高校辦公數(shù)據(jù)分割和格式化輸出批處理方案的設(shè)計(jì)與VBA實(shí)現(xiàn)

余 磊

（淮北師范大學(xué) 計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，安徽 淮北 235000）

高校辦公數(shù)據(jù)分割和格式化輸出批處理方案的設(shè)計(jì)與VBA實(shí)現(xiàn)

余 磊

（淮北師范大學(xué) 計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，安徽 淮北 235000）

針對(duì)高校辦公數(shù)據(jù)分割和排版批量處理過程中手工操作存在的步驟繁雜、效率低下和格式不一致等問題，以及常用數(shù)據(jù)處理辦公軟件在數(shù)據(jù)分割批處理功能上的不足，結(jié)合數(shù)據(jù)分割、排版等操作的特點(diǎn)和VBA在數(shù)據(jù)處理上的優(yōu)勢(shì)，給出數(shù)據(jù)分割和格式化輸出的一種批處理方案，并運(yùn)用VBA對(duì)其程序?qū)崿F(xiàn).試驗(yàn)結(jié)果表明，該方案不僅能夠提高數(shù)據(jù)分割和格式化輸出操作的便捷性和高效性，還能保障數(shù)據(jù)操作的安全性和正確度，以及數(shù)據(jù)輸出的規(guī)范性和一致性.

辦公數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)分割；格式化輸出；批處理；VBA

0 引言

社會(huì)信息化和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展，使得信息的處理和利用已經(jīng)深入到高校管理的各個(gè)層次和方面，信息化管理已成為高校資源管理的主要形式和手段［1-6］.學(xué)生、教師、教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、國(guó)資、實(shí)驗(yàn)設(shè)備、圖書資料等一直為高校管理的主要對(duì)象，隨著高校辦學(xué)規(guī)模逐步擴(kuò)大和辦學(xué)條件逐漸改善，這些管理對(duì)象產(chǎn)生的數(shù)據(jù)不僅規(guī)模較大、類型較多、特征豐富、狀態(tài)活躍，而且相互關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，對(duì)這些數(shù)據(jù)的管理和加工已成為高校日常辦公的主要內(nèi)容.數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)多變性，辦公事務(wù)的分解與歸類，以及對(duì)辦公文檔的清晰規(guī)范性要求，使得數(shù)據(jù)分割與排版成為數(shù)據(jù)分類校對(duì)、審核和歸檔處理過程中的主要批量操作類型［7-8］.

數(shù)據(jù)分割是一種數(shù)據(jù)加工處理的類型，以數(shù)據(jù)表為基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)記錄和數(shù)據(jù)字段為基本單位，根據(jù)數(shù)據(jù)使用的需求目標(biāo)，在保證數(shù)據(jù)安全性和保持記錄使用價(jià)值的條件下，依據(jù)某一字段的不同取值，對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行分類存儲(chǔ)的過程，在操作方式上具有復(fù)雜性和重復(fù)性的特征.

數(shù)據(jù)分割操作與文檔排版一樣，都是在辦公軟件提供的基本數(shù)據(jù)處理功能上，通過組合操作實(shí)現(xiàn)的，具有較強(qiáng)的針對(duì)性和靈活性.在現(xiàn)有的數(shù)據(jù)處理辦公軟件和數(shù)據(jù)管理客戶端中，并沒有提供現(xiàn)成的數(shù)據(jù)分割功能，當(dāng)數(shù)據(jù)記錄規(guī)模較大和數(shù)據(jù)輸出需要格式化時(shí)，傳統(tǒng)的手工操作方式耗時(shí)費(fèi)力，而且無(wú)法保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度和格式化輸出的一致性.近年來(lái)，提高辦公自動(dòng)化效率的研究逐漸受到高校管理工作人員的重視，但關(guān)于數(shù)據(jù)分割和格式化輸出的批處理方案研究和軟件實(shí)現(xiàn)到目前還沒有.

當(dāng)前，Microsoft Office的MS Excel和WPS Office的WPS表格是高校辦公數(shù)據(jù)加工處理使用的主要兩款軟件［9］，在數(shù)據(jù)管理方面，既具有數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力，又具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能；在用戶接口方面，不僅操作簡(jiǎn)單、使用方便，而且與其它文檔編輯軟件和數(shù)據(jù)文件類型有著較好的兼容性；在功能擴(kuò)展方面，為用戶提供VBA編程環(huán)境，具有豐富的文檔和數(shù)據(jù)處理接口函數(shù)，通過二次開發(fā)，能夠有效增強(qiáng)數(shù)據(jù)加工處理的能力［10-11］.

