物資需求計(jì)劃管理現(xiàn)狀分析及改善措施

高偉

[摘要]近年來(lái)，需求計(jì)劃管理作為中石化總部對(duì)各分公司的考核內(nèi)容，越來(lái)越受到各單位的重視。筆者所在部門立足管理，具體問(wèn)題具體分析，對(duì)以前存在的問(wèn)題逐項(xiàng)對(duì)癥下藥，取得了顯著的進(jìn)步。本文結(jié)合中石化廣州分公司的經(jīng)驗(yàn)，全面剖析了需求計(jì)劃管理方面存在的問(wèn)題，并對(duì)進(jìn)一步的提升與改進(jìn)措施進(jìn)行了探討。

[關(guān)鍵詞]需求計(jì)劃；管理；ERP

引言

需求計(jì)劃管理是物資供應(yīng)工作的源頭，需求計(jì)劃提報(bào)是否準(zhǔn)確、及時(shí)，對(duì)物資供應(yīng)工作的影響重大，也是降低庫(kù)存積壓，為企業(yè)降本增效的最有效措施之一。近年來(lái)需求計(jì)劃管理有所進(jìn)步，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)給予了很大的促進(jìn)，但工作中存在的問(wèn)題依然較多，需相關(guān)部門加大管理力度，通力合作，各負(fù)其責(zé)，提高需求計(jì)劃管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，進(jìn)一步提升管理水平，為企業(yè)的降本增效、持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。準(zhǔn)確的分析才能得到準(zhǔn)確的解決辦法，做到對(duì)癥下藥。這也是廣州分公司能夠取得顯著進(jìn)步的主要原因。

一、需求計(jì)劃管理存在的主要問(wèn)題

（一）需求計(jì)劃提報(bào)、審核問(wèn)題

1.需求時(shí)間提報(bào)問(wèn)題

各單位需求計(jì)劃提報(bào)中，普遍存在需求時(shí)間把關(guān)不嚴(yán)，準(zhǔn)確性不高的情況。需求時(shí)間不準(zhǔn)確，不利于物資供應(yīng)中心的適時(shí)保供，增加了及時(shí)供應(yīng)、庫(kù)存資金占用風(fēng)險(xiǎn)。

2.需求計(jì)劃下達(dá)及時(shí)性問(wèn)題

總部物資裝備部從2014年開(kāi)始把各分（子）公司的需求計(jì)劃達(dá)標(biāo)情況作為考核指標(biāo)。經(jīng)過(guò)各單位近三年的持續(xù)努力，該項(xiàng)指標(biāo)從2014年底的75%上升到2016年底的91.85%，有了較大的進(jìn)步。但個(gè)別需求單位計(jì)劃提報(bào)、審核不嚴(yán)不細(xì)，需求計(jì)劃及時(shí)率依然較低，甚至出現(xiàn)需求計(jì)劃下達(dá)時(shí)間和要求物資到貨時(shí)間倒掛的現(xiàn)象。

（二）訂貨參數(shù)審核問(wèn)題

大部分非通用物資的設(shè)計(jì)文件，物資訂貨條件，往往需要物供中心業(yè)務(wù)人員牽頭組織技術(shù)部門、需求單位、設(shè)計(jì)人員反復(fù)溝通，修改、確認(rèn)后才能滿足訂貨要求。采購(gòu)技術(shù)文件未經(jīng)實(shí)質(zhì)性的審核就下達(dá)到物資供應(yīng)中心進(jìn)行采購(gòu)，由物資供應(yīng)中心牽頭組織使用單位、技術(shù)管理部門、設(shè)計(jì)院等對(duì)訂貨條件進(jìn)行審核、修改、確認(rèn)等工作（甚至需要潛在供應(yīng)商編制技術(shù)方案后再返回審核，修改），實(shí)際上是在完成設(shè)計(jì)、技術(shù)管理部門的職責(zé)。這種從后往前推進(jìn)工作的做法，耗時(shí)耗力，效率低下。

