辦公檔案的現(xiàn)代化管理及其應(yīng)用研究

曲海柱

摘 要：本文首先介紹了辦公檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)，然后對(duì)辦公檔案現(xiàn)代化管理的重要性和辦公檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)用進(jìn)行了詳細(xì)的論述，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)從業(yè)人員的研究起到一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：辦公檔案；現(xiàn)代化管理；應(yīng)用研究

1 辦公檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 提高辦公檔案的健全性

在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會(huì)丟失或者損壞，需要進(jìn)行雙份保存，即紙質(zhì)保存與電子保存。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，通常僅僅只會(huì)采用紙質(zhì)保存方法。當(dāng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)時(shí)間過久時(shí)，就有可能導(dǎo)致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現(xiàn)象。而采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度則具有更強(qiáng)的管理優(yōu)勢(shì)，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會(huì)導(dǎo)致檔案字跡模糊，是一種先進(jìn)的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平。

1.2 提高查找效率

采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時(shí)間。企業(yè)所需要保存的檔案數(shù)量較為龐大，在傳統(tǒng)的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費(fèi)大量的時(shí)間與經(jīng)歷進(jìn)行尋找。而現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在辦公檔案數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行搜索，極大的降低了尋找檔案的時(shí)間。不僅如此，還能對(duì)企業(yè)的辦公檔案進(jìn)行詳細(xì)的分類，按照不同類型的辦公檔案進(jìn)行存放?，F(xiàn)代化辦公檔案管理模式是一種優(yōu)質(zhì)管理模式，值得推廣。

1.3 現(xiàn)代化辦公檔案管理更具規(guī)范化

現(xiàn)代化辦公檔案管理管理基礎(chǔ)就是規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，基于這兩項(xiàng)原則再對(duì)辦公檔案進(jìn)行進(jìn)一步的分類與歸納。而傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，整理難度較大。而采用現(xiàn)代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設(shè)立規(guī)范化管理模式，按照不同標(biāo)準(zhǔn)將辦公檔案進(jìn)行整理。而在現(xiàn)代化辦公檔案管理工作中，當(dāng)檔案需要轉(zhuǎn)移時(shí)，需要選擇適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)移方法，如U盤、硬盤等方法。為了辦公檔案不混亂，在進(jìn)行辦公檔案管理時(shí)，必須設(shè)立相應(yīng)的管理規(guī)范，避免出現(xiàn)交叉狀況。

2 辦公檔案現(xiàn)代化管理的重要性

現(xiàn)代社會(huì)不論是生活還是生產(chǎn)節(jié)奏都明顯加快，而企業(yè)辦公檔案管理效率的提升是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。為了滿足企業(yè)需求，符合企業(yè)發(fā)展的節(jié)奏，現(xiàn)代化辦公檔案管理制度起到了至關(guān)重要的作用。就目前而言，現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，現(xiàn)代化管理技術(shù)可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與管理觀念加快行業(yè)的發(fā)展。而現(xiàn)代化辦公檔案管理的進(jìn)步，是企業(yè)辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統(tǒng)的辦公檔案管理面貌，呈現(xiàn)出一副新的管理容貌。采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個(gè)新的領(lǐng)域。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內(nèi)容僅僅是將企業(yè)的相關(guān)辦公文件進(jìn)行保存，而在現(xiàn)代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業(yè)文件的保存問題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業(yè)所需要的檔案，對(duì)企業(yè)過去的發(fā)展做出相應(yīng)總結(jié)，幫助企業(yè)更上一層樓。

3 辦公檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

在當(dāng)前進(jìn)行辦公檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)時(shí)，我們首先要知道現(xiàn)代化所蘊(yùn)含的內(nèi)容是什么，只有明白我們所要達(dá)到的目標(biāo)，我們才能更好的去實(shí)現(xiàn)辦公檔案管理現(xiàn)代化?？偟膩碚f，它包括以下幾個(gè)內(nèi)容：1.檔案技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化。當(dāng)前檔案工作中的知識(shí)含量和技術(shù)含量比以前大為增加，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在文件檔案工作的全過程中得到應(yīng)用，如文件制作技術(shù)、信息存取與傳輸技術(shù)、文件檢測(cè)與保護(hù)技術(shù)等。這些現(xiàn)代化的技術(shù)都需要現(xiàn)代化的設(shè)備來完成。2.檔案工作組織和管理的科學(xué)化?？茖W(xué)的組織管理與現(xiàn)代科學(xué)管理技術(shù)的采用具有密切的關(guān)系，現(xiàn)代技術(shù)要以科學(xué)的組織管理為基礎(chǔ)，同時(shí)也為提高科學(xué)管理水平提供了手段。科學(xué)的組織管理包括建立合理的文件檔案管理組織和工作流程兩個(gè)方面。3.檔案管理業(yè)務(wù)與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化的基本目的是使檔案管理和信息資源共享中必要的通用性、互換性得以實(shí)現(xiàn)，提高各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中的質(zhì)量和效率。檔案工作中需制訂和執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)主要包括有關(guān)技術(shù)和有關(guān)管理業(yè)務(wù)等方面的標(biāo)準(zhǔn)。4.檔案工作人員的專業(yè)化。目前，“專業(yè)化”的含義不僅是指檔案人員要掌握檔案專業(yè)方面的基本知識(shí)，也應(yīng)具備多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代仆、科學(xué)仆的管理理點(diǎn)和管理特點(diǎn)等。

