淺談民辦高校數(shù)字迎新系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用

公露華++林家欽

摘要：本文主要介紹了數(shù)字迎新系統(tǒng)在民辦高校的建設(shè)與應(yīng)用實例，可為其他同類高校建設(shè)數(shù)字迎新系統(tǒng)提供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字迎新系統(tǒng)；高校迎新

中圖分類號：G434 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 論文編號：1674-2117（2017）23-0103-03

迎新工作是新生進(jìn)入校園、近距離接觸學(xué)校的第一步。如何提高迎新工作的效率，讓新生在入校時就能感受到來自學(xué)校的人性化信息服務(wù)，一直是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工關(guān)注的焦點。

往年的迎新工作基本上是從新生現(xiàn)場報到開始的。由于學(xué)校每年安排的新生報到時間僅有一天，因此在報到當(dāng)天，學(xué)生要經(jīng)歷財務(wù)繳費、院系報到、分配宿舍等環(huán)節(jié)，這就導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)新生排隊時間過長的情況。這不僅影響了新生的入學(xué)體驗，而且存在一定的安全隱患。另外，在迎新現(xiàn)場，工作人員基本是手工記錄新生報到信息，迎新相關(guān)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)很難及時提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)查看。

建設(shè)數(shù)字迎新系統(tǒng)就是要改善傳統(tǒng)迎新工作中存在的諸多問題，優(yōu)化迎新流程，將部分迎新工作前移，簡化迎新現(xiàn)場報到流程，為新生報到提供滿意的信息化服務(wù)。

● 迎新流程優(yōu)化

迎新工作是一項學(xué)校級的系統(tǒng)工作，涉及部門眾多，除了各院系之外，招生辦、財務(wù)處、教務(wù)處、學(xué)工處等部門都涉及到迎新業(yè)務(wù)。在項目建設(shè)初期，筆者通過走訪、與工作人員面對面交流，發(fā)現(xiàn)有如下方面急需優(yōu)化：

第一，分班級、分學(xué)號問題。作為具有文科特色的民辦高校，存在專業(yè)報到率偏低、男女生人數(shù)偏差大等實際情況。在以往的迎新工作中，為了均衡班級人數(shù)及男女生比例，分班級、分學(xué)號工作是在新生報到之后進(jìn)行的，這就導(dǎo)致需要使用班級學(xué)號數(shù)據(jù)的相關(guān)工作，如制作校園一卡通等，要延后進(jìn)行或者使用其他替代方案。

第二，校園一卡通問題。制作校園一卡通，需要學(xué)生提供姓名、學(xué)號、照片等信息，但由于學(xué)號及照片都要等新生入學(xué)之后才能獲取，為了保證新生使用校園卡就餐、出入宿舍等更加便捷，以往的操作方式是新生入學(xué)當(dāng)天，發(fā)放無記名臨時卡，一個月之后再拿臨時卡換取正式卡。這種操作方式不僅給學(xué)生帶來了不便，而且還造成了卡片的浪費。

第三，分宿舍問題。隨著人們信息化應(yīng)用水平的提高，越來越多的學(xué)生選擇通過網(wǎng)絡(luò)繳納住宿費用，但是也有部分學(xué)生選擇現(xiàn)場繳納。目前的宿舍分配方式是：對于提前繳納費用的學(xué)生，可以提前分配好宿舍，報到現(xiàn)場即可領(lǐng)取鑰匙入??；對于現(xiàn)場繳納費用的學(xué)生，須現(xiàn)場分配宿舍，但由于現(xiàn)場只有一位工作人員手工分配宿舍，所以學(xué)生排隊時間偏長。

第四，在傳統(tǒng)迎新過程中，各報到環(huán)節(jié)基本上是手工操作，迎新相關(guān)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)無法實時呈現(xiàn)，后期手工整理數(shù)據(jù)非常繁瑣而且容易出錯。

通過多次討論、各方協(xié)調(diào)、綜合評估，筆者將圖1所示的傳統(tǒng)迎新流程進(jìn)行優(yōu)化，形成了如圖2所示的數(shù)字迎新流程。

由圖2可以看出，有了數(shù)字迎新系統(tǒng)，迎新流程最大的改變是部分環(huán)節(jié)可以提前進(jìn)行。在新生現(xiàn)場報到之前，即可完成采集照片、預(yù)報到、分班級分學(xué)號、制作一卡通等事項；同時，現(xiàn)場分配宿舍環(huán)節(jié)由原來的一人手工操作改變?yōu)榉稚⒌礁髟合翟谙到y(tǒng)里進(jìn)行操作，從而緩解了排隊時間長的問題。此外，在迎新之前及迎新現(xiàn)場，各環(huán)節(jié)操作都是在迎新網(wǎng)站上進(jìn)行的，各環(huán)節(jié)的操作數(shù)據(jù)可以實時同步，有效保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也為實時統(tǒng)計數(shù)據(jù)提供了基礎(chǔ)。

