關(guān)于新時(shí)期企業(yè)文秘工作的思考

文/張慧晶，國(guó)網(wǎng)福建省電力有限公司福州供電公司

關(guān)于新時(shí)期企業(yè)文秘工作的思考

文/張慧晶，國(guó)網(wǎng)福建省電力有限公司福州供電公司

辦公室文秘是聯(lián)系基層員工和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的橋梁和紐帶，辦公室文秘工作涉及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的方方面面。新時(shí)期企業(yè)辦公室文秘工作的內(nèi)容和形式也出現(xiàn)了新的變化，辦公室文秘人員只有就新時(shí)期的工作進(jìn)行深入思考和總結(jié)，才能做到胸有成竹，防患于未然，才能提高辦公室文秘工作質(zhì)量。文章從辦公室文秘工作的性質(zhì)入手，分析了新時(shí)期企業(yè)文秘人員必備的能力，然后就文秘人員該如何做好辦公室文秘工作進(jìn)行了探討、分析。

企業(yè)；文秘工作；思考

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)不斷發(fā)展進(jìn)步，許多企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模和業(yè)務(wù)范圍都不斷發(fā)展擴(kuò)大，企業(yè)辦公室工作也迎來(lái)了更多的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。文秘人員做為辦公室的重要組成部分，在辦公室事務(wù)處理、上傳下達(dá)中起著重要作用。一個(gè)合格的辦公室文秘人員必須要認(rèn)清文秘工作的性質(zhì)和要求，同時(shí)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和企業(yè)需求，不斷提高自身的綜合素質(zhì)和工作能力。

1 辦公室文秘工作的性質(zhì)

文秘工作是辦公室傳統(tǒng)工作之一，也是辦公室工作的重要構(gòu)成。企業(yè)文秘工作內(nèi)容繁瑣，大致包括以下方面的內(nèi)容：電話接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接、留言記錄；日常郵件接收、轉(zhuǎn)發(fā)與回復(fù)；會(huì)談和商旅安排，會(huì)議通知、安排、服務(wù)和記錄；資料收集、整理、歸檔和保管，文件傳閱，文書(shū)處理；來(lái)客接待，辦公室用品采購(gòu)與發(fā)放等。整體來(lái)講，辦公室文秘工作有著較強(qiáng)的綜合性，文秘人員的工作與辦公室其他人員的工作有著顯著不同，辦公室文秘人員既是業(yè)務(wù)人員，也是管理人員。此外，辦公室文秘人員還是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)與基層員工的橋梁和紐帶，他們?cè)谂c領(lǐng)導(dǎo)打交道時(shí)，要仔細(xì)揣摩、正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，把握好工作重心，做好輔助工作。在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事務(wù)時(shí)則要進(jìn)行信息提煉和整理，過(guò)濾掉許多無(wú)用的信息，還要注意表達(dá)技巧和分寸。可以說(shuō)，辦公室文秘人員是辦公室的形象和代表，在辦公室乃至企業(yè)管理中起著承上啟下的作用，辦公室文秘工作與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)息息相關(guān)，企業(yè)、辦公室的良好運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)辦公室文秘工作的支持。

2 新時(shí)期企業(yè)文秘人員必備的能力

2.1 綜合工作能力

由上述可知，辦公室文秘的綜合性較強(qiáng)，這也要求辦公室文秘人員必須具有較強(qiáng)的綜合工作能力。綜合工作能力是辦公室文秘人員的基本工作能力之一，它包括文字寫(xiě)作能力、交流溝通能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、計(jì)算機(jī)能力、信息能力、理解能力等。辦公室文秘的綜合能力決定了他是否能勝任文秘工作，辦公室文秘綜合能力的形成是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。要想成為一名優(yōu)秀的文秘，形成較強(qiáng)的文秘綜合能力，辦公室文秘要多讀書(shū)、多思考、多總結(jié)、勤動(dòng)筆，努力學(xué)習(xí)，不斷前進(jìn)，如此這般，方有“博觀而約取，厚積而薄發(fā)”的那一天。