綜上所述，根據(jù)數(shù)據(jù)分割和排版的操作特征，在現(xiàn)有的數(shù)據(jù)處理辦公軟件上，利用VBA提供的函數(shù)、窗口和控件等基本程序組件，完全能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)分割和格式化輸出的整合與批處理操作，以保障數(shù)據(jù)處理的高效性和操作的便捷性.

1 數(shù)據(jù)分割和格式化輸出方案設(shè)計(jì)

1.1 主要功能模塊設(shè)計(jì)分析

1.1.1 參照字段取值的提取

把數(shù)據(jù)分割所依據(jù)的字段稱為參照字段，生成的記錄集合稱為數(shù)據(jù)子表.參照字段的取值是數(shù)據(jù)分割的基礎(chǔ)，每種取值所包含的記錄數(shù)，又是數(shù)據(jù)子表格式化設(shè)置的控制數(shù)據(jù).對(duì)參照字段取值的提取，以及對(duì)不同取值記錄數(shù)的統(tǒng)計(jì)，是數(shù)據(jù)分割和格式化輸出批處理操作的前提.參照字段取值提取采用記錄遍歷的方法，既能確保字段取值提取的完備性，又能實(shí)現(xiàn)不同取值的記錄數(shù)統(tǒng)計(jì).參照字段不同取值與其所包含的記錄數(shù)對(duì)應(yīng)，使得參照字段取值集合在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上具有二維性，在存儲(chǔ)方式上可用二維數(shù)組實(shí)現(xiàn).

1.1.2 數(shù)據(jù)分割

把數(shù)據(jù)分割所保留的字段稱為有效字段，數(shù)據(jù)記錄和有效字段的選擇是數(shù)據(jù)分割的主要操作.數(shù)據(jù)的安全性是數(shù)據(jù)分割的前提條件，記錄的選擇可以借助現(xiàn)有辦公軟件的篩選功能實(shí)現(xiàn)，而且不會(huì)破壞數(shù)據(jù)表的完整性.現(xiàn)有的數(shù)據(jù)處理辦公軟件并不存在字段篩選功能，字段選擇只能通過數(shù)據(jù)列刪除功能實(shí)現(xiàn)，這樣就會(huì)破壞基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的完整性.在數(shù)據(jù)分割操作中必須通過數(shù)據(jù)備份來(lái)確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的安全性，數(shù)據(jù)備份可通過辦公軟件的數(shù)據(jù)表新建、數(shù)據(jù)復(fù)制和粘貼功能實(shí)現(xiàn)，但數(shù)據(jù)備份會(huì)影響到數(shù)據(jù)分割算法的空間復(fù)雜度.表1從數(shù)據(jù)表的完整性和數(shù)據(jù)備份量?jī)蓚€(gè)方面對(duì)數(shù)據(jù)分割不同操作順序進(jìn)行分析.結(jié)果表明，第3種方案既能保證數(shù)據(jù)表的安全性，還能有效降低數(shù)據(jù)分割算法的空間復(fù)雜度，為數(shù)據(jù)分割操作的最佳方案.

表1 數(shù)據(jù)分割操作順序與數(shù)據(jù)表安全性和數(shù)據(jù)備份量之間的關(guān)系

1.1.3 格式化設(shè)置

格式化設(shè)置是對(duì)數(shù)據(jù)分割所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)子表，按照辦公文檔清晰規(guī)范性的要求進(jìn)行格式排版的操作，包括行列操作、數(shù)據(jù)處理、單元格設(shè)置和頁(yè)面設(shè)置等基本操作.根據(jù)文檔操作性質(zhì)，可把數(shù)據(jù)表格式化操作主要分為修改、添加和設(shè)置3類（見表2）.為了降低操作的冗余度和重復(fù)性，在格式化設(shè)置方面，應(yīng)按照“先修改后添加再設(shè)置”和“先單元格后頁(yè)面”的原則進(jìn)行［12］.

表2 格式化設(shè)置操作分類

1.1.4 數(shù)據(jù)子表的存儲(chǔ)

數(shù)據(jù)子表的存儲(chǔ)包括存儲(chǔ)路徑、文件的命名規(guī)則和文件的組織方式.文件的命名可采用參照字段取值與對(duì)應(yīng)記錄數(shù)組合的方式，這種命名方式既能夠直觀地反映數(shù)據(jù)內(nèi)容的主要特征，又可以有效避免重名現(xiàn)象.在文件管理上還可借助參照字段的上級(jí)分類字段，利用VBA提供的文件接口函數(shù)，通過文件夾實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)子表更為直觀、清晰地組織和管理.

