勞動(dòng)保障檔案管理存在的問題與對(duì)策

王麗華

摘 要：檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。檔案是信息的重要載體，是主要的信息源。本文淺析了當(dāng)前檔案管理中存在的問題與對(duì)策，本文對(duì)勞動(dòng)保障檔案管理問題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)的對(duì)策和改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：勞動(dòng)保障監(jiān)察；檔案管理；問題；對(duì)策

勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案是指勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)在依法開展勞動(dòng)保障監(jiān)督檢查和處理各類勞動(dòng)用工舉報(bào)投訴案件過程中形成的，能反映案件真實(shí)情況、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、證物等不同形式的歷史記錄，是整個(gè)勞動(dòng)保障監(jiān)察執(zhí)法工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，它充分反映了勞動(dòng)保障監(jiān)察工作的業(yè)務(wù)技術(shù)水平和轄區(qū)內(nèi)企業(yè)用工情況，同時(shí)，它也是勞動(dòng)違法案件申請(qǐng)法院強(qiáng)制執(zhí)行或涉嫌犯罪移送公安機(jī)關(guān)查處的原始憑據(jù)，是做好勞動(dòng)保障監(jiān)察工作的重要環(huán)節(jié)。

一、檔案管理工作簡(jiǎn)介

檔案管理從狹義來理解，就是檔案業(yè)務(wù)的工作。是檔案室利用科學(xué)的方法和原則進(jìn)行檔案管理，以便更好地為社會(huì)的各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。提高機(jī)關(guān)單位的工作效率，保證機(jī)關(guān)單位的工作質(zhì)量，同時(shí)能維護(hù)一段時(shí)期真實(shí)的歷史面貌。檔案管理工作具有現(xiàn)實(shí)性，因?yàn)樗涗浟诉^去和現(xiàn)在的工作情況和歷史情況，是今后備查的依據(jù)。檔案的真實(shí)性，可靠性決定了檔案是第一手參考材料。檔案真實(shí)記錄了單位工作的開展和結(jié)果，完整系統(tǒng)的檔案是一個(gè)單位工作內(nèi)容與成果的書面概括和客觀的反映，為今后工作的開展提供真實(shí)的參考和憑證。檔案管理信息來自單位工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括單位上級(jí)主管對(duì)下級(jí)下發(fā)的指令、條例，規(guī)定等。這些信息都是通過檔案管理這項(xiàng)工作來進(jìn)行分門別類的管理，方便日后的查詢。

二、勞動(dòng)保障檔案存在的問題

（一）案卷中執(zhí)法文書制作中存在的問題。認(rèn)真分析如下：

1. 執(zhí)法文書制作內(nèi)容表述不準(zhǔn)或過于簡(jiǎn)單。主要表現(xiàn)在引用法律法規(guī)不準(zhǔn)確、不完整；執(zhí)法人員隨意使用難懂的簡(jiǎn)略用語(yǔ)、方言和口頭語(yǔ)，敘述事實(shí)邏輯混亂，表述不清；涂改現(xiàn)象嚴(yán)重，使檔案失去應(yīng)有的原始性和可靠性，降低了其參考價(jià)值。

2.填寫勞動(dòng)保障監(jiān)察文書時(shí)空項(xiàng)嚴(yán)重。如各類文書的編號(hào)、簽發(fā)日期、負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人簽字、行政機(jī)關(guān)名稱等空項(xiàng)嚴(yán)重或填寫不全，對(duì)文書的真實(shí)性和后期的檔案整理都造成了影響

3.卷宗內(nèi)執(zhí)法文書不全。如無投訴登記表、立案登記表、送達(dá)回執(zhí)或結(jié)案報(bào)告等，如在辦理欠薪案件中，經(jīng)常在辦案過程中因勞資雙方協(xié)商達(dá)成一致，案件了結(jié)，而執(zhí)法人員多因事情已解決，思想松懈，疏忽對(duì)案件文書的完善，甚至出現(xiàn)連結(jié)案報(bào)告都不寫的現(xiàn)象。

4.案卷內(nèi)文書裝訂順序不統(tǒng)一。由于沒有統(tǒng)一的裝訂要求，文書裝訂過程中存在隨意性，經(jīng)常出現(xiàn)同類文書裝訂位置不同的現(xiàn)象。