1.設(shè)計(jì)方案和技術(shù)部門意見(jiàn)不一致，物資訂貨的推進(jìn)左右為難。

如2016年實(shí)施的“硫磺回收裝置尾氣達(dá)標(biāo)改造”項(xiàng)目，需新增羅茨鼓風(fēng)機(jī)兩臺(tái)。2016年7月底收到第一版訂貨資料，其中風(fēng)機(jī)主體要求為碳鋼，密封選用機(jī)械密封+油封+充氣。物資供應(yīng)中心于8月12日組織機(jī)動(dòng)、工程、發(fā)規(guī)、用戶及設(shè)計(jì)進(jìn)行技術(shù)交流，考慮到工藝介質(zhì)中含H2S氣體，會(huì)議建議風(fēng)機(jī)主體材質(zhì)改為304，密封型式選用干氣密封。設(shè)計(jì)人員根據(jù)此審查會(huì)要求修改并于8月22日下發(fā)了第二版鼓風(fēng)機(jī)訂貨資料，其中風(fēng)機(jī)主體材質(zhì)變更為304，密封型式為干氣密封。物資供應(yīng)中心據(jù)此版訂貨資料開(kāi)展技術(shù)協(xié)議會(huì)簽及詢比價(jià)，至10月底完成詢比價(jià)工作。預(yù)計(jì)采購(gòu)價(jià)格共76.8萬(wàn)元/2臺(tái)，比原始概算的30萬(wàn)/2臺(tái)多出46.8萬(wàn)元。物資供應(yīng)中心11月8日根據(jù)詢比價(jià)情況向工程管理部、發(fā)規(guī)部進(jìn)行申請(qǐng)調(diào)增概算，未獲批準(zhǔn)。11月10日收又收到第三版訂貨資料，其中風(fēng)機(jī)主體材質(zhì)又變?yōu)樘间摚芊膺x用機(jī)械密封+油封+充氣，訂貨條件完全恢復(fù)到第一版的訂貨要求，但技術(shù)部門不認(rèn)可“機(jī)械密封+油封+充氣”技術(shù)方案，造成采購(gòu)工作無(wú)法繼續(xù)往下推進(jìn)。

經(jīng)上報(bào)11月17日分公司大修改造準(zhǔn)備會(huì)匯報(bào)并多次協(xié)調(diào)相關(guān)部門，至12月1日收到同意項(xiàng)目結(jié)構(gòu)性調(diào)概的回復(fù)，采用第二版訂貨資料進(jìn)行訂貨。收到需求計(jì)劃四個(gè)月之后，物資采購(gòu)條件具備。

2.設(shè)計(jì)規(guī)格書(shū)錯(cuò)誤較多，直接下發(fā)到物供中心訂貨，需反復(fù)核實(shí)并修改后才能訂貨。

例如有好幾個(gè)項(xiàng)目的氣動(dòng)切斷閥，設(shè)計(jì)規(guī)格書(shū)中對(duì)閥芯的材質(zhì)表述為CF8M，實(shí)際上無(wú)論國(guó)內(nèi)或國(guó)外廠家最低等級(jí)材質(zhì)都為316+堆焊司太立合金：泄露等級(jí)CLASSV，但其實(shí)應(yīng)執(zhí)行的是APl598或IS05208 RATEB；防火測(cè)試認(rèn)證則是硬密封選用了軟密封的耐火試驗(yàn)。不是不允許出錯(cuò)，而是不應(yīng)該出現(xiàn)較多低級(jí)的錯(cuò)誤。

3.技術(shù)條件復(fù)雜，需潛在供應(yīng)商根據(jù)設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)表編制技術(shù)方案，經(jīng)技術(shù)管理部門、設(shè)計(jì)院、潛在供應(yīng)商反復(fù)修改、確認(rèn)后才能具備訂貨條件。

用戶和設(shè)計(jì)都沒(méi)有明確訂貨條件，采購(gòu)人員對(duì)技術(shù)參數(shù)基本沒(méi)法參與意見(jiàn)，夾在中間反復(fù)協(xié)調(diào)督促，耗時(shí)耗力。例如：2016年8月15日收到某項(xiàng)目采樣器需求計(jì)劃，只給出了簡(jiǎn)單的幾個(gè)數(shù)據(jù)根本無(wú)法詢價(jià)，經(jīng)過(guò)與設(shè)計(jì)溝通，聯(lián)系了預(yù)選3家供應(yīng)商幫忙提供技術(shù)方案，期間設(shè)計(jì)反反復(fù)復(fù)又提出修改意見(jiàn)讓廠家修改，一直到10月18日才收到第一版詢價(jià)資料，10月24日收第二版，11月份中間又修改了數(shù)量，最終12月12日才確定完所有的詢價(jià)資料。也是耗費(fèi)近4個(gè)月落實(shí)參數(shù)，而物資制造周期才45天。