1.2 程序?qū)崿F(xiàn)方案

1.2.1 全局變量

用于數(shù)據(jù)分割和格式化輸出批處理操作的控制數(shù)據(jù)，在程序的全部范圍內(nèi)有效，必須通過全局變量來(lái)儲(chǔ)存.科學(xué)合理的全局變量設(shè)計(jì)和組織方式可有效降低程序復(fù)雜度，增加程序的執(zhí)行效率和程序的可讀性［13］.控制數(shù)據(jù)的作用、性質(zhì)和組織結(jié)構(gòu)決定變量的類型和變量的存儲(chǔ)方式.對(duì)于性質(zhì)單一的控制數(shù)據(jù)可采用單個(gè)變量存儲(chǔ)；對(duì)于性質(zhì)和作用相近的控制數(shù)據(jù)可采用一維數(shù)組存儲(chǔ)；數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)具有二維性的控制數(shù)據(jù)可采用二維數(shù)組存儲(chǔ).全局變量在設(shè)置上要遵循“最大共享度和最小冗余度”的原則，同時(shí)在使用上還要具有清晰性和可讀性.根據(jù)全局變量的作用和設(shè)置原則，表3列出批處理程序中主要使用的全局變量類型和存儲(chǔ)方式.

表3 全局變量的設(shè)置與組織方式

1.2.2 主要功能模塊

根據(jù)函數(shù)或過程的功能和作用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分割和格式化操作的主要功能模塊可分為初始化操作、數(shù)據(jù)分割、格式化設(shè)置、文件操作4大類型（見表4）.

表4 程序主要功能函數(shù)模塊的設(shè)置

1.2.3 程序操作界面設(shè)計(jì)

VBA環(huán)境具有窗體創(chuàng)建和菜單定義功能，為提高程序的靈活性和操作的便捷性，在程序調(diào)用接口上采用菜單的形式，在用戶操作接口上采用對(duì)話框的形式.

（1）菜單設(shè)計(jì).通過VBA自定義菜單，指定程序的主過程為其調(diào)用對(duì)象，然后加載于數(shù)據(jù)處理軟件的菜單欄，以方便用戶對(duì)程序的使用，圖1為Excel2010加載程序后的主菜單.

圖1 Excel2010加載程序后的主菜單

（2）對(duì)話框設(shè)計(jì).對(duì)話框的內(nèi)容包括數(shù)據(jù)分割設(shè)置、字段列參數(shù)設(shè)置和頁(yè)面設(shè)置3部分，其中字段列參數(shù)設(shè)置需要對(duì)每個(gè)有效字段列進(jìn)行格式參數(shù)設(shè)置，對(duì)話框界面布局如圖2.

圖2 數(shù)據(jù)分割與格式化輸出的對(duì)話框界面

1.2.4 程序主過程

主過程為程序使用的用戶接口，主要通過程序結(jié)構(gòu)對(duì)主要功能函數(shù)和過程進(jìn)行組織，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分割和格式化輸出的功能，圖3為主過程的N-S流程圖.

圖3 主過程的N-S流程

1.2.5 程序代碼

限于篇幅，只給出具有代表性的功能函數(shù)模塊的VBA代碼.

（1）參照字段取值提取函數(shù)模塊.表5為參照字段取值提取函數(shù)主要參數(shù)表.

表5 參照字段取值提取函數(shù)主要參數(shù)

Public Functionfieldvalue_dist（book_name As Workbook，basefield As String，star_row As Integer，end_row As Integer，fieldnum_max as Intege）

Dim wsAs Worksheet

Dim i，j，flag As Integer

Public basfieldvalue_count as Integer

Public basefield_value（fieldnum_max，2） as String

Set ws=book_name.Worksheets（1）

basefieldvalue_count=0

For i=star_rowToend_row Step 1

flag=0

For j=1 Tofieldnum_maxStep 1

If Trim（ws.Cells（i，basefield）.Value）=basefield_value（j，1） Then

basefield_value（j，2）=basefield_value（j，2）+1

flag=1

End If

Next j

If flag=0 Then

basefieldvalue_count=basefieldvalue_count+1

basefield_value（basefieldvalue_count，1）=Trim（ws.Cells（i，basefield）.Value）

basefield_value（basefieldvalue_count，2）=cstr（val（basefield_value（basefieldvalue_count，2））+1）

End If

Next i

End Function

（2）單元格設(shè)置函數(shù).表6為單元格設(shè)置函數(shù)的參數(shù).