2.2 日常事務(wù)處理能力

辦公室文秘要處理的主要是辦公室日常事務(wù)，這些事務(wù)多具有一定的周期性、重復(fù)性和規(guī)律性。這些日常事務(wù)瑣碎，但是事關(guān)辦公室和企業(yè)管理的方方面面。辦公室文秘要積極發(fā)揮參謀助手作用，全面把握辦公室文秘日常工作的內(nèi)容、特點(diǎn)和要求，然后從全局出發(fā)，在職責(zé)范圍內(nèi)、領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下，制定日常工作計(jì)劃，改善人際關(guān)系，協(xié)調(diào)好部門(mén)關(guān)系，認(rèn)真聽(tīng)取基層員工、下級(jí)意見(jiàn)，切實(shí)做好日常工作，才能突出文秘工作的層次性、科學(xué)性、超前性，又快又好地實(shí)現(xiàn)辦公室文秘工作目標(biāo)。這也要求辦公室文秘積極主動(dòng)，通過(guò)學(xué)習(xí)和實(shí)踐不斷提高自身的日常事務(wù)處理能力，以勝任榜公示文秘工作。

2.3 良好的工作態(tài)度和責(zé)任素質(zhì)

如今，我國(guó)已經(jīng)步入改革深水區(qū)，許多企業(yè)如電力也正處于改革發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期.這一時(shí)期，企業(yè)要求全體上下都要積極主動(dòng)，有所作為。辦公室文秘是為企業(yè)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)而服務(wù)的，辦公室文秘作為企業(yè)的一員，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中起著重要的輔助和監(jiān)督作用，為此，文秘人員也要秉承嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度做好日常工作，靈活而不懈怠，嚴(yán)肅而不呆板，以促使辦公室管理工作良好運(yùn)轉(zhuǎn)。此外，服務(wù)是辦公室文秘工作的核心，服從領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)基層職工群眾，是辦公室文秘人員的工作重心。這也要求辦公室文秘人員不僅要有良好的道德修養(yǎng)和扎實(shí)的工作能力，還要做好本職工作，提高服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，在工作方面盡量做到盡善盡美。

3 做好辦公室文秘工作的思路和策略

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，優(yōu)化辦公室工作環(huán)境

在新時(shí)期，尤其是在信息化背景下，企業(yè)辦公室文秘工作所處的環(huán)境、所面臨的問(wèn)題以及文秘工作方式都出現(xiàn)了新的變化。企業(yè)文秘工作也日漸朝著多元化、智能化方向發(fā)展，但是企業(yè)文秘工作的復(fù)雜程度卻沒(méi)有改變。企業(yè)文秘工作順利開(kāi)展，離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持，因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子尤其是辦公室直屬領(lǐng)導(dǎo)要給予辦公室工作尤其是文秘工作以高度重視，并圍繞辦公室文秘工作實(shí)施一系列積極有效的措施，如加大辦公室硬件設(shè)施建設(shè)投入，為文秘工作配備完善的現(xiàn)代化設(shè)備包括打印機(jī)、掃描儀和智能工作軟件如“大秘”APP等，建設(shè)便捷的信息化平臺(tái)，以提高辦公室工作的智能化水平。與此同時(shí)，完善辦公室工作制度、管理制度，包括辦公室檔案管理制度、環(huán)境支持制度、文秘崗位責(zé)任制等，明確文秘人員的崗位職責(zé)和工作權(quán)限，為他們做好文秘工作提供良好的條件。

3.2 提高職業(yè)能力，保證工作質(zhì)量

企業(yè)文秘工作是多種工作的綜合，它要求企業(yè)文秘人員必須具有辦公室設(shè)備操作能力、交際能力、心理承受能力和良好的表達(dá)能力，必須掌握專業(yè)的辦公室文秘工作技能，惟其如此，才能更好地輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，做好高級(jí)參謀，才能協(xié)調(diào)好各部門(mén)的關(guān)系，將企業(yè)文秘工作做好。我們可以將企業(yè)文秘工作所需的這些能力歸納為職業(yè)能力，而企業(yè)文秘人員要想提高自身的職業(yè)能力，必須充分考慮企業(yè)文秘崗位、職業(yè)的行業(yè)性和崗位特征，進(jìn)行自我分析和職業(yè)分析，加強(qiáng)職業(yè)生涯規(guī)劃，制定明確的發(fā)展目標(biāo)。然后，借助各種實(shí)踐活動(dòng)鍛煉自己的實(shí)際工作能力，不斷學(xué)習(xí)新的文化知識(shí)和崗位技能，多和同事交流和溝通，同時(shí)多觀察、多思考、勤動(dòng)手、多嘗試、多總結(jié)，不斷增長(zhǎng)自己的見(jiàn)識(shí)和智慧，并要求自己在職業(yè)發(fā)展中形成良好的職業(yè)道德，樹(shù)立良好的心理素質(zhì)，沉著冷靜地解決遇到的問(wèn)題，用積極的態(tài)度掃清工作上的一切障礙，以提高工作效率，保證工作質(zhì)量，得到更多人的認(rèn)可。

