事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革

張林艷

檔案管理是事業(yè)單位日常管理中的內(nèi)容之一，其管理科學(xué)性與先進(jìn)性與否直接關(guān)系事業(yè)單位的可持續(xù)化發(fā)展。本文就事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀加以分析，進(jìn)而在此基礎(chǔ)之上提出改進(jìn)的措施。

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的分析

現(xiàn)存問題要點(diǎn)分析。檔案管理業(yè)務(wù)操作水平偏低下。檔案管理工作看似簡單，但實(shí)際上要做到科學(xué)合理必須要具備一定的技術(shù)含量以及從業(yè)經(jīng)驗(yàn)方可勝任。當(dāng)前，我國諸多事業(yè)單位檔案管理專業(yè)人員因?yàn)楦鞣N原因被調(diào)離管理或者主動申請調(diào)離，導(dǎo)致現(xiàn)行檔案管理人員工作經(jīng)驗(yàn)缺乏。同時(shí)，在人員的引進(jìn)上存在過于重視學(xué)歷而忽視了工作技能與工作經(jīng)驗(yàn)的考核，致使其在入職之后一段時(shí)間內(nèi)不足以勝任檔案管理工作，而且由于檔案管理工作較為枯燥，對于剛?cè)肼毜哪贻p人員而言不論是工作態(tài)度還是責(zé)任心與老員工之間存在差距，工作失誤不斷。

檔案管理設(shè)備急需更新?lián)Q代?，F(xiàn)下多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)在檔案管理機(jī)構(gòu)中存在計(jì)算機(jī)設(shè)備落后現(xiàn)象，檔案管理軟件老舊，上述狀況與當(dāng)前科技發(fā)展水平具體要求不相符合，傳統(tǒng)技術(shù)水平會對檔案檢索工作效率造成消極影響。根據(jù)對當(dāng)?shù)厥聵I(yè)單位的實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，其信息檢索工具的效率較低，難以滿足實(shí)際工作的需求，尤其是對外服務(wù)過程中，低效率容易導(dǎo)致對方的不滿。導(dǎo)致檢索工具效率低下與設(shè)備的性能之間有著千絲萬縷的關(guān)系，后者對前者產(chǎn)生直接影響。為此，對現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行升級處理或者更換新設(shè)備勢在必行。

檔案管理意識嚴(yán)重缺失。一方面，不少工作人員初次接觸檔案管理工作，對于該工作的內(nèi)容與職責(zé)尚未完全了解，也因此并未認(rèn)識到該工作的重要性；另一方面，由于工作人員檔案管理意識缺失而造成的檔案管理工作不合格現(xiàn)象尤為嚴(yán)重，事業(yè)單位總體經(jīng)濟(jì)效益會受到嚴(yán)重影響，單位和機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)也不會對此項(xiàng)內(nèi)容重視起來，日常監(jiān)督力度不足致使監(jiān)督效果不佳。此外，部分事業(yè)單位“一把手”對于檔案管理的重要性認(rèn)識不足，在相關(guān)設(shè)備和資金的投入上僅為有限，諸多設(shè)備還停留著上個(gè)世紀(jì)的配置狀態(tài)。

檔案檢索效率低下。檔案管理離不開信息檢索，而檢索的方式有人工與計(jì)算機(jī)檢索之分。計(jì)算機(jī)信息檢索是時(shí)代趨勢，要是當(dāng)今主流趨勢，但是在不少事業(yè)單位中依然存在人工檢索的現(xiàn)象。同時(shí)，計(jì)算機(jī)設(shè)備的性能高低，同樣直接影響到計(jì)算機(jī)檢索的效率。為了提高檔案檢索效率，許多部門專門研發(fā)多種檢索工具，認(rèn)為檢索效率與檢索工具的數(shù)量是正比。然而若是將檢索工具設(shè)置的太細(xì)、過于繁瑣，可能會出現(xiàn)搜索檔案重疊的情況，反而不利于檢索。因此，檢索效率的提高，在于檢索工具的精益求精，而不是數(shù)量。

事業(yè)單位檔案工作改進(jìn)措施

建立健全檔案工作規(guī)章制度。根據(jù)事業(yè)單位的自身特性以及實(shí)際情況，建立符合需求的檔案管理制度是保障檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)。在制定管理制度過程中，既要從實(shí)際出發(fā)又要具備一定的預(yù)見性，從長遠(yuǎn)角度出發(fā)制定科學(xué)合理的檔案工作管理制度，以保障該制度的實(shí)用性和可更新性。同時(shí)，要對單位員工進(jìn)行培訓(xùn)，使之認(rèn)識到該管理制度的重要性并嚴(yán)格執(zhí)行。同時(shí)，要嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)，在制定規(guī)章制度過程中可根據(jù)行政事業(yè)單位規(guī)模、工作特點(diǎn)的不同，靈活適當(dāng)?shù)卣{(diào)整其制度規(guī)范與管理方式，實(shí)現(xiàn)靈活性和規(guī)范性的有機(jī)結(jié)合。檔案部門可根據(jù)以往的實(shí)踐、探索和總結(jié)，建立起一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完整、符合木單位實(shí)際的規(guī)章制度體系。

