IT項目需求管理淺析

陳冬冬

摘要：IT項目的管理在任何一個環(huán)節(jié)都不能疏忽大意，尤其是當今市場環(huán)境競爭越發(fā)激烈的背景下，市場客戶的滿意度期望以及公司領(lǐng)導(dǎo)對項目快速實施并成功驗收的要求，使得項目實施團隊的壓力越發(fā)增加，勢必要求項目實施團隊對項目初期的需求管理提升到一個新的高度，唯有嚴控需求管理，才能打好整個項目執(zhí)行的基石。文章基于諸多ERP實施項目實戰(zhàn)經(jīng)驗，解析了在需求管理方面需要注意的事項和重點關(guān)注的事務(wù)處理，旨在給有同樣需求的IT項目實施團隊提供部分有價值的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：IT項目；滿意度；需求管理；ERP；事務(wù)處理；雙向跟蹤

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）32-0117-03

Analysis of IT Project Demand Management

CHEN Dong-dong

（Shanghai Baosight Software Co.，Ltd. Nanjing Branch，Nanjing 210039， China）

Abstract： IT project management in any one part can not be negligent， especially in today's increasingly competitive market environment background， the market customer satisfaction expectations and the company leaders on the rapid implementation of the project and the successful acceptance requirements， making the project implementation team pressure More and more， is bound to require the project implementation team to the initial needs of the project management to a new height， only strict control of demand management， to lay the cornerstone of the entire project implementation. Based on the experience of many ERP implementation projects， the article analyzes the matters needing attention and focus on the needs management， and aims to provide some valuable reference for the IT project implementation team with the same demand.

Key words： IT project； satisfaction； demand management； ERP； transaction processing； bidirectional tracking

現(xiàn)代項目管理總體來說可以歸結(jié)為六大部分：范圍、時間、成本、質(zhì)量、組織和客戶滿意度。然而，滿足這六部分，一個良好的需求分析管理是前提，如果在項目的整個生命周期中沒有高度關(guān)切和重視需求管理，對于項目來說，帶來的后果將是致命的，無論項目計劃做得多么詳盡，一旦需求有誤或者理解有偏差，后續(xù)項目的控制也將沒有任何價值。據(jù)調(diào)查，在實施失敗的IT項目中，約60%的由于項目執(zhí)行前期的需求分析和生命周期中的需求管理不當所致。因此，從某種意義上來說，項目的成功是基于項目需求管理的成功。

1 定義和特點

1.1 定義

根據(jù)IEEE項目工程標準詞匯表（1997）年中對需求的描述如下：業(yè)主解決問題或達到目的所需的條件或權(quán)能，和系統(tǒng)或系統(tǒng)部件要滿足合同、標準、規(guī)范或其他正式規(guī)定文檔所需具有的條件或權(quán)能。在PMBOK中，項目需求就是在“項目范圍”約定的。在信息系統(tǒng)項目管理師中，需求指的是有項目接手的或項目產(chǎn)生的產(chǎn)品和產(chǎn)品構(gòu)建需求，包括由組織征集的對項目的需求，當然，這種需求既有技術(shù)性的，也有非技術(shù)性的。集成的能力成熟度模型（CMMI）中的需求管理流程主要包括六大部分：制定需求管理計劃、求得對需求的理解、求得對需求的承諾、管理需求變更、維護對需求的雙向跟蹤性、識別項目工作與需求之間的不一致性。

實質(zhì)上，需求管理（Requirements Management，REQM）的目的是確保各方對需求的一致理解；管理和控制需求的變更；從需求到最終產(chǎn)品的雙向跟蹤[1]。

1.2 特點

需求最顯著的特點是“隨著項目而改變、隨著項目而漸進明晰”，項目管理的特點是隨著進展而漸進明細化，可以看出需求管理和項目管理一樣，這就意味著需求管理在項目的整個生命周期都存在，這樣項目管理的過程，也必不可少需求的管理。

2 需求工程

我們把所有和需求直接相關(guān)的活動稱為需求工程。需求工程活動可以分為兩大類：一類是需求開發(fā)；另一類是需求管理。

2.1 需求開發(fā)

