論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

文/王媛媛 張云娟，山東省棗莊市市中區(qū)城市管理局

論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

文/王媛媛 張云娟，山東省棗莊市市中區(qū)城市管理局

隨著近年來事業(yè)單位改革的不斷深入，信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國事業(yè)單位檔案管理工作的最主要發(fā)展方向，基于此，本文就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題展開分析，并圍繞做好檔案信息資源的合理開發(fā)、加強信息技術(shù)應用的安全性、針對性制定規(guī)范制度三方面問題解決措施進行了深入論述，希望由此能夠為事業(yè)單位檔案管理工作的更好開展帶來一定啟發(fā)。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

前言

檔案管理信息化能夠帶來查找方便、歸檔方便等多方面積極影響，但在筆者的實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，我國當下很多事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在一定問題，而這些問題則在很大程度上抵消了信息化建設(shè)帶來的積極影響，為了設(shè)法扭轉(zhuǎn)這一現(xiàn)狀，正是本文就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施進行具體研究的原因所在。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1 檔案信息資源未能實現(xiàn)合理開發(fā)

檔案信息資源的利用價值開發(fā)屬于事業(yè)單位檔案管理的重要工作內(nèi)容，但據(jù)筆者調(diào)查得知，檔案管理信息化資源利用程度較低的問題普遍存在于我國事業(yè)單位。在實際走訪調(diào)查中，筆者發(fā)現(xiàn)很多事業(yè)單位檔案管理人員認為過時的檔案信息不具備利用價值，這種認知下檔案信息資源的有效管理與開發(fā)自然難以實現(xiàn)。此外，我國事業(yè)單位檔案信息管理過于嚴格與信息資源合理開發(fā)問題也存在著一定聯(lián)系，較少的檔案信息開放量直接阻礙著事業(yè)單位檔案信息開發(fā)與共享[1]。

1.2 檔案信息內(nèi)容安全難以得到保障

檔案庫房曾長時間為事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容安全保障提供支持，但隨著檔案管理信息化建設(shè)的開展，檔案信息內(nèi)容安全保障正面臨諸多新的挑戰(zhàn)。保證涉密資料的安全屬于檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，但很多事業(yè)單位往往忽略這一點，這就使得事業(yè)單位信息化建設(shè)后出現(xiàn)的公開信息資料審查程序不嚴、涉密計算機隨意使用等情況，都有可能威脅檔案信息內(nèi)容的安全，一些非法分子很容易憑借竊取的信息達到不可告人的目的，事業(yè)單位甚至國家的利益都有可能遭受威脅[2]。

1.3 信息化建設(shè)中的規(guī)范制度缺乏

制度不完善問題曾長期侵擾我國事業(yè)單位檔案管理工作，而隨著檔案管理信息化建設(shè)的開展，新一輪制度問題在這一工作中不斷涌現(xiàn)。事業(yè)單位的檔案往往會進行絕密、機密、保密等不同等級的保密規(guī)格劃分，不同規(guī)格的檔案信息也需要給予不同的關(guān)注，但在筆者的實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)后存在著規(guī)范制度建設(shè)滯后的情況，這就直接導致不同保密規(guī)格的檔案未能在管理中體現(xiàn)出差異，同時引發(fā)的檔案保密系統(tǒng)混亂便很容易為不法分子提供可趁之機。此外，管理檔案電腦的不規(guī)范、隨意使用同樣屬于規(guī)劃制度缺乏的具體表現(xiàn)。

2 解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的措施

2.1 做好檔案信息資源的合理開發(fā)

為了解決檔案信息資源未能實現(xiàn)合理開發(fā)問題，筆者建議事業(yè)單位將云計算引入檔案管理工作中，這樣檔案信息就能夠在保證安全的前提下實現(xiàn)共享。作為近年來熱門的信息技術(shù)，云計算擁有龐大的數(shù)據(jù)庫與較為安全的信息共享模式，而其數(shù)據(jù)庫的集中存儲也為事業(yè)單位檔案管理人員的分析與管理工作提供了較大便利，云計算支持下的檔案管理將實現(xiàn)資源安全性與利用效率的大幅提升。此外，由于云計算能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化設(shè)備與平臺限制的跨越，便利性更高的檔案信息資源共享由此就將真正得以實現(xiàn)。

2.2 加強信息技術(shù)應用的安全性

為了保證事業(yè)單位檔案管理信息技術(shù)應用具備較高安全性，實現(xiàn)檔案信息內(nèi)容安全難以得到保障問題的根除，事業(yè)單位需要從強化檔案保密意識、落實預警和保護措施兩方面入手。

檔案管理人員的保密意識強化可以通過加強認識，加快宣傳、加快學習、堅持預防等具體措施實現(xiàn)，其中加強認識指的是檔案管理人員工作責任感與使命感的加強；加強宣傳則要求事業(yè)單位將檔案信息內(nèi)容安全的重要性傳達到單位的每一個角落，整體保密意識的提升就將為檔案管理工作提供有力支持；加快學習要求檔案管理人員做好《檔案法》、《保密法》的學習，通過法律手段提升檔案管理的安全性；堅持預防則要求事業(yè)單位檔案管理人員摒除僥幸心理與麻痹大意思想。

落實預警和保護措施主要是為了實現(xiàn)檔案信息內(nèi)容安全問題的防范于未然，筆者建議事業(yè)單位建立完善的檔案安全信息預警系統(tǒng)，而將這一系統(tǒng)與檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)緊密結(jié)合，該系統(tǒng)就將實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全性與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的深入分析，一切可能威脅檔案信息內(nèi)容安全的隱患也將由此實現(xiàn)最大化消除。值得注意的是，為了最大化預警系統(tǒng)效用發(fā)揮，事業(yè)單位檔案管理部門必須保證信息系統(tǒng)組成實現(xiàn)高效配合。

只有通過強化檔案保密意識、落實預警和保護措施，信息技術(shù)才能夠更好為事業(yè)單位檔案管理工作提供服務。

2.3 針對性制定規(guī)范制度

上文中提到了規(guī)范制度缺乏帶來的影響，由此筆者建議事業(yè)單位結(jié)合檔案管理工作實際針對性制定規(guī)范制度，這一制度制定可以圍繞完善內(nèi)部管理制度與電子檔案信息原始性保證兩方面展開。

1）完善內(nèi)部管理制度要求事業(yè)單位制定專屬于本單位的檔案管理制度，由此實現(xiàn)檔案管理的有章可循、有法可依，而結(jié)合不間斷的培訓與內(nèi)部約束，就將進一步提升制度的有效性。

2）事業(yè)單位檔案管理對于檔案的真實性存在較高要求，但受檔案管理信息化建設(shè)的影響，電子檔案原始檔案的“痕跡”往往無跡可尋，這就使得電子檔案在被人惡意篡改后往往無從察覺，因此事業(yè)單位檔案管理部門必須針對性的制定跟蹤記錄規(guī)范制度，這樣電子檔案信息的原始性就能夠得到較好保障。

3 結(jié)論

綜上所述，我國當下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀。而在此基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者實際調(diào)查與分析提出的問題解決對策則在一定程度上證明了本文研究的實踐價值。因此，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，本文研究內(nèi)容便可以作為參考。

[1]張曉偉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與相關(guān)方法[J].科技傳播,2015,21:142-143.

[2]史向云.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].內(nèi)蒙古師范大學學報(哲學社會科學版),2015,05:166-168.