增加經(jīng)費(fèi)投入與開發(fā)檔案信息資源。我國大多數(shù)事業(yè)單位由于經(jīng)濟(jì)因素、管理意識、規(guī)模等諸多因素的影響，在檔案管理方面的投入相對較少，致使檔案管理工作設(shè)備性能差且效率偏低。要改變該現(xiàn)狀，一方面是單位自身要正確認(rèn)識到檔案管理工作的重要性并積極主動通過各種途徑籌集資金以對現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代；另一方面作為上級主管部門要在力所能及的情況下，給予各方面的支持，包括資金、設(shè)備、技術(shù)培訓(xùn)等。對于經(jīng)濟(jì)效益好且規(guī)模較大的事業(yè)單位，同樣需要轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的認(rèn)識，增加資金與設(shè)備的投入，同時(shí)加強(qiáng)對相關(guān)人員的技術(shù)培訓(xùn)，逐步改進(jìn)檔案管理工作以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。對檔案進(jìn)行整理時(shí)，可根據(jù)單位的情況，將檔案的保存形式轉(zhuǎn)變?yōu)閱握故?、大事記匯編等。在檔案中宣傳和總結(jié)本單位的經(jīng)驗(yàn)和業(yè)績，可為領(lǐng)導(dǎo)制定策略作參考。通過報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等，在提高單位知名度的同時(shí)，也可為社會提供有效的信息服務(wù)。

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作離不開高素質(zhì)的工作人員，即使有高性能的設(shè)備亦需要有相應(yīng)綜合素質(zhì)的工作人員進(jìn)行操作。因此，必須要強(qiáng)化對工作人員的培訓(xùn)：針對現(xiàn)有的技術(shù)與設(shè)備展開相應(yīng)的培訓(xùn)，確保每位工作人員均能夠獨(dú)立自主的操作；強(qiáng)化工作人員責(zé)任意識培養(yǎng)，幫助其樹立高度責(zé)任心，以減少工作中的失誤。為了增強(qiáng)自己的責(zé)任感，還要加強(qiáng)自己的職業(yè)道德修養(yǎng)，樹立正確的職業(yè)道德觀念。

加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理引入信息化技術(shù)與設(shè)備是必然趨勢，可從以下方面入手：引進(jìn)新的管理設(shè)備與技術(shù)，對現(xiàn)有落后的管理方式與設(shè)備進(jìn)行更換，以保障順利過渡；加強(qiáng)對工作人員的思維與技能的培訓(xùn)，使之樹立與時(shí)俱進(jìn)的工作態(tài)度，強(qiáng)化自身的學(xué)習(xí)以適應(yīng)時(shí)代發(fā)現(xiàn)的需求；學(xué)習(xí)國外的成功管理經(jīng)驗(yàn)與方法，結(jié)合我國國情加以改造和運(yùn)用，進(jìn)而提升我國事業(yè)單位的信息化水平。此外，當(dāng)今社會，事業(yè)單位檔案管理正面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，走向市場經(jīng)濟(jì)的同時(shí)，也在向信息時(shí)代邁進(jìn)。我們只有對檔案工作存在的不足進(jìn)行理性的總結(jié)和思考，才能為今后的發(fā)展制定出正確的政策。加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，不僅能夠有效地發(fā)揮檔案的利用工作，還能適應(yīng)信息社會發(fā)展的需求，最重要的是能夠最大限度地為本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和社會服務(wù)。

加強(qiáng)保密工作。檔案管理工作的重要內(nèi)容在于保密，保障信息的絕對安全是檔案管理工作的重點(diǎn)。檔案的保密工作涉及到兩個(gè)方面的內(nèi)容，檔案的保管與檔案的保密，兩者各有不同。前者指的是檔案的日常管理工作，將之按照一定的規(guī)范進(jìn)行管理以便于隨時(shí)查閱和調(diào)用；后者指的是保障檔案的安全，嚴(yán)禁檔案信息被泄露出去。尤其是關(guān)系到國家、部隊(duì)、科技等方面的檔案信息，必須要嚴(yán)格把控，而且在檔案管理庫房的選址于修建過程中要嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，不僅要牢固而且必須與辦公區(qū)間隔一定的距離，避免對檔案管理造成不必要的影響。此外，對于檔案的保密工作還要設(shè)置專業(yè)的人員進(jìn)行管理，嚴(yán)格遵從相關(guān)的管理制度執(zhí)行，對檔案的查閱與調(diào)用要做到層層把關(guān)，仔細(xì)審核，避免檔案的泄露。

（工作單位：宜昌市城市節(jié)約用水和燃?xì)夤芾磙k公室）