OA辦公系統(tǒng)在多元化集團信息化管理中的應用價值

李振華

摘要：在現代化辦公發(fā)展的當代，企業(yè)采用系統(tǒng)化辦公軟件進行管理是一大趨勢，本文主要以金蝶OA辦公系統(tǒng)為例，對于OA系統(tǒng)進行全面的分析，結合用戶的主要需求，進行個性化的信息管理平臺的搭建，從而滿足客戶的需求，實現系統(tǒng)的協(xié)同管理。對于大型企業(yè)，特別是多元化的集團企業(yè)，更需要有效地實現公文處理、流程處理、資源管理以及溝通等全方位的辦公協(xié)同，當然，在這一類企業(yè)中，往往也能夠更好地進行OA的運用，但同樣也需要企業(yè)進行合理的規(guī)劃，并有管理者大力支持方可實現。

關鍵詞：辦公；自動化；OA，信息化

前言

伴隨著經濟的快速發(fā)展，計算機網絡也應用在各行各業(yè)中，事實上，對于辦公系統(tǒng)的管理，各個企業(yè)都有自己的智能化和系統(tǒng)化管理方式，但是，大多數企業(yè)更多的應用專業(yè)化的軟件以及系統(tǒng)。金蝶OA辦公系統(tǒng)實際上是金蝶公司開發(fā)的一種綜合管理的軟件，跟奇特辦公協(xié)同的OA相同，這一款OA也是能夠以滿足企業(yè)的內部需求為主要目的，金蝶OA不僅實現了企業(yè)的分層管控，同時也實現了全員的協(xié)同以及信息共享。從這一角度而言，金蝶OA辦公系統(tǒng)在這一類多元化的階段信息化管理過程中，有著重要的價值。

1.多元化集團辦公概述

事實上，多元化集團辦公在當代企業(yè)中也比較常見，一般都是大型企業(yè)為主，集團下設分子公司等情況，這一類辦公的主要特點有三個，第一，這一類企業(yè)的整體機構龐大，相對而言，組織架構體系大，那么，組織結構相對而言也比較復雜，對于流程的審批和簽批，層級也更多，進行事物處理的過程中，往往顯現出流程復雜的特點。第二，集團企業(yè)正因為系統(tǒng)龐大復雜，其辦事效率明顯降低，因此，這一類企業(yè)最需要提高效率，這就離不開制度和規(guī)范的管控和管理，這也是給信息化管理帶來了新的機遇。第三，一般來說，多元化集團典型的管控模式主要就是經營管控、戰(zhàn)略管控和財務管控三種，一般都是由多個子公司（跨地域甚至跨行業(yè)）構成多元化集團，冗雜的結構，信息傳遞緩慢，辦事效率低下。

2.金蝶OA辦公系統(tǒng)概述

金蝶OA辦公系統(tǒng)的結構以及主要功能具體如下：

與其他企業(yè)的OA相同，金蝶OA的基本功能在于協(xié)同辦公，也就是保障工作的正常推進。首先是協(xié)同審批管理，一般來說，這一功能主要就是完成企業(yè)的合同、單據以及員工休假申請的審批，當然，用戶也可以進行審批。金蝶OA的公文處理功能相對比較弱，與其他OA一致，即為公文的提醒處理以及集中處理。在流程管理方面，其優(yōu)勢比較明顯，除了正常的表單審批，還增加了自定義審批的流程，甚至能夠依據具體的角色的權限，對于審批的流向進行定義。金蝶OA比較豐富的一部分在于知識中心，在這一中心，可以輕松查閱公司的制度、流程以及人力資源相關信息、銷售知識以及企業(yè)常識等等通識類的內容。金蝶OA的檔案管理更具有優(yōu)勢，因為其主要針對于大型的多元化的集團企業(yè)，相對而言，這一類企業(yè)的檔案比較復雜，因此，OA是下了對于檔案的分層管理和控制，數據處理能力可見一斑。此外，在資源管理以及互動溝通方面，金蝶OA都能夠實現資源的共享以及便捷的溝通，相對而言，為員工提供了便捷的服務。

3.應用效果

（1）文件共享。這一功能的實現依托于單位的文檔模塊，依據其建立文檔以及文件的共享，主要是各個部門的知識管理員，將自己部門重要的知識性資料上傳到共享文檔中，然后，對于相關的人員進行授權，這時，系統(tǒng)管理員就會進行及時的存檔，根據檔案文件的具體內容，對于各類權限進行控制和監(jiān)督。這樣，一方面保障了數據以及文檔的安全性，另一方面，也有效地提升了文檔的查詢速度，實現了資源共享。

（2）搭建審批平臺。OA是建立在流程正常運行以及表單的傳遞的方式來管理的規(guī)范化的，無論是行政事務還是財務事物，移動應用的使用都有效突破了時間空間的束縛，隨時隨地審批，高效便捷，提升了讓效率，節(jié)約了時間。

（3）工作流查詢以及管理模式透明化。金蝶OA的主要優(yōu)勢在于工作流引擎強大，各個部門的電子流轉以及相關角色的工作進展等，都能夠查詢還能夠有效分析具體環(huán)節(jié)的辦理時間以及具體結果，效率得到提升，資金的到節(jié)省。此外，OA的上線運行也實現了管理的透明化，有效保證了企業(yè)行政資源的利用率。

4.策略與建議

（1）企業(yè)領導要以身作則。隨著互聯網+的不斷推進，協(xié)同OA也逐步走進了各行各業(yè)，近年來，伴隨著信息化管理深受重視，OA系統(tǒng)也進行了一系列的變革，從而更加適應企業(yè)的發(fā)展，但是，對于任何一個單位而言，在信息化的全面建設過程中，難免會遇到各式各樣的問題，由于部分企業(yè)沒有專業(yè)化的人才，就不能及時解決問題。很多企業(yè)選擇了信息化發(fā)展，但是都沒有成功，其根本原因在于企業(yè)的領導者，企業(yè)的領導者需要高度重視，以身作則，從而才能影響下屬，開始逐漸滲透和轉型。

（2）搭建強有力的人才隊伍。人才隊伍建設是非常重要的，行業(yè)的新進行需要專業(yè)人員，而對于信息化管理也是如此，建立一支技術過硬的團隊，能夠保障企業(yè)的人員能夠運用科學的理論以及技術去解決問題，滿足客戶的需求。

（3）準備工作要到位。企業(yè)各不相同，業(yè)務范圍也不相同，因此，對于信息化平臺協(xié)同的需求也各不相同。基于此，企業(yè)的用戶與軟件公司需要共同組建調研小組，從而，進行全面的事前準備。

（4）硬件設施要完備。完善硬件設施也是非常關鍵的一步，因為，金蝶OA這一辦公自動化平臺，實際上是建立在硬件基礎上的，因此，只有實現了硬件設施的完善與更新，才能夠確保簡歷一套合理的體系，確保數據的快速傳輸。

5.結束語

經濟的發(fā)展帶動了科技的發(fā)展，多元化的集團性的企業(yè)往往也會伴隨著業(yè)務量的增長，提出更多的信息化建設的要求，信息化的實現以及金蝶OA的使用，需要一定的硬件設置以及全體員工的支持，當然，金蝶OA的實現，往往能夠最大程度的實現企業(yè)的人工成本降低，效率的快速提升，從而實現現代化和便捷或辦公，進一步有效實現企業(yè)的快速發(fā)展。

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