簡議如何做好城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的管理工作

簡議如何做好城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的管理工作

文/馮彬，江西省城鄉(xiāng)規(guī)劃設(shè)計研究總院

隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，城鄉(xiāng)規(guī)劃的順利開展愈加顯得格外重要，其中，增強對城鄉(xiāng)規(guī)劃的管理力度顯得尤為關(guān)鍵與重要，在開展城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作的過程中，往往會出現(xiàn)一大批規(guī)劃管理檔案，這些檔案對于具體工作的考查都具有十分重要的保存與借鑒價值。城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案作為城鄉(xiāng)規(guī)劃管理部門在實際工作中的一種記錄，反映了相關(guān)部門是否按照法律規(guī)定實施管理，具有相當(dāng)大程度的真實性與可靠性，加強檔案管理工作毫無疑問是城鄉(xiāng)規(guī)劃工作的重點。本文主要結(jié)合當(dāng)前城鄉(xiāng)管理工作的普遍情況與出現(xiàn)的相關(guān)問題，提出了檔案管理工作在今后的開展中需要注意的問題，并提出了相關(guān)解決措施。

城鄉(xiāng)規(guī)劃；檔案管理；專門化；規(guī)范化；高效

城鄉(xiāng)規(guī)劃在具體實施過程中，加強城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作是尤為重要的，然而，在開展管理工作的同時，加強對城鄉(xiāng)規(guī)劃方面的檔案管理又是其中的重中之重，原因在于對檔案的應(yīng)用滲透到了整個城鄉(xiāng)規(guī)劃工作的各個階段，它是順利開展城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作的基礎(chǔ)與必要保障，一旦相關(guān)檔案資料存在問題，如資料不全面不完備、信息不及時不準(zhǔn)確，都將影響到城鄉(xiāng)規(guī)劃工作的進度，阻礙其順利開展。由此可見，應(yīng)當(dāng)著重將檔案的管理作為整個城鄉(xiāng)規(guī)劃工作的關(guān)鍵與重點。

1 目前我國城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作的現(xiàn)行狀況

為了保證各個地區(qū)的建筑工程能夠得以在法律規(guī)定的范圍內(nèi)開展規(guī)劃建設(shè)，各建設(shè)用地能夠得到合理規(guī)劃，我國相關(guān)部門以《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》以及其他相關(guān)法律作為標(biāo)準(zhǔn)，對各區(qū)域的各種建設(shè)規(guī)劃項目做出了審批工作，從而保證合法順利地開展城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作。然而，隨著各類要求的不斷提高，大部分建設(shè)項目與工程容易發(fā)生重建、改建與擴建等相關(guān)變更，這大大增加了其工程周期，需要多次進行工程審批，也容易造成對工程審批的不及時與重復(fù)性，當(dāng)前的城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作在這方面還存在著許多的滯后性，這就需要負責(zé)城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作的相關(guān)行政部門根據(jù)實際情況加強對工程規(guī)劃的檔案管理與保存，使得相關(guān)檔案能夠做到動態(tài)化變更，從而達到適時及時管理原審批工程的目的。

2 目前城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作中亟待解決的問題

2.1 檔案管理體制嚴(yán)重分離

在當(dāng)前的大環(huán)境下，主要是城鄉(xiāng)規(guī)劃的行政主管部門來主導(dǎo)城鄉(xiāng)規(guī)劃工作，在完成審批任務(wù)后才將最終檔案遞交給檔案管理部門，在這樣的管理模式下，實際上管理與服務(wù)部門之間存在著嚴(yán)重的分離與脫節(jié)，在對檔案的實際的管理過程顯得尤為被動，不利于對檔案的實時管理，從而影響管理效率與質(zhì)量。

2.2 信息錄入效率低

城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作接觸數(shù)據(jù)多、信息量大，這些信息在錄入到審批檔案管理系統(tǒng)中時，往往采取手工錄入而數(shù)據(jù)又較為基礎(chǔ)，這樣就不可避免地存在著信息錄入的錯誤率大的問題，且有些信息需要重復(fù)錄入，浪費了大量的人力，且由于不準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的存在造成有些信息需要反復(fù)核查，阻礙了審批工作的順利開展，影響了工作效率。