另外，在迎新網(wǎng)站上，管理員可以發(fā)布學(xué)校新聞、校園生活指南、報到注意事項等最新消息，以便學(xué)生提前熟悉并更好地適應(yīng)全新的大學(xué)生活。

● 系統(tǒng)設(shè)計與部署

根據(jù)優(yōu)化后的數(shù)字迎新流程，并結(jié)合學(xué)校信息化建設(shè)實際情況，筆者設(shè)計了如圖3所示的系統(tǒng)部署方案及如下頁圖4所示的系統(tǒng)功能框圖。

由圖3可以看出：

（1）只需要準(zhǔn)備兩臺服務(wù)器（物理機(jī)或虛擬機(jī)均可）即可搭建出數(shù)字迎新系統(tǒng)，無需更多的硬件資源。

（2）迎新網(wǎng)站與數(shù)據(jù)庫物理分離，有效保證數(shù)據(jù)庫的安全性。

（3）鑒于學(xué)院的數(shù)據(jù)平臺已穩(wěn)定運行，數(shù)字迎新系統(tǒng)可與數(shù)據(jù)平臺對接，以便自動同步教職工數(shù)據(jù)，為后續(xù)分配迎新工作人員操作權(quán)限做準(zhǔn)備。

由圖4可以看出：

（1）迎新網(wǎng)站可以通過電腦網(wǎng)頁、手機(jī)WAP登錄，無需安裝客戶端，方便了新生及迎新工作人員的使用。

（2）在新生報到前及報到現(xiàn)場，系統(tǒng)可以通過錄取通知書號碼進(jìn)行新生身份識別：新生通過錄取通知書號碼登錄迎新網(wǎng)站進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)報到；在迎新現(xiàn)場，各報到環(huán)節(jié)使用掃描槍掃描錄取通知書上的條形碼，從而在系統(tǒng)里快速查詢到新生的信息，加快了業(yè)務(wù)處理速度。

（3）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)通過電腦網(wǎng)頁、手機(jī)WAP可以實時查看繳費情況、報到率等統(tǒng)計數(shù)據(jù)，了解最新情況，為科學(xué)決策提供量化依據(jù)。

（4）迎新流程在系統(tǒng)里是可以配置的，若迎新流程后續(xù)有變化，無需二次開發(fā)即可在系列里快速配置出新流程。

考慮到項目進(jìn)度緊張、資金預(yù)算有限等實際情況，迎新系統(tǒng)采用了購買成熟產(chǎn)品加部分功能定制開發(fā)的模式，通過公開招標(biāo)的方式進(jìn)行。

● 上線使用情況

經(jīng)過一個月左右的現(xiàn)場部署與測試，本迎新系統(tǒng)于2017年8月10日正式上線運行，同時開放給新生進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)報到。截止到現(xiàn)場報到前一天，網(wǎng)上預(yù)報到率約60%，同時迎新工作人員在系統(tǒng)里完成了分班級、分學(xué)號、分配宿舍等操作，為現(xiàn)場迎新打下了良好的基礎(chǔ)。

在9月初的新生報到現(xiàn)場，迎新系統(tǒng)通過了現(xiàn)場多用戶并發(fā)使用檢驗，運行平穩(wěn)，為廣大新生及迎新工作人員提供了良好的使用體驗。

新生在現(xiàn)場報到時即可獲知其所在班級、學(xué)號、輔導(dǎo)員信息，拿到校園一卡通；同時，在手機(jī)上可實時查看自己的已報到環(huán)節(jié)、待報到環(huán)節(jié)，這較之以往的傳統(tǒng)迎新方式，大大提升了入學(xué)體驗。

迎新工作人員使用掃描槍掃描錄取通知書上的條碼即可在系統(tǒng)里快速查找到新生信息，無需翻找紙質(zhì)資料，加快了業(yè)務(wù)辦理速度，也使得迎新現(xiàn)場的排隊情況得到緩解。

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在手機(jī)或電腦上可實時查看各環(huán)節(jié)的報到率、繳費情況等統(tǒng)計數(shù)據(jù)，這比之前第二天才能看到手工統(tǒng)計數(shù)據(jù)的情況，有了質(zhì)的飛躍。

需要說明的是，有些新生沒有進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)報到，或者預(yù)報到時上傳的照片不符合要求，則現(xiàn)場拿到的一卡通卡片上是沒有照片的，正式入學(xué)后可到一卡通中心補(bǔ)打照片。

● 完善后續(xù)工作

目前，本數(shù)字迎新系統(tǒng)已經(jīng)基本滿足了學(xué)院的迎新需求，筆者后續(xù)計劃通過對信息服務(wù)進(jìn)行整合處理，不斷擴(kuò)展服務(wù)性能、嘗試創(chuàng)新應(yīng)用，為師生的校園生活帶來更豐富的信息化體驗。

參考文獻(xiàn)：

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