信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下應(yīng)如何開展檔案管理工作

◎ 石磊

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下應(yīng)如何開展檔案管理工作

◎ 石磊

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢(shì)下，檔案信息服務(wù)內(nèi)容與方式也隨之發(fā)生了一系列變化。同時(shí)，檔案管理形式也出現(xiàn)了本質(zhì)化的變革。但是我國(guó)對(duì)當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作還缺少深入的研究，所以還有很多問題存在。因此，為了信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的順利開展，還要采取很多有效解決對(duì)策。

信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，促使檔案管理方式也發(fā)生了巨大變革，這不僅僅是指紙質(zhì)檔案的存檔替換將由信息庫以及信息數(shù)據(jù)來代替，還包括管理對(duì)象的多樣化以及逐漸擴(kuò)大的管理范圍。基于這一情況，要使檔案管理工作在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，就要同時(shí)提高管理形式與管理意識(shí)，從而加快對(duì)檔案信息資源的利用與開發(fā)，以滿足社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理含義

在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)期，開展檔案管理工作的并不只是簡(jiǎn)單的管理檔案信息，而是要管理好檔案知識(shí)。對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理來說，它除了將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式存在的缺陷消除外，還對(duì)檔案信息庫、數(shù)據(jù)庫的多樣化提出了新的管理策略。近幾年來，檔案管理的對(duì)象在不斷增加，同時(shí)也在逐漸擴(kuò)大檔案管理范圍，人們也開始將信息與知識(shí)的有效管理作為所關(guān)心的重點(diǎn)問題，讓檔案管理工作能更好地滿足社會(huì)發(fā)展需求。

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作面臨的問題

檔案網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)方面存在的問題

第一，信息組織問題。在以往的檔案管理工作中，只有在經(jīng)過數(shù)字化處理后，才可以在網(wǎng)上傳輸檔案信息。其中表格、文檔、圖像、數(shù)據(jù)庫、圖形等都是檔案文件所涵蓋的，這意味著由實(shí)物檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。采用此類檔案管理模式，將大量的時(shí)間都浪費(fèi)在檔案格式轉(zhuǎn)變上，并且還需要大量的人力向計(jì)算機(jī)中錄入檔案數(shù)據(jù)，為了用戶檢索起來更方便。

第二，信息安全問題。在管理電子檔案方面，必須要經(jīng)過進(jìn)口、傳輸和使用三個(gè)方面，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息上網(wǎng)傳輸，同時(shí)還要做好這這三個(gè)方面的保密措施，以免信息丟失或受到外界的攻擊。

第三，新的檢索工具。當(dāng)前的檔案管理工作者將研制、開發(fā)一套全新的檢索工具當(dāng)作是一個(gè)重大問題，同時(shí)這也是在不斷增多的數(shù)字檔案信息內(nèi)容情況下而產(chǎn)生的一種新策略。在開展管理工作的過程中，通過在目錄上的超文本鏈接，研究者在網(wǎng)上就可以進(jìn)行閱覽，用戶則通過標(biāo)題、日期、主題或其它關(guān)鍵詞就可以查找到該著錄?；谶@一問題，要做的工作還有許多。

檔案管理中信息共享觀念還很落后

信息化發(fā)展前，檔案管理的主要方式是紙質(zhì)檔案管理，保密性較強(qiáng)，但是在信息資源共享上還較為滯后。計(jì)算機(jī)技術(shù)在不斷發(fā)展，但是管理模式和資源共享觀念都沒有與時(shí)代的發(fā)展保持同步，思想觀念還很落后，不利于發(fā)展建設(shè)檔案信息資源共享體系。因此，社會(huì)中優(yōu)化資源配置中檔案管理很難發(fā)揮出作用。

