新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理措施

徐菲

新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理措施

徐菲

在科學(xué)技術(shù)逐漸成熟下，計算機信息技術(shù)被普遍運用在各行業(yè)中。事業(yè)單位作為我國基本結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵構(gòu)成，在新時期中必須要緊跟發(fā)展，在市場中借助信息技術(shù)實現(xiàn)穩(wěn)定性的發(fā)展。本文就事業(yè)單位檔案管理作為切入點，對目前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理意義進行簡要分析，在此基礎(chǔ)上詳細闡述了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理相關(guān)具體措施。

檔案具有著價值高以及信息內(nèi)容豐富的特征，不管是在事業(yè)單位或者是個人生活工作中都十分重要。在目前事業(yè)單位檔案管理工作中，經(jīng)常會有檔案量大以及儲存環(huán)境極差等相關(guān)現(xiàn)象。而在以計算機作為首要的信息化產(chǎn)業(yè)技術(shù)快速發(fā)展中，其具備的強大功能以及作用使其被運用到事業(yè)單位的檔案管理工作中，其讓檔案管理工作效率獲得了提升，并且更加現(xiàn)代化以及數(shù)字化。在此基礎(chǔ)上還保障了事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的意義

所謂事業(yè)單位，其為國家要實現(xiàn)社會公益目的，經(jīng)由國家機關(guān)構(gòu)建或是其他組織運用國家資產(chǎn)組織，其一般是在教育、科技以及文化等方面的社會性服務(wù)機構(gòu)。因為其所具備特殊性，其檔案則就包含了文書、基建以及人事三種檔案。這是事業(yè)單位運轉(zhuǎn)發(fā)展時不能缺少的，其包含的內(nèi)容對事業(yè)單位中的決策者以及管理者而言都十分關(guān)鍵。而傳統(tǒng)性人工檔案管理模式一直有著很多缺點，譬如效率低以及保密性太差等等。時間太長大量的文件堆積就會讓查閱與更新等工作難以實現(xiàn)，并且有散亂、偽造以及霉變等相關(guān)的現(xiàn)象。而使用計算機技術(shù)，則讓檢索更加便利，在文件資料運用方面也更加方便。因此，將事業(yè)單位檔案進行數(shù)字化管理有著以下方面重要意義。

提升事業(yè)單位工作效率。對事業(yè)單位檔案進行數(shù)字化管理，其能讓資料進行有效歸檔，并且能夠被迅速使用。就人事檔案管理為基礎(chǔ)，因為事業(yè)單位中管理對象比較多，并且有著一定流動性。例如很多事業(yè)單位所處的行業(yè)不同，在退休、調(diào)職等相關(guān)的方面，要對其進行準(zhǔn)確統(tǒng)計，若是使用傳統(tǒng)性管理方式，則就要在歸檔之后才能夠經(jīng)常查閱。而經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)計算機管理數(shù)字化檔案管理方式，就能夠?qū)⒛壳暗木唧w情況真實精準(zhǔn)的反饋出來，并且也讓資料查閱變得更加簡便?？梢宰屜嚓P(guān)的辦公人員動動手指就能夠?qū)討B(tài)消息進行掌握，在這個基礎(chǔ)上就提高了事業(yè)單位工作效率。

提升檔案利用率以及經(jīng)濟效益。傳統(tǒng)性檔案基本是在保管室以及檔案室中，一般是以紙質(zhì)作為主要的載體，這樣就導(dǎo)致了用戶在使用時存在很大不便。而數(shù)字化檔案管理能夠讓用戶更加快速而精準(zhǔn)查閱到自己想要的檔案，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實現(xiàn)能夠讓用戶不被地點和時間限制，隨時隨地查閱相關(guān)文件與資料，這樣就極大的提升了檔案運用效率。目前社會經(jīng)濟迅速發(fā)展讓辦公形式和大量信息間構(gòu)成了很大矛盾，在以往一直使用是粗放型形式，其具體是通過對辦公人員以及辦公費用的增加對這種情況進行解決，這樣就導(dǎo)致了事業(yè)單位成本花費大幅上漲。但是數(shù)字化檔案管理能夠節(jié)約保管費用與其紙質(zhì)資料占用空間，并且也避免了反復(fù)性印制而導(dǎo)致紙張以及人力勞動方面浪費。