需求開發(fā)的目的是通過調(diào)研和分析，獲取客戶需求并定義產(chǎn)品需求。其結(jié)果應(yīng)有：項目視圖和范圍文檔、用例文檔、軟件需求規(guī)格說明書以及相關(guān)分析模型，經(jīng)過評審批準，這些文檔就定義了研發(fā)工作的需求基線（Baseline），這個基線在客戶和研發(fā)人員之間就構(gòu)筑了產(chǎn)品功能需求和非功能需求的一個約定。

2.1.1 需求計劃endprint

在項目啟動時，一般通過如下步驟制定需求管理計劃，以便于需求管理人員（需求分析師、項目經(jīng)理PM）按計劃地開展需求管理工作，并保持需求管理工作的一致性。

1） 確定需求溝通機制；2）確定需求變更管理辦法；3）確定需求跟蹤方法；4）確定需求管理涉及的干系人并明確職責(zé)；5）明確需求管理工具；6）編寫需求管理計劃。

2.1.2 需求調(diào)研

需求調(diào)研是需求分析工程師的一項非常重要的工作，也是需求管理階段的重點工作內(nèi)容。在實際項目執(zhí)行過程中，一般通過兩個兩種模式來操作此階段較為合理。一是：針對較小的項目，為了實現(xiàn)“短平快”部署實施，一般情況下，需求分析人員和研發(fā)人員合二為一，換句話說，在項目需求調(diào)研階段直接派遣系統(tǒng)研發(fā)人員赴客戶現(xiàn)場開展需求調(diào)研工作，這樣一方面讓研發(fā)人員接手第一手客戶需求資料，減少調(diào)研人員和研發(fā)人員不一致需要的相互轉(zhuǎn)換和理解時間，另一方面，減少理解偏差的發(fā)生，從某種程度上來說，提高了工作效率；二是：針對大型復(fù)雜的項目，從項目配備上，需求分析人員和研發(fā)人員是分開的，但是在需求調(diào)研階段，可以委派部分研發(fā)人員隨同需求分析人員一起赴客戶現(xiàn)場進行詳細的需求調(diào)研交流探討工作，以最大化提升需要調(diào)研結(jié)果的準確度。

關(guān)于需求調(diào)研的方法，大多數(shù)項目執(zhí)行過程中，可能都是現(xiàn)場考察咨詢、電話詢問、聆聽客戶講解業(yè)務(wù)現(xiàn)狀、閱讀用戶編制的相關(guān)文件等，其實這些方法都是GET（獲?。┓椒?，我們還可以通過以下手段來達到：PUSH（引導(dǎo)、反饋、激發(fā)）。其實在執(zhí)行項目過程中，往往很多時候需要GET結(jié)合PUSH方法一起來達到我們最終的比較清晰的需求調(diào)研結(jié)果，其中一部分原因是用戶不能清晰地描述或者剖析出真實的需求，需要我們加以引導(dǎo)、反饋，另一方面，需要我們激發(fā)用戶加以思考后給出真實的需求答案，而不是某些用戶草率的解答。

2.1.3 需求分析和定義

針對獲取的用戶需求，進行分析和整理，并規(guī)格化，形成需求規(guī)格說明書。針對每項功能需求，定義需求的重要性、優(yōu)先級、實現(xiàn)的難易程度等。其中重點解讀以下兩點需要注意：

1） 分析可行性：分許需求在允許的成本、性能和范圍的要求下，分析每項需求實施的可行性，明確與每項需求實現(xiàn)相聯(lián)系的風(fēng)險以及對外界因素的依賴和技術(shù)障礙。

2） 確定需求優(yōu)先級：應(yīng)用需求分析的方法來確定各項需求實現(xiàn)的優(yōu)先級別，以優(yōu)先級為基礎(chǔ)確定產(chǎn)品版本將包括哪些特性和哪類需求，當允許需求變更時，在特定的版本中加入每一項變更，并在相應(yīng)的版本計劃中作出需要的變更；同時，針對研發(fā)人員，哪些確定的需求需要重點把控和保證進度，明確了輕重緩急。

2.1.5 需求驗證

這個特定實踐實現(xiàn)從各個項目參加者處求得對需求的承諾，在信息化項目管理師教材中又叫“求得對需求的承諾”。在項目常規(guī)執(zhí)行過程中，我們通俗的稱為“需求確認”。 此過程主要針對需求規(guī)格說明書內(nèi)容，采用現(xiàn)場解讀、DEMO系統(tǒng)演示、客戶答疑等多種相互結(jié)合的方式，求得客戶對需求調(diào)研階段開展的一系列工作的一致認可和建立承諾，研發(fā)人員在客戶承諾的需求規(guī)格說明書的基礎(chǔ)上，開展后續(xù)的一系列工作。