2.3 相關(guān)檔案存檔過于分散

一般而言，雖然當(dāng)?shù)氐某青l(xiāng)規(guī)劃檔案的管理都存在于當(dāng)?shù)氐囊?guī)劃管理局審核的范圍之中，然而在實際的工作中，有些文件是多個審批環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)性文件，有些環(huán)節(jié)如規(guī)劃編制、公文流轉(zhuǎn)的文件都與城鄉(xiāng)規(guī)劃審批相聯(lián)系，當(dāng)前對檔案的類別有嚴(yán)格的劃分，不同類別的文件分散存檔于不同的管理部門呢，檔案的存放過于分散，在進行審批工作時，相關(guān)工作者不得不從各方收集檔案信息，給審批工作帶了了極大的不便，無法使服務(wù)方式變得更為快捷，同樣大大降低了工作效率。

3 針對目前檔案管理存在的問題做出的相應(yīng)對策

為了進一步提升工作效率，針對城鄉(xiāng)規(guī)劃與管理工作出現(xiàn)上述的各類問題，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際來加以應(yīng)對，進一步加強對檔案的信息的智能化管理與控制，以下是筆者提出的具體措施。

3.1 檔案管理專門化與及時化

由于在實際的城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作過程中，設(shè)計到各個不同的部門與單位，因此需要結(jié)合具體實際情況進行對文件的管理。一方面需要有專門化的檔案儲藏室、設(shè)備與檔案管理人員；另一方面需要制定合理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案歸集制度，詳細劃分工作人員的工作職責(zé)與責(zé)任權(quán)限，使得相關(guān)文件與檔案能夠得到合理的歸納與整理，且各職能部門需要依法將重要文件及時遞交給城鄉(xiāng)規(guī)劃管理部門，從而最大程度上保證檔案資料的完整性，在保證檔案資料專門化與及時化的同時，各個相關(guān)部門也要及時更新觀念，加強部門之間的聯(lián)系與合作，溝通與交流，及時告知信息的變更促進信息的及時更新，使得技術(shù)與人員能動性相結(jié)合，達到規(guī)劃檔案更好地服務(wù)于審批工作的目的。

3.2 開發(fā)利用先進設(shè)備，提高工作效率

在目前階段，城鄉(xiāng)規(guī)劃的實時管理工作大多見于檔案管理環(huán)節(jié)，在面對眾多的檔案數(shù)據(jù)時，僅僅依靠傳統(tǒng)的手工錄入與檢索顯得效率十分低下，因此需要結(jié)合當(dāng)下信息技術(shù)更新快的時代背景，有選擇地采用先進的技術(shù)設(shè)備，做到信息錄入與檢索的快捷化。在開發(fā)檔案信息資源時，需要結(jié)合城市管理工作的重心，針對有重要影響的事件與工程，要想提高開發(fā)檔案信息資源的效率，除了加強相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，還得加強控制管理，將與某一項目有聯(lián)系的分散性的信息進行關(guān)聯(lián)，不斷地保證檔案信息資料的完整。

3.3 檔案管理規(guī)范化

加強規(guī)劃檔案管理的關(guān)鍵就是加強檔案信息的動態(tài)化管理，不斷結(jié)合具體的實際問題，沿用先進的管理技術(shù)，充分利用好大數(shù)據(jù)時代的資源。一方面，建立檔案管理的數(shù)字系統(tǒng)，將已存檔的檔案信息用電子導(dǎo)入到大型數(shù)據(jù)庫中，從而減少人工輸入，實現(xiàn)向電子化智能化的轉(zhuǎn)變；另一方面注重對管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，增強管理人員對信息技術(shù)的運用水平，從而保證對電子檔案的動態(tài)化管理。與此同時，為了改變被動與分散式的管理模式，使得檔案信息得以受到及時的監(jiān)控，還需要進一步完善檔案管理機制，嚴(yán)格規(guī)范檔案的移交與歸集權(quán)限，打破負責(zé)檔案審核部門的被動局面。

4 結(jié)語

隨著城鄉(xiāng)規(guī)劃工作的不斷進行以及國家相關(guān)法律法規(guī)的不斷健全，檔案管理工作的進行更需要與時俱進，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況與問題加以改進，對檔案管工作的專門化、及時化與規(guī)范化開展做出相應(yīng)的努力，從而更好地服務(wù)于城鄉(xiāng)規(guī)劃與建設(shè)。

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