信息化建設(shè)規(guī)劃和設(shè)計(jì)存在滯后現(xiàn)象

在信息環(huán)境下，從檔案管理的發(fā)展形勢(shì)看，檔案管理在規(guī)劃和設(shè)計(jì)方面還有諸多問題存在。第一，檔案信息資源缺乏系統(tǒng)性，尤為明顯的是資源空間割裂現(xiàn)象，特別是受到資金、權(quán)限等條件的制約，全國(guó)統(tǒng)一執(zhí)行方案就很難制定出來；其次，因信息化的發(fā)展，導(dǎo)致不確定檔案資源電子化管理規(guī)劃，例如電子檔案、數(shù)字歸檔等形式的發(fā)展，從而增加了系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的不確定因素，也影響到信息資源的完整性和客觀性。

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的開展對(duì)策

建立數(shù)字檔案

數(shù)字檔案是在信息技術(shù)基礎(chǔ)之上建立起來的，利用數(shù)字化手段進(jìn)行的一種收集、整理信息的方式，也是一種可以進(jìn)行大規(guī)模資源共享的管理模式。今后的檔案管理工作要加快檔案管理的信息化進(jìn)程，那么建立數(shù)字檔案就是十分必要的，但是從當(dāng)前的技術(shù)發(fā)展情況來看，這項(xiàng)工作又異常嚴(yán)峻。一般可從兩方面著手：一是從局域網(wǎng)內(nèi)推動(dòng)管理辦公的自動(dòng)化建設(shè)，重點(diǎn)是電子文檔管理有待于加強(qiáng)，之后再建設(shè)檔案目錄信息中心，從根本上推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)；二是在廣域網(wǎng)中，要建立屬于自身的檔案網(wǎng)站，這樣就能加強(qiáng)檔案管理館之間的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)資源互享，將檔案管理信息化推向更高的位置，使數(shù)字化檔案建設(shè)得以實(shí)現(xiàn)，這是新時(shí)期開展檔案管理工作的基礎(chǔ)，也使信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案信息管理工作更為融合。

加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源共享體系的建設(shè)

（1）完善檔案管理信息共享的安全性建設(shè)。在檔案信息資源共享體系建立時(shí)，要注重檔案信息管理的安全問題，嚴(yán)格鑒定檔案信息類型，不同檔案類型其開放和保密程度也不同。此外，要嚴(yán)格審查檔案信息，并認(rèn)真管理檔案信息的檢索任務(wù)，對(duì)檔案的內(nèi)容做到不同程度的保密。不僅如此，還要增強(qiáng)檔案管理工作人員的安全意識(shí)，用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)防止檔案管理共享信息被病毒或黑客破壞，盡一切所能消除網(wǎng)絡(luò)中的安全隱患給檔案信息造成的威脅，確保為用戶提供的檔案管理信息查詢平臺(tái)是安全的。

（2）力求抓住檔案信息資源管理體系發(fā)展的重點(diǎn)?；诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下，檔案信息資源的整合是一項(xiàng)重大工作，所以要抓住工作的重點(diǎn)，突破難題，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理體系更好的發(fā)展。一是檔案資源共享系統(tǒng)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容是檔案信息，因此，在處理檔案信息方面要特別注意那些易損又重要的檔案資料，建設(shè)好數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫；二是要分類管理好檔案，不可盲目錄入而浪費(fèi)了資源，在管理檔案上要加強(qiáng)分工協(xié)作，整合處理好現(xiàn)有的檔案信息，對(duì)其做總體的規(guī)劃，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化，有序的進(jìn)行檔案管理共享體系。

完善法規(guī)體系，將信息共享壁壘徹底消除

在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，需要依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等對(duì)檔案管理工作的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效強(qiáng)化，使得與國(guó)際社會(huì)同類管理標(biāo)準(zhǔn)接軌。從常規(guī)檔案管理情況來看，要按照國(guó)家統(tǒng)一化信息管理標(biāo)準(zhǔn)來貫徹執(zhí)行。如果是特殊的檔案屬性，需將行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)做為參照指標(biāo)來管理。同時(shí)，還要不斷加快建設(shè)檔案信息化管理體系，提高其標(biāo)準(zhǔn)化程度。

吉林省洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理處）