增強檔案保密意識 依法利用檔案資源

文/劉偉清，寧鄉(xiāng)縣人力資源和社會保障局

0 引言

曲徑回廊，壁燈懸空，密集架，排排無縫，萬象蒼桑，歷史見證，件件真情，字真跡，印真紅；當年激情，回蕩庫鳴，多少事，疊疊層層，人歡馬叫，聲匿卷中，調(diào)卷聲催，閱聲微，效聲宏。作為從事機關(guān)檔案工作近十載的筆者來說，堅持檔案保密以人為本，堅定推行依法利用檔案的信念不變，堅持做好保密工作的信念不變，在檔案的保密和利用問題上，有以下四個體會。

1 因工作職責(zé)要把握和處理好保密任務(wù)

在圖書管中存在大量的檔案，其中不乏存在保密檔案。依據(jù)我國《保密法》對保密檔案的劃分，可以分為三級，分別為“絕密”、“機密”和“秘密”。每一個檔案管理人員對保密檔案都要做好保密工作，這是我們的職責(zé)、我們的任務(wù)，這是國家賦予我們的責(zé)任。對涉密檔案進行保密，保密的目的是為了更好的利用，只是涉密檔案對時間、地點、范圍以及能夠觀看的人群進行了限定。對保密檔案僅僅進行保密但不對其進行合理的利用它，這就失去了保密檔案的意義。當然，對保密檔案進行利用是在保密的基礎(chǔ)上進行的，利用也不是無限制的，因為無限制的利用會為國家的安全帶來隱患，會給黨造成困擾。保密和利用既是相互沖突的又是緊密相扣的，因此這就需要檔案管理者要有較高的思想覺悟，能夠做到不偏不倚，合理恰當?shù)奶幚韮烧咧g的關(guān)系。

檔案是為人們服務(wù)的，通過對檔案的查詢能夠使人們從中找到前人相關(guān)經(jīng)驗，使得自己少走彎路，因此檔案具有重要意義的。但是，在實際工作中，人們很少去查閱檔案，造成檔案利用率較低。檔案管理者則怕檔案丟失、錯亂等原因，對檔案的利用投鼠忌器，使得檔案被束之高閣，繼而也使得檔案的利用率再次降低，使檔案資源白白浪費。筆者認為，兩者主要矛盾在檔案管理者的思想認識。檔案管理者要有開放性的思維，端正認識，與時俱進，改變傳統(tǒng)觀念，在嚴格做好保密工作的基礎(chǔ)上，積極為檔案利用者提供方便，才能使檔案的價值真正的體現(xiàn)出來。

2 要把握和處理好制度與措施的關(guān)系

俗話說，沒有規(guī)矩，不成方圓。建立合理有效的管理制度，進而能夠保證檔案的保密性，又能夠促進檔案的使用。僅僅有制度沒有合理的措施是不行的，那樣會使得執(zhí)行起來特別難，不容易落實。反過來，有措施無制度也是不行的，會造成綱目混亂的現(xiàn)象，進而無法長久下去。因此需要兩者結(jié)合，相互彌補、相互促進。根據(jù)筆者多年從事檔案工作角度出發(fā)，構(gòu)建合理的檔案閱覽制度、外借制度以及復(fù)印制度等，進而做到有序操作。同時，也應(yīng)該建立不同的審批制度，繼而做到對檔案的利用情況有跡可循。除此之外，根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，對收發(fā)、分送、移交、銷毀等每一個環(huán)節(jié)都要做好相關(guān)工作，保證每一項工作的正確性。為確保每一項工作的準確性，應(yīng)建立檢查小組，定期對工作進行檢查。由諸多管理制度和有效的措施同時進行，進而能夠確保檔案保密性的同時，又能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的有效利用。

3 有效的處理“死”與“活”的轉(zhuǎn)化關(guān)系

依據(jù)我國《保密法》規(guī)定，對涉密檔案進行等級劃分，分為三個等級，其目的是為了讓檔案管理者根據(jù)不同的管理等級應(yīng)用不同的管理辦法，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)最大程度的利用檔案。同時，國家對機密文件設(shè)定了保管期限，依據(jù)保密級別的不同，對機密文件設(shè)定了30年，20年，10年三個等級，除了特殊規(guī)定的除外，在保密期內(nèi)保密事項受到國家法律保護。并不是所有的涉密文件是不可更改的，在保密期滿后，該涉密文件就不再是保密的了，它就變?yōu)榱斯_的了，這一部分檔案就可以被大眾所看見，該檔案也就由死轉(zhuǎn)生了。在思想不能認為涉密文件是終身保密的，沒有正確的認識到涉密文件的時效性以及范圍，這樣是不正確的。同時，缺乏對保密文件的保護，任由保密文件被規(guī)定之外的人翻閱也是錯誤的。檔案管理人員要對檔案進行科學(xué)有效的管理，對檔案的保密期限進行劃分，這樣能夠有效的掌握檔案的死與活的關(guān)系。對涉密檔案和非涉密檔案進行嚴格劃分，確定那一類的檔案可以利用，然而哪一類的檔案不能夠利用，這樣能夠使得檔案最大程度的被使用。

4 正確處理軟件和硬件之間的關(guān)系

所謂軟件，是指人的思想建設(shè)。再好的制度和措施都需要人去執(zhí)行。因此在重視涉密檔案管理的同時也要注重硬件設(shè)施的建設(shè)，因此需要對檔案管理者的思想進行建設(shè)，進而實現(xiàn)對檔案有效的進行保密管理。所以，要加強法制教育，進而有效的提高群眾保密觀念。與此同時，也要加大對涉密檔案管理工作的宣傳。筆者對所在單位檔案管理進行闡述，該單位設(shè)有專門的檔案存放室，為有效的保護檔案，防止檔案受損傷，對檔案室進行改造，為檔案室配備濕度機，除濕器以及粉碎機等裝置。與此同時，加大宣傳教育工作，并對涉密文件管理員進行定期培訓(xùn)，增加管理員的保密意識。要求全體工作人員，對不該知道的秘密不問、不看、不記;不在通信中涉及國家秘密;不與親屬、朋友等無關(guān)人員及在公開場合談?wù)撁孛?不向外泄露領(lǐng)導(dǎo)同志的地址、電話及行蹤;不向外泄露尚未公布的突發(fā)事件;不隱瞞泄密事件。檔案管理工作者因為工作性質(zhì)特殊，管理人員具有知道秘密時間早，并且知道的多且詳細，為了保密，此時要求檔案管理者具有較高的素質(zhì)，并能夠?qū)λ赖拿孛苁乜谌缙俊＿@樣既有硬件的保證，又有軟件與之配合，這樣就能夠起到很好的效果。

檔案從保密到利用，從利用到保密，看似對立的一對矛盾，卻又是相互制約的統(tǒng)一體。檔案保密工作只有解放思想，實是求是，與時俱進，不斷創(chuàng)新，才能滿足人民群眾對檔案日益增長的需要。

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