（二）案卷收集、歸檔不規(guī)范。存在的主要問題如下：

1.勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷歸檔范圍不明確，入檔歸檔不及時(shí)。長(zhǎng)期以來對(duì)勞動(dòng)監(jiān)察案卷歸檔范圍、時(shí)效不明確。時(shí)效唯一可以依據(jù)的是《關(guān)于實(shí)施〈勞動(dòng)保障監(jiān)察條例〉若干規(guī)定》（中華人民共和國(guó)勞動(dòng)和社會(huì)保障部令第25號(hào)），其中第四十條只是作了“勞動(dòng)保障監(jiān)察案件結(jié)案后應(yīng)建立檔案，檔案資料應(yīng)當(dāng)至少保存3年”規(guī)定；對(duì)檔案資料歸檔范圍界限模糊，沒有明確的規(guī)定。而在實(shí)際處理案件過程中，所有材料都由承辦人掌握，根本不可能及時(shí)整理歸檔。等案件處理完畢后，經(jīng)常出現(xiàn)部分材料漏報(bào)，甚至丟失，造成檔案材料不全，不能充分表達(dá)執(zhí)法監(jiān)督力度的可靠性。

2.證據(jù)材料收集不全，提取不規(guī)范。對(duì)依法所得的物證，如工資表、考勤表、繳納各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)票據(jù)等復(fù)印件，未能注明來源，要求提供者簽名，單位蓋章、注明日期等，降低檔案材料的可信度。

3.檔案管理人員技術(shù)力量薄弱。一是基層勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)往往對(duì)檔案管理工作重視不夠，檔案管理人員多為兼職，職責(zé)不明確，在工作時(shí)不能夠兢兢業(yè)業(yè)、全心全意投入，對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)了解甚少，對(duì)檔案的查閱、抄錄、復(fù)制、借出隨意。且針對(duì)勞動(dòng)保障監(jiān)察案件辦理流程復(fù)雜，過程周期長(zhǎng)，需存檔保留資料量大的實(shí)際情況，在工作中，難免常出現(xiàn)各種漏洞、錯(cuò)誤，泄密和丟失情況時(shí)有發(fā)生，造成檔案資料管理混亂，許多信息不能被有效地挖掘和利用。二是缺乏先進(jìn)的檔案管理技能，檔案的存儲(chǔ)管理多使用紙張存放，極易損壞、流失，絕大部分工作都通過手錄完成，工作效率低。特別對(duì)執(zhí)法過程中收集的大量影像資料，電子材料等缺乏專業(yè)的整理、保管方法，極易丟失，泄密。

三、勞動(dòng)保障檔案對(duì)策和措施

（一）加強(qiáng)培訓(xùn)，掌握技能。要選用政治素質(zhì)較好、熟悉檔案管理工作、懂勞動(dòng)保障法律法規(guī)、熱心于勞動(dòng)保障監(jiān)察工作和責(zé)任心較強(qiáng)的執(zhí)法人員，擔(dān)任專職的檔案管理員。同時(shí)，要加強(qiáng)思想教育和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使執(zhí)法人員和檔案管理人員更好地掌握文書制作、材料收集的技能和方法，做到及時(shí)收集、定時(shí)移交，不斷提高業(yè)務(wù)水平。不斷加強(qiáng)檔案管理人員思想教育，使其深刻認(rèn)識(shí)勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理工作的重要性，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，杜絕在檔案管理工作中涂改、偽造、泄漏他人信息等嚴(yán)重問題的發(fā)生；

（二）完善各項(xiàng)規(guī)章制度。要按照我們勞動(dòng)保障檔案管理的工作需要，結(jié)合實(shí)際，制訂適合勞動(dòng)保障監(jiān)察工作的《檔案管理制度》《檔案管理人員崗位責(zé)任制》《檔案保管保密制度》等，對(duì)檔案的書寫、收集、整理、編目、裝訂、查閱等一系列問題作出具體詳細(xì)規(guī)定，使得勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理工作有章可循，不斷加強(qiáng)勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，促進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化；

（三）加大投入，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理信息化。積極開發(fā)勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案管理計(jì)算機(jī)軟件，對(duì)勞動(dòng)保障檔案管理工作環(huán)境進(jìn)行數(shù)字化、信息化改革，及時(shí)應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案的記錄和管理，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)保障監(jiān)察案件辦理、檔案管理信息化。在建檔、調(diào)檔、歸檔過程中，全部使用計(jì)算機(jī)錄入、查詢，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變。特別是應(yīng)針對(duì)企業(yè)建立一種能夠及時(shí)更新、實(shí)時(shí)監(jiān)管的電子檔案，根據(jù)“兩網(wǎng)化”建設(shè)要求，對(duì)企業(yè)建立一企一檔的電子化管理手段，及時(shí)匯總分析企業(yè)用工信息及勞動(dòng)者的狀況，以便能夠?qū)崟r(shí)了解企業(yè)用工動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)用工的監(jiān)督管理。

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