檔案管理體系的認識

劉瑜

對于檔案，人們似乎并不陌生，但也不是每一個人都能十分清楚。因為一提都檔案，很多人首先想到的是人事檔案或只知道干部檔案，職工檔案。那檔案到底是什么呢！檔案體系里又有些什么呢！

一、檔案的概念

人事檔案的確是屬于檔案范疇內，但是它只是檔案家族中一個小小的部分。根據《中華人民共和國檔案法》在定義檔案概念時指出：“檔案法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?/p>

二、企業(yè)檔案工作規(guī)范

重慶卡貝樂化工有限責任公司屬于企業(yè)，所以在企業(yè)里我們應遵循國家檔案局于2009年11月2日發(fā)布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009），此《規(guī)范》是國家檔案局為適應現代企業(yè)檔案工作發(fā)展新要求，于2009年頒布的檔案行業(yè)標準，是新時期企業(yè)檔案工作規(guī)范化建設的重要指導文件。將企業(yè)檔案管理制定從技術標準的層面上升為管理標準的層面，實現了單項技術管理標準應用與系統(tǒng)管理標準實施的結合。

企業(yè)檔案工作規(guī)范確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制定要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法與技術指南。如檔案工作工作組織包括檔案工作領導、檔案機構設置、檔案人員配備、檔案工作體系等。

三、建設項目的依據

如果一個建設項目屬于重大建設項目，那么對重大項目應遵循中華人民共和國國家檔案局于2002年11月29日發(fā)布的國家檔案行業(yè)標準《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-2002的標準進行收集、整理、歸檔工作。本規(guī)范是指工程檔案從建設項目立項、審批、勘察設計、施工、安裝調試、生產準備到竣工投產全過程形成的、應當歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表、電子文件、聲像等形式與載體的文件材料。

四、產品、科研資料整理的規(guī)范

甲醇作為重慶卡貝樂化工有限責任公司的產品之一，我們的產品或下游產品的科研開發(fā)相關資料應如何整理呢！我們應根據中華人民共和國國家資料監(jiān)督檢驗檢疫總局于2008年發(fā)布的中華人民共和國國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》GB/T 11822-2008進行收集、整理、歸檔相關工作。此標準歸檔了科學技術檔案案卷的組卷原則和方案、案卷和案卷內文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、表格規(guī)格及其制成材料的質量要求。

檔案的種類不止一種，遇到多種時如何分類呢！檔案分類的原則應遵循1991年7月4日國家檔案局印發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進行分類。此規(guī)則規(guī)定了工業(yè)企業(yè)檔案的分類原則、分類方法和類目設置，此規(guī)則適用于全國工業(yè)企業(yè)檔案的分類、足足案卷和排架管理。工業(yè)企業(yè)分類原則是以全部檔案為對象，依據企業(yè)管理職能，結合大難內容及其形成的特點，保持檔案之間的有機聯系，便于科學管理與查詢借閱利用開發(fā)。目前重慶卡貝樂化工有限責任公司共設置了十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。隨著企業(yè)不斷的發(fā)展，黨群類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類這四大類又稱為管理類文件。

五、會計檔案整理規(guī)則

重慶市檔案局/重慶市財政局2016年7月13日印發(fā)《重慶市會計檔案整理規(guī)則》的通知，單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案，應當列入會計檔案收集歸檔范圍。

六、職工檔案管理的依據

1991年4月2日中央組織部/國家檔案局印發(fā)《干部檔案工作條例》的通知。干部檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選撥和任用干部等工作中，形成的記載干部經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選撥實用干部的重要依據，是國家檔案的重要組織部分。

1992年6月9日勞動部/國家檔案局發(fā)布了關于《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知。此通知是為了加強企業(yè)職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實、精煉、實用的要求，實現檔案管理的科學化、規(guī)范化、制定化、使企業(yè)職工檔案工作納入全國檔案工作管理體系，更好地為社會主義現代化建設服務。

七、特殊載體整理、歸檔依據

照片檔案收集、整理時應按照根據《照片檔案管理規(guī)范》及重慶市檔案局關于印發(fā)《重慶市照片檔案收集整理實施細則》進行整理。音像檔案應按重慶市檔案局關于印發(fā)《重慶市音像檔案收集整理的一般要求（試行）》渝檔發(fā)[2015]13號進行收集、整理、歸檔。

檔案體系可不僅僅只有這些如還有其他的專門檔案種類如：信用檔案、教學檔案、藝術檔案、專利檔案、工商登記檔案、婚姻登記檔案、審計檔案、訴訟檔案、統(tǒng)計檔案、地名檔案、書稿檔案、病案檔案、房產檔案等等。endprint