3.3 加強(qiáng)文秘隊(duì)伍管理，激發(fā)他們的工作熱情

企業(yè)文秘工作是一份苦差事，由于不受重視，工作繁瑣、工作量大而薪酬水平較低，所以，許多企業(yè)的企業(yè)文秘崗位的人員流動(dòng)性都較大。一些企業(yè)如電力企業(yè)的基層文秘隊(duì)伍都出現(xiàn)了人才匱乏等現(xiàn)象，這與電力企業(yè)辦公室工作總量與日俱增的現(xiàn)狀是不相符的。為了消除文秘人才流失給企業(yè)管理帶來(lái)的不良影響，企業(yè)辦公室領(lǐng)導(dǎo)要辦公室文秘隊(duì)伍培養(yǎng)和建設(shè)，打破世俗偏見(jiàn)，走出用人誤區(qū)，嚴(yán)把辦公室文秘人員招聘關(guān)和分配關(guān)，，優(yōu)化和改善文秘隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，打造一支高素質(zhì)的文秘隊(duì)伍。在工作中，尊重文秘人員的性格、價(jià)值和工作，定期開(kāi)展文秘隊(duì)伍培訓(xùn)和教育，愛(ài)護(hù)和培養(yǎng)他們，并為他們創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，給予文秘隊(duì)伍更多的關(guān)懷和幫助，幫助辦公室文秘人員解決后顧之憂。在此基礎(chǔ)上，要本著“蓄養(yǎng)結(jié)合”的原則，打造人才管理良性循環(huán)機(jī)制，科學(xué)用人，知人善任，嚴(yán)格要求文秘人員做好領(lǐng)導(dǎo)參謀，做好基層職工群眾服務(wù)工作，并注意培養(yǎng)、宣傳優(yōu)秀的文秘典型，對(duì)工作成績(jī)突出的文秘人員進(jìn)行表?yè)P(yáng)鼓勵(lì)，以激發(fā)文秘人員的工作熱情和積極性。

3.4 提高責(zé)任意識(shí)和創(chuàng)新能力

愛(ài)默生說(shuō)過(guò)：“所有偉大的工作，都是在熱情支配下完成的。”文秘工作同樣如此，只有真正熱愛(ài)文秘工作、有高度工作認(rèn)同和責(zé)任心的人，才能切實(shí)做好文秘工作。但是，責(zé)任意識(shí)也是許多人所欠缺的，企業(yè)文秘人員用高標(biāo)準(zhǔn)要求自己、磨練自己，才能在長(zhǎng)期的工作中養(yǎng)成積極向上的責(zé)任意識(shí)，提高工作能力。不過(guò)，需要注意的是，時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，企業(yè)文秘工作作為企業(yè)管理的一部分，必須要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流與企業(yè)發(fā)展同步。如過(guò)去企業(yè)文秘工作以協(xié)助服務(wù)類(lèi)工作為主，辦公方式是純手工，工作內(nèi)容雖然寬泛但是很少能觸及企業(yè)機(jī)密。而新時(shí)期的企業(yè)文明工作要更多的用到一些信息化技術(shù)和設(shè)備，文秘也成為企業(yè)保密工作的直接參與者。這就要求文秘工作人員摒棄傳統(tǒng)的等安排、聽(tīng)指揮的被動(dòng)思想，積極主動(dòng)地去探索做好本職工作的新方法、新路徑。同時(shí)提高警惕，樹(shù)立責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守企業(yè)保密工作紀(jì)律，認(rèn)真、細(xì)致、高效完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，為企業(yè)穩(wěn)定與發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

綜上所述，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)辦公室文秘工作環(huán)境和內(nèi)容都出現(xiàn)了新的變化。因此，企業(yè)文秘人員要更新思想觀念，從日常工作實(shí)踐中不斷汲取經(jīng)驗(yàn)和營(yíng)養(yǎng)，努力提高自身的創(chuàng)新能力、職業(yè)能力和責(zé)任意識(shí)，爭(zhēng)取在工作上有所作為，為企領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、企業(yè)可持續(xù)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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[2]王敏.辦公室文秘工作效率提高策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2017,02:93.

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