該定期對檔案管理工作人員的綜合素質進行有效考核。

3 結語

總而言之，辦公室檔案管理規(guī)范化是企事業(yè)單位現(xiàn)代檔案管理工作中的最重要內(nèi)容之一，因此必須要給予足夠重視，尤其是在當前信息化時代，企事業(yè)單位各級領導和工作員工一定要清晰意識到辦公室實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實意義，然后再從多個角度來有效實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理。

[1]張寶燕.事業(yè)單位加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構架[J].中小企業(yè)管理與科技(中旬刊),2015,(01):26-27.[2017-09-12].

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