檔案信息化建設(shè)與檔案管理

◎馬曉艷

檔案信息化建設(shè)與檔案管理

◎馬曉艷

隨著信息時代的到來，各行各業(yè)都在朝著信息化模式發(fā)展。檔案管理部門作為一個重要的職能部門，也急需建立一套完備的信息化管理模式。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗與體會，對當(dāng)前的檔案管理信息化提出了幾點個人看法。

影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析

對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認識。當(dāng)今社會，隨著信息化時代的到來，檔案管理的信息化建設(shè)也對傳統(tǒng)的檔案管理方式產(chǎn)生了巨大的沖擊。檔案信息化建設(shè)可以說是對檔案管理服務(wù)理念的一場巨大變革，然而并非所有檔案管理人員對此持有正確的認識，這就導(dǎo)致管理人員的思維方式和管理手段跟不上時代的發(fā)展。從技術(shù)角度來看，信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化后，可以在一定程度上提高單個部門的職能效率；第二，信息化的檔案管理可以為檔案的管理與查閱提供更加高效便捷的方式，直接提升檔案管理人員的工作效率的同時，還為民眾提供了更加方便快捷的檔案查閱服務(wù)；第三，信息化檔案管理模式能夠有利于實現(xiàn)檔案資源的共享，大大的提高組織效率。即便如此，當(dāng)前仍然有一部分人員沒有充分認識到檔案管理信息化的優(yōu)勢，在檔案管理信息化建設(shè)方面產(chǎn)生了一定的阻力，影響了檔案管理的效率。

運用信息資源的觀念存在差異。從傳統(tǒng)的檔案管理理念來看，檔案管理的目的就是將保存在檔案館內(nèi)的檔案完整的、較長時間的保存下來，以便日后進行查閱。然而，隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)不斷革新，信息化的檔案管理理念則主張的是實現(xiàn)資源的共享，即由傳統(tǒng)的“如何保存檔案資源”逐漸轉(zhuǎn)移為“如何充分的利用檔案資源”上面，主張只有更為高效合理的地利用檔案資源，才能更好的為大眾服務(wù)。如此一來，便可以充分的提高檔案資源的利用率，從而更為充分的發(fā)揮出檔案資源的作用與價值。然而，部分管理人員在觀念上仍然比較傳統(tǒng)，還無法轉(zhuǎn)變思維觀念來接受信息化的檔案管理模式，這直接影響到檔案管理工作的效率和檔案資源的利用率。

檔案部門信息化水平存在差異。近年來，隨著改革開放的深入以及經(jīng)濟全球化的發(fā)展，我國各地的經(jīng)濟發(fā)展水平也逐漸拉開差距，不同地區(qū)的發(fā)展水平大不相同，這就導(dǎo)致檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力存在相當(dāng)程度的差異，最終使各個檔案部門的信息化水平產(chǎn)生差距。

加強檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

加強電子文件的管理。由于計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的重要文件逐漸被傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)上，因此，電子文件的安全管理越來越重要，特別是檔案管理部分。雖然電子文件的管理可以更長久地保存各種重要信息，同時擴大了檔案信息的價值，但是也存在一些不穩(wěn)定因素。所以，必須加強電子文件的管理，可以從以下幾方面入手：第一，成立專門管理電子信息和維護檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，從技術(shù)上給電子文件的保護提供支撐，同時還要建立一套完備的管理制度，從根源上形成制度化、專業(yè)化的管理。第二，在對電子文件進行操作和管理過程中，工作人員應(yīng)當(dāng)在電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等環(huán)節(jié)做到及時高效，能夠在每個環(huán)節(jié)都認真對待，發(fā)現(xiàn)問題及時補救，保證電子文件管理的有效性。第三，對于電子文件的保存問題，應(yīng)當(dāng)特別注意。電子文件由于其非常容易被篡改或丟失，所以能否長期穩(wěn)定的儲存，尚缺乏相關(guān)經(jīng)驗，所以需要在電子文件的管理過程中注意保存問題，避免出現(xiàn)缺失情況的發(fā)生。

建立網(wǎng)絡(luò)檔案。通過實驗證明，網(wǎng)絡(luò)檔案可以從根本上提高檔案管理的效率。建立一套完備的網(wǎng)絡(luò)檔案可以從以下幾點著手：一是建立專業(yè)化的檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢。檔案管理部門可以通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站和公眾服務(wù)平臺，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高和擴展檔案管理的服務(wù)功能；二是增加必要的硬件設(shè)備。無論何時，硬件設(shè)備都是提升工作效率的有力保障之一。檔案管理部門也不例外。所以，需要檔案管理部門適時的采購計算機設(shè)備以及其他必要的硬件設(shè)備。有相關(guān)研究表明，建立完備的網(wǎng)絡(luò)檔案能夠極大的提升檔案管理的安全性與可靠性，可見其對檔案管理信息話價值。

提高信息化管理手段。提高信息化管理手段主要可以從以下幾方面著手：一是從制度上規(guī)范信息化檔案管理，所以需要建立一套較為健全的管理制度，一切以制度為準(zhǔn)，按照檔案管理的規(guī)章制度來實施管理，從而提高管理效率；二是轉(zhuǎn)變管理方式，在原有的傳統(tǒng)的管理方式的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新管理方式，引進現(xiàn)代化管理手段，根據(jù)不同的工作重點提供信息，組織信息，形成一套高效的信息化管理方式，提升管理效率。

提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。任何一個行業(yè)，從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)都對工作效率有著一定的影響。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也是決定檔案管理效率的重要因素之一，所以提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)就顯得尤為重要。可以從以下幾方面入手：一是在選拔檔案管理人才的時候就選擇出具備專業(yè)能力的人才，同時由于信息化檔案管理工作要求管理人員不僅僅要具備一般的檔案保存能力，還需要具備一定的計算機知識和技能，多以在人才的選拔上必須選擇具備專業(yè)能力的、業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的人才。二是對檔案管理人員的培訓(xùn)必須跟上時代的發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)定期對檔案管理人員進行無縫對接培訓(xùn)，以達到新時期的檔案管理工作崗位的技能要求，提高工作效率。三是在部門內(nèi)建立競爭機制，激發(fā)工作人員的工作積極性。

檔案管理的信息化建設(shè)具有重要意義，顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理理念與方式，創(chuàng)新了檔案管理的模式與方法，實現(xiàn)了檔案資源的共享與高效利用。因此，加強檔案管理信息化建設(shè)有其必要性，而且還仍然需要在日后的工作中不斷地探索和前進。

（作者單位：呂梁市橫泉水庫管理局）