4 辦公檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)用

4.1 充分實(shí)現(xiàn)辦公檔案現(xiàn)代化

選擇現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以充分體現(xiàn)出辦公檔案的現(xiàn)代化。首先，應(yīng)當(dāng)以現(xiàn)代科學(xué)理論為核心，辦公檔案工作人員在組織工作時(shí)，需要根據(jù)企業(yè)自身的特色，對(duì)企業(yè)辦公檔案進(jìn)行規(guī)律性、規(guī)范性的整理。想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)化的管理方法，不僅僅需要結(jié)合現(xiàn)代科技設(shè)備，還需要將現(xiàn)代化辦公檔案管理理念進(jìn)行充分的宣傳，讓現(xiàn)代化辦公檔案管理理念充分溶于員工的心中。將現(xiàn)代化管理理念應(yīng)用于辦公檔案管理系統(tǒng)中，對(duì)于企業(yè)辦公檔案的發(fā)展具有歷史性意義，能夠顯著提升辦公檔案的管理效果，提高工作效率。

4.2 加強(qiáng)對(duì)辦公檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)

現(xiàn)代化辦公檔案管理的實(shí)施，離不開專業(yè)人才的建設(shè)。在選擇辦公檔案管理人員時(shí)，需要綜合多方面進(jìn)行思考與選擇。首先，進(jìn)行辦公檔案管理的工作人員必須具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，能夠熟練的操作現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，并且具有科學(xué)、合理的管理觀念。其次，應(yīng)當(dāng)盡量選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員。由于現(xiàn)代化辦公檔案管理工作與傳統(tǒng)的辦公檔案管理工作內(nèi)容相差較遠(yuǎn)，除了需要將檔案進(jìn)行保存外，還需要具有分析與統(tǒng)計(jì)的能力。而經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員，能夠更加合理的將辦公檔案資料進(jìn)行分析與整理，能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)在過程發(fā)展中的不足之處，盡早解決，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。最后，應(yīng)當(dāng)定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。在這個(gè)信息化快速發(fā)展的時(shí)代，現(xiàn)代化管理具有較快的發(fā)展速度。為了能夠獲得最新的現(xiàn)代化管理技術(shù)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期設(shè)立現(xiàn)代化管理技術(shù)培訓(xùn)，避免工作人員出現(xiàn)滯后的狀況。只有保證了現(xiàn)代化辦公檔案管理人員具有專業(yè)的管理技術(shù)水平，才能保障辦公檔案工作獲得更好的發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步。

4.3 加大對(duì)現(xiàn)代化辦公檔案管理的投入力度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)辦公檔案現(xiàn)代化管理的重視度，加大對(duì)其的投入力度。不論是財(cái)力還是物力，為了能夠更好的完成現(xiàn)代化辦公檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)全方位的加大投入力度。通過完善現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)辦公檔案管理的建設(shè)，才能確保辦公檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，同時(shí)還能夠?yàn)槠髽I(yè)指引正確的前進(jìn)方向，讓企業(yè)能夠朝著健康的方向發(fā)展。

5 結(jié)束語

辦公檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)由多種因素組成的系統(tǒng)工程，它的實(shí)現(xiàn)需要多方面的努力與配合。隨著新時(shí)期市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，必將給辦公檔案工作帶來新的機(jī)遇，只要我們抓住機(jī)遇，找準(zhǔn)工作切入點(diǎn)，辦公檔案工作現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理水平會(huì)有一個(gè)新的飛躍。

參考文獻(xiàn)

[1]陳小玲.辦公檔案現(xiàn)代化管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（03）.

[2]褚海燕，賈樹行.辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中的應(yīng)用淺析[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2013，（15）.