4.物資采購(gòu)的限制條件較高，或技術(shù)要求不清晰，招標(biāo)成功率低。

2016年共有131項(xiàng)物資進(jìn)行了公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)，其中53項(xiàng)物資流標(biāo)，物資采購(gòu)限制條件較高或描述不清晰是其中的一個(gè)重要原因。

如2016年1月5日重催裝置濾筒除塵器的招標(biāo)，因資格審查條件中有關(guān)業(yè)績(jī)的要求描述要求較高（提供最近5年在中石化、中石油、中海油或中化等國(guó)內(nèi)外同類裝置工況條件下至少有三個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行3年以上的同類產(chǎn)品業(yè)績(jī)），沒(méi)有指明要何種形式的（濾芯式或?yàn)V袋式，我司要的是濾芯式），最終因中標(biāo)人業(yè)績(jī)不滿足要求導(dǎo)致兩次招標(biāo)不成功，不得不通過(guò)詢比價(jià)的方式進(jìn)行采購(gòu)。

（三）急件管理問(wèn)題

1.急件計(jì)劃比例較高

2016年急件計(jì)劃占總體需求計(jì)劃的比例為8.78%，較2015年的10.35%有較大幅度的降低，達(dá)到了一個(gè)相對(duì)較好的水平。但個(gè)別單位急件計(jì)劃占總需求計(jì)劃的比例依然較高。緊急計(jì)劃數(shù)量過(guò)多，不但造成合同數(shù)量和采購(gòu)工作量的增加，降低了物資供應(yīng)的總體效率，也不利于物資采購(gòu)的成本和質(zhì)量控制。endprint

2.急件計(jì)劃補(bǔ)報(bào)手續(xù)不及時(shí)

未通過(guò)ERP系統(tǒng)提報(bào)計(jì)劃，要求借料后三個(gè)工作日內(nèi)在ERP補(bǔ)辦計(jì)劃。但實(shí)際工作中，由于審批流程較長(zhǎng)、費(fèi)用出處無(wú)法落實(shí)、工程或檢維修工作緊張、物碼申請(qǐng)等問(wèn)題，絕大部分急件計(jì)劃無(wú)法在3個(gè)工作日內(nèi)完成需求計(jì)劃的補(bǔ)錄、下達(dá)。綜合考慮實(shí)際情況，物資供應(yīng)中心將考核時(shí)間點(diǎn)延長(zhǎng)至借料后一個(gè)月，但仍有不少單位超過(guò)一個(gè)月仍未補(bǔ)單受到考核。

3.其它問(wèn)題

物資編碼選擇及申請(qǐng)，需求計(jì)劃執(zhí)行情況跟蹤、物資到貨信息反饋不夠準(zhǔn)確等問(wèn)題。

二、需求計(jì)劃管理改進(jìn)措施

（一）加強(qiáng)需求計(jì)劃執(zhí)行管理

1.根據(jù)生產(chǎn)及工程建設(shè)需求情況，合理平衡需求計(jì)劃。一般情況下，ERP系統(tǒng)每周日自動(dòng)平衡一次需求計(jì)劃，集合本周的需求計(jì)劃集中訂貨：個(gè)別裝置或項(xiàng)目急需時(shí)由相關(guān)計(jì)劃員根據(jù)需要隨時(shí)進(jìn)行手工平衡：大修或較大批量的項(xiàng)目集中施工時(shí)，由系統(tǒng)每天平衡需求計(jì)劃，及時(shí)進(jìn)行完成物資采購(gòu)。

2.根據(jù)所需物資的輕重緩急情況，加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃管理，及時(shí)完成采購(gòu)并組織到貨。大力開(kāi)展框架協(xié)議采購(gòu)，提高框架協(xié)議采購(gòu)質(zhì)量，定期跟蹤、協(xié)調(diào)未能及時(shí)完成訂貨的需求計(jì)劃，進(jìn)一步提高保供能力。除了加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理，嚴(yán)格兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲外，物資供應(yīng)中心根據(jù)近年來(lái)的市場(chǎng)環(huán)境，具體業(yè)務(wù)、人員變化等情況，擬進(jìn)一步整合業(yè)務(wù)人員的工作職責(zé)，提高工作效率。

