數字化背景下聲像檔案管理工作的項目研究

文/王瓊，常德市詩墻管理處

數字化背景下聲像檔案管理工作的項目研究

文/王瓊，常德市詩墻管理處

目前，數字化城市管理已成為我國主要的城市管理方式，在網絡信息的影響下，利用網絡平臺實現現代化的檔案管理已成為發(fā)展主流，特別是針對一些本身管理難度較大的聲像檔案，鑒于上述分析背景，本文主要從數字化背景下聲像檔案管理研究的意義出發(fā)，并就聲像檔案數字化管理中存在的難點提出了相應的解決措施，進一步拓展數字化管理技術的應用范圍。

數字化管理；聲像檔案

聲像檔案主要通過聲音、圖像的形式將信息立體、直觀、形象的展示出來，具有真實感。聲像檔案管理作為一個企業(yè)經營管理中的基礎工作，在信息技術的影響和沖擊下，聲像檔案管理逐漸暴露除了一些弊端，包括管理制度不到位、管理人員素質偏低、軟硬件設施配備不完全等，因此，為了促進聲像檔案管理工作的良性發(fā)展，應充分利用現代網絡技術優(yōu)勢，形成一種新型化的管理局面。

1 數字化背景下聲像檔案管理研究意義

在企業(yè)經營管理工作中，聲像檔案會被劃分到實物檔案中，按照聲像檔案的載體還可將其劃分為圖片檔案、錄像檔案和錄音檔案。計算機、通信技術的發(fā)展與進步，對傳統(tǒng)的聲像檔案管理造成了不小的影響，具體表現在兩個方面：

①多種類型的數字資源出現對以傳統(tǒng)載體為基礎的聲像檔案造成了巨大的影響；

②聲像檔案數字化管理這一目標一旦實現，就需要檔案管理人員學習如何利用計算機對已經轉變?yōu)閿底只穆曄駲n案進行管理。

2 數字化背景下聲像檔案管理發(fā)展中的難點

2．1 對聲像檔案缺乏正確認識

①未對檔案管理中的圖片進行有效的分類和處理，在長時間存放后，一些照片和底片的清晰度則受到影響，不利于確保聲像檔案信息的真實性；

②一些保存好的聲像檔案大量散落在個人手中，檔案管理部門并未對檔案進行重新收集和整理，使得這些檔案面臨著無法歸檔的風險。

2．2 缺乏完善的管理制度

①部分企業(yè)內部雖具備完善的管理制度，但在實際管理過程中缺乏足夠的執(zhí)行力，而造成這一現象的主要原因在于缺少針對性的強制措施；

②從當前檔案管理部門的工作實際來看，檔案管理人員多處在一種無序自由的工作狀態(tài)中，甚至出現管理人員用一盤錄音帶反復記錄不同活動的狀況，不僅影響了重要資料的保存效果，還在一定程度上限制了檔案資源的最大限度開發(fā)。

2．3 管理人員綜合素質偏低

①多數管理人員未學習過專門的檔案管理知識，在實際工作中多依照主觀經驗，因此業(yè)務水平和操作能力十分有限；

②檔案管理人員對多媒體、網絡信息等知識的了解較少；

③工作重點多集中在一些會議資料的記錄上，而忽視了檔案的有效保護和存放。

3 數字化背景下提高聲像檔案管理水平的途徑

3．1 圖片管理數字化

一般針對已經歸檔的紙質照片，可采用掃描儀進行不同批次的掃描，并明確地點、人物及時間等信息，數碼照片由于可作為原始憑證來適應，故無需特殊處理，僅利用數據線將數碼照片傳輸到電腦上，或者儲存在硬盤中即可；針對由于存放工作未落實到位而出現損壞的照片，可以利用修圖軟件進行修復；以電子文檔的形式保存載體的圖片，以便用戶能夠隨時將圖片打印出來。

3．2 光盤及錄像管理數字化

利用數字化的管理方式對以錄像帶、光盤為代表的聲像檔案進行管理，可以提高其便捷性和高效性。將傳統(tǒng)的聲像檔案轉化為電子檔案后，需將接收的文件編制出唯一的文件號碼、檔案號和分類號；在歸檔過程中，若技術條件允許的話，可為用戶提供現代化的檢索工具，用戶僅需根據文件的主題詞、文件號等，就可尋找到自己所需的相關資料，大大提高了檔案管理人員的工作效率。

3．3 聲像檔案保管數字化

在聲像檔案管理過程中，應高度重視相關管理技術的實際應用，成立專門的研究小組對聲像檔案的數字化轉化進行深入研究，并進一步明確檔案管理人員的工作標準和原則。同時，結合企業(yè)聲像檔案管理的現狀，制定相應的檔案保管時間表，并積極采用多種形式的數字保存技術，確保聲像檔案的質量不受影響。

3．4 建設專業(yè)化的管理隊伍

建設專業(yè)化的檔案管理隊伍需要切實做好以下幾個方面的工作：

①領導應在每次重大活動或會議中強調聲像檔案的重要性，并盡最大可能提供足夠的經費支持，以用于設備更新、系統(tǒng)升級等，為實際轉化奠定基礎；

②通過開展豐富多彩的培訓活動，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質，構建出一支強大的管理隊伍；③在聲像檔案的日常管理中，積極引進一些檔案管理專業(yè)的人才；④利用數字化技術建立聲像檔案的數據庫，并將檔案以不同的注解和編目存放在數據庫中，這種方式不僅可以提高聲像檔案的利用率，還有利于確保聲像檔案的保存效果，是當前聲像檔案保存比較理想的一種方式；⑤管理人員應樹立終身學習的意識，不斷強化和完善自己的知識結構體系，熟練掌握聲像檔案管理的技巧。

4 結語

總而言之，在數字化時代，聲像檔案管理中存在的諸多弊端包括缺乏完善的管理制度、管理人員素質偏低等越加明顯，同時也為聲像檔案的發(fā)展帶來機遇，對傳統(tǒng)的聲像檔案管理模式進行了創(chuàng)新，實現圖片、光盤、錄像帶及聲像檔案保管等方面的數字化發(fā)展，提高檔案的利用率和管理水平，形成新的管理趨勢。

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王瓊（1977-），女，館員，本科，主要從事檔案管理等工作。