事業(yè)單位進行檔案數(shù)字化管理措施

建設(shè)相關(guān)系統(tǒng)工程。對檔案進行數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，其中包含了整體設(shè)計、設(shè)備選用、軟件開發(fā)以及備份和管理等等。因為事業(yè)單位每天日常工作會形成很多文字檔案，必須要對其實行錄入以及保管，所以這種系統(tǒng)要使用雙服務(wù)器以及磁盤陳列儲存，并且要使用高效的掃描儀進行集中性掃描，同時還要使用磁盤以及光盤進行備份。除此之外，要提升其運用效率，還要設(shè)定合理檔案查詢系統(tǒng)的觸摸屏查詢以及文檔網(wǎng)絡(luò)輸送，在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)資源共享。同時還可以把電子檔案管理進行細化，其中有操作系統(tǒng)、系統(tǒng)環(huán)境以及單位部分類等相關(guān)管理，進而在機制上提升事業(yè)單位信息共享能力。

做好和辦公系統(tǒng)間的銜接。對于事業(yè)單位中辦公自動化系統(tǒng)和檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)之間銜接問題，其可以合理在查詢接口程序上添加查詢檔案資料功能，在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)和現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)以及人事管理系統(tǒng)連接。在電子文件和紙質(zhì)文件的雙重保存問題方面，可在紙質(zhì)文件與電子文件中建設(shè)接通橋梁，具體是把電子文件和紙質(zhì)文件用文本以及影像的方式存儲。

依據(jù)數(shù)字檔案相關(guān)特征，制定出特有并且健全管理制度，其中具體包含了歸檔、文件保密、數(shù)字檔案和數(shù)字檔案等相關(guān)制度，在這些制度上讓數(shù)字化檔案管理能夠更為安全以及順利的實施。在這其中值得注意的是電子文檔安全管理，在檔案進行數(shù)字化以后，安全工作就即為關(guān)鍵，其中不但包含了硬件安全管理，同時有軟件安全管理。在硬件方面要將信息儲存載體質(zhì)量進行有效控制，延長電子文件載體保存時間。在軟件方面就是要采用多種權(quán)限以及密碼管理相關(guān)的安全管理方式，確保系統(tǒng)具備的保密性，從而系統(tǒng)和其內(nèi)部相關(guān)的信息數(shù)據(jù)不會被非法方面以及惡意侵入等等。

文書處理以及歸檔方面。在整個檔案工作中，文書處理是比較基礎(chǔ)與關(guān)鍵的，文書處理質(zhì)量優(yōu)劣和整個檔案質(zhì)量有著很大聯(lián)系。在新時期中，事業(yè)單位的文書處理需要將每一天接收到的文件在計算機上登記，依據(jù)相關(guān)的批次在單位中的局域網(wǎng)內(nèi)傳播共享，并且設(shè)置相關(guān)傳閱時間以及處理時間。若是傳閱文件沒有及時歸檔，則催辦程序即會發(fā)出相關(guān)的信息通知，提醒相關(guān)承辦人及時處理文件，并且將文件處理之后再整理。這樣能夠有效減少檔案人員每個總結(jié)時間段的工作量。

計算機信息技術(shù)發(fā)展使其在各行業(yè)與領(lǐng)域被廣泛使用。事業(yè)單位在運行過程中存在著大量管理工作，而檔案管理是其中的關(guān)鍵與核心。對其進行管理時就可以將計算機信息技術(shù)使用在其中，從而讓事業(yè)單位的檔案管理工作更加數(shù)字化、安全化以及簡單化。在此基礎(chǔ)上鞏固了事業(yè)單位核心力量，促進其能夠可持續(xù)發(fā)展以及健康發(fā)展，以此有效調(diào)節(jié)整個國家的經(jīng)濟發(fā)展結(jié)構(gòu)。

（工作單位：長江航道局）