（二）及時(shí)提報(bào)并下達(dá)需求計(jì)劃

需求時(shí)間作為物資訂貨的重要參考因素，請(qǐng)各需求單位、審核部門在提報(bào)、審核需求計(jì)劃時(shí)，加強(qiáng)需求時(shí)間的審核，并及時(shí)下達(dá)需求計(jì)劃。物資供應(yīng)中心加強(qiáng)物資采購(gòu)的統(tǒng)籌管理，力爭(zhēng)按照需求時(shí)間組織到貨，同時(shí)加強(qiáng)物資準(zhǔn)備情況的溝通、協(xié)調(diào)。

按照ERP達(dá)標(biāo)管理要求，需求部門需及時(shí)清理過(guò)期預(yù)留。需繼續(xù)領(lǐng)用物料的，根據(jù)實(shí)際情況重新修改需求時(shí)間，不再領(lǐng)用的，及時(shí)刪除或技術(shù)關(guān)閉。

（三）將需求計(jì)劃審查落到實(shí)處

需求部門、技術(shù)管理、工程管理部門、發(fā)展規(guī)劃部等相關(guān)部門，各負(fù)其責(zé)，在需求提報(bào)、審核、下達(dá)等環(huán)節(jié)把好技術(shù)關(guān)，保證下達(dá)到物資供應(yīng)中心實(shí)施的需求計(jì)劃能滿足訂貨的基本要求。

（四）合理提報(bào)急件計(jì)劃

產(chǎn)生急件計(jì)劃的主要原因，除了臨時(shí)性檢維修、特定原因需提前完成技改技措項(xiàng)目等客觀因素外，工程或前期準(zhǔn)備不足，統(tǒng)籌安排不合理等因素。

1.物資供應(yīng)中心加強(qiáng)急件的訂貨、到貨管理，盡一切努力爭(zhēng)取滿足急件需求。存在問(wèn)題及時(shí)和需求部門進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)，物資到貨后及時(shí)通知需求部門領(lǐng)用。同時(shí)，定期分析、通報(bào)各單位的需求計(jì)劃達(dá)標(biāo)情況，急件計(jì)劃的占該部門當(dāng)月、年度總計(jì)劃的比例情況，對(duì)有需要的單位，針對(duì)性地進(jìn)行系統(tǒng)操作、工作流程、取數(shù)邏輯等方面的交流、培訓(xùn)。

2.日常檢維修方面，需各單位加強(qiáng)預(yù)防性檢維修用料管理，提前提報(bào)需求計(jì)劃，提高需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，減少不必要的緊急采購(gòu)。

3.工程管理方面，請(qǐng)工程管理部門盡早確定施工單位，督促、跟蹤計(jì)劃提報(bào)，嚴(yán)格審核計(jì)劃的準(zhǔn)確性、及時(shí)性并及時(shí)下達(dá)需求計(jì)劃。

（五）加強(qiáng)溝通，及時(shí)處理存在的問(wèn)題

物資編碼選擇及申請(qǐng)，需求計(jì)劃執(zhí)行情況跟蹤、物資到貨信息等問(wèn)題，及時(shí)溝通，處理。物資供應(yīng)中心隨時(shí)為有需要的單位集中組織或到作業(yè)部、專業(yè)中心針對(duì)性的進(jìn)行培訓(xùn)或回訪。

（六）加大雙向考核力度，促進(jìn)相關(guān)工作。

三、結(jié)論

物資需求計(jì)劃管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、基礎(chǔ)性的、體現(xiàn)企業(yè)管理先進(jìn)性的工作，通過(guò)ERP系統(tǒng)監(jiān)控，對(duì)提報(bào)單位、審核單位加強(qiáng)培訓(xùn)和宣貫，加強(qiáng)需求計(jì)劃提報(bào)環(huán)節(jié)和執(zhí)行環(huán)節(jié)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性管理并做好緊急物資需求計(jì)劃保供工作，才能為企業(yè)生產(chǎn)裝置的“安、穩(wěn)、長(zhǎng)、滿、優(yōu)”運(yùn)行保駕護(hù)航。endprint