表6 單元格設(shè)置函數(shù)的參數(shù)

Private Sub cellvalue_set（book_name AsWorkbook，cell_colAsString，star_row AsInteger，cell_count As Integer，cell_font as String，font_size as Integer，font_colorindex as Integer，auto_wrap as Boolean，auto_fit as Boolean，cell_height As Integer，cell_weight As Integer，cell_Halign As Integer）

Dim str_rang As String

Dim myrange As Range

Dim i As Integer

For i=star_row To star_row+cell_countStep 1

str_range=cell_col&CStr（i）

Set myrange=book_name.Sheets（1）.Range（str_range）

With myrange

.HorizontalAlignment=cell_Halign

.ColumnWidth=cell_weight

.RowHeight=cell_height

.Font.Name=cell_font

.Font.Size=font_size

.Font.Color=font_colorindex

.ShrinkToFit=auto_fit ′如果單元格顯示不完全可以縮小顯示

.WrapText=auto_wrap ′如果單元格顯示不完全可以換行顯示

End With

Set myrang=Nothing

Next i

End Function

2 試驗(yàn)結(jié)果與分析

試驗(yàn)采用手工操作和VBA批處理兩種方式，對(duì)高校的科研成果數(shù)據(jù)進(jìn)行分割和格式化輸出，試驗(yàn)數(shù)據(jù)共4 100條記錄，數(shù)據(jù)分割的參照字段為科研單位，試驗(yàn)共進(jìn)行10次，結(jié)果取平均值，其中手工操作是在熟悉數(shù)據(jù)分割和格式化設(shè)置要求、經(jīng)過操作訓(xùn)練的條件下進(jìn)行的.表7給出手工和批處理操作在時(shí)間、準(zhǔn)確率、數(shù)據(jù)安全性和格式化設(shè)置方面的試驗(yàn)結(jié)果.

表7 數(shù)據(jù)分割與格式化輸出批處理操作與手工操作的試驗(yàn)結(jié)果

從試驗(yàn)結(jié)果可看出，相對(duì)手工操作，VBA批處理操作不僅能夠大大提高數(shù)據(jù)分割和格式化輸出的速度，確保數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確度，還能保障數(shù)據(jù)的安全性和文檔格式的一致性.

3 結(jié)語(yǔ)

數(shù)據(jù)分割和格式化輸出批處理方案及其VBA程序，有效解決數(shù)據(jù)分類處理過程中人工操作存在的步驟繁瑣、效率低下、格式不一致，以及無(wú)法保障數(shù)據(jù)處理的安全性和準(zhǔn)確度等問題，大大提高辦公的便捷性和高效性，為辦公自動(dòng)化的應(yīng)用提供科學(xué)的方法參考和技術(shù)借鑒.數(shù)據(jù)分割和格式化設(shè)置是一種復(fù)合操作，受數(shù)據(jù)規(guī)范性和格式化需求的影響較大，設(shè)計(jì)一個(gè)通用性較強(qiáng)的數(shù)據(jù)分割和格式化輸出批處理程序，還需要在全局變量、程序操作接口、基本函數(shù)模塊等方面作進(jìn)一步細(xì)化和擴(kuò)充.VBA在綜合辦公軟件基本功能，提升數(shù)據(jù)處理能力和效率方面具有顯著的效果，在數(shù)據(jù)處理方面的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛［14-18］，但對(duì)工作人員的計(jì)算機(jī)技能和素養(yǎng)要求較高，為提高辦公數(shù)據(jù)處理的水平和效率，在當(dāng)前的高校信息化建設(shè)中，對(duì)工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能培訓(xùn)力度還需進(jìn)一步加強(qiáng)和提高.

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The Design and Implementation with VBA of Batch Scheme for the Dividing and Formatted Output on the University Office Data

YU Lei
（School of Computer Science&Technology，Huaibei Normal University，235000，Huaibei，Anhui，China）

Aiming at the defects existing in the manual operation for batch processing of data dividing and typesetting，such as complicated steps，low efficiency and inconsistent format，and the lack of common office software used for data processing in the batch processing function fordata dividing，and combined with the characteristics of data dividing and formatting，and the advantages of VBA in data processing，a batch pro?cessing scheme is proposed for the data dividing and formatted output，and is implemented by VBA.The fi?nal test results show that the scheme can not only improve the convenience and efficiency of data dividing and formatted output，but also guarantee the security and accuracy of data operation，as well as standardiza?tion and consistency of data output.

office data；data partitioning；formatted output；batch processing；VBA

TP 393

A

2095-0691（2017）04-0053-07

2017-02-21

2017年度高校優(yōu)秀青年人才支持計(jì)劃項(xiàng)目（gxyq2017154)；2015年淮北市科技攻關(guān)計(jì)劃項(xiàng)目（2015004）

余 磊（1978- ），男，安徽宿州人，副教授，碩士，研究方向：軟件理論與應(yīng)用、辦公自動(dòng)化、信息安全.