2.2 需求管理

2.2.1 需求變更管理

管理需求變更是需求管理中非常重要的環(huán)節(jié)，在IT項目實施過程中，沒有不變的需求，盡管前期客戶認可或者承諾過的需求，在項目執(zhí)行過程中往往因為各種因素，也可能導(dǎo)致需求的變更。如何管理需求變更也是項目成功的關(guān)鍵因素，下面就目執(zhí)行過程中給出重點變更控制的關(guān)鍵步驟：1）需求變更需要提出正式的書面/工作郵件申請，并有客戶方需求接口對簽字確認認可；2）項目組收到需求變更申請后，先由PM和客戶需求接口人協(xié)商，協(xié)商未果的提交項目CCB（變更控制委員會：Change Control Borad）以確認是否接受變更；3）CCB審核確定接受的需求變更，項目組需要變更管理需求范圍甚至基線，通知相關(guān)方（設(shè)計組、研發(fā)組、測試組）調(diào)整影響范圍和評估工作量；4）針對需求變更，進行相應(yīng)的研發(fā)部署；5） 驗證需求變更是否完成。

2.2.2 需求雙向跟蹤管理

這個特定實踐的目的在于維護對每個產(chǎn)品分解層的雙向跟蹤性。

1） 追溯：客戶需求可向前追溯到需求，這樣就能區(qū)分出開發(fā)過程中或開發(fā)結(jié)束后由于需求變更受到影響的需求，這也確保了需求規(guī)格說明書包括所有客戶需求（檢查需求是否被準確實現(xiàn)）。

2） 回溯：可以從需求回溯到相應(yīng)的客戶需求，確認每個軟件需求的源頭，從產(chǎn)品部件回溯到需求，使得每個部件存在的原因（查源頭）。

3 IT項目需求管理心得體會

1） 充分識別和挖掘客戶潛在的需求：客戶的需求紛繁復(fù)雜并且多種多樣，需求調(diào)研人員要從專業(yè)的角度深入淺出的剖析清晰并和客戶達成一致。

2） 需求驗證相當重要：執(zhí)行項目是一個系統(tǒng)的工程，也不是一蹴而就的，任何一個環(huán)節(jié)的疏忽都可能導(dǎo)致項目的失敗或者客戶的不認同，其中個人認為比較重要的環(huán)節(jié)便是需求的驗證環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)是整個項目執(zhí)行的基石，如果需求不確認或者確認不明確，很可能導(dǎo)致后續(xù)項目功能考核困難，或者結(jié)項延期甚至導(dǎo)致項目很大的功能調(diào)整。

3） 需求雙方都要務(wù)實：在項目執(zhí)行過程中，往往有部分客戶可能提出一些空中樓閣或者說不切實際的需求，為此，需求調(diào)研專業(yè)人員要以專業(yè)的視角給予解釋以引導(dǎo)到正確的軌道上來，挖掘出客戶真實的需求。另一方面，可以從管理的角度，溝通雙方領(lǐng)導(dǎo)加以協(xié)調(diào)以糾正相關(guān)人員的期望等。

4） 項目人員要緊抓項目范圍基線：在研發(fā)過程中，往往因為相關(guān)人員微小的調(diào)整，或者說滿足客戶一方面范圍外的需求，進而后續(xù)可能引申出范圍擴大。

5） 嚴格把控需求變更：尤其是IT項目執(zhí)行時，變更可能是永恒不變的主題。但是項目PM以及變更干系人要嚴格按照規(guī)范流程處理一切變更事宜，采取恰當?shù)玫降拇胧?，確保項目順利執(zhí)行完成。

6） 需求跟蹤不可或缺：項目執(zhí)行的過程實際上也是需求雙向跟蹤的過程，注意是雙向跟蹤，不是單向的。在任何一個時間點，都可以雙向互相跟蹤追溯，以確保項目執(zhí)行的準確無誤。

4 結(jié)論

針對當前部分團隊在IT項目執(zhí)行過程中存在的問題進行了深入的思考，同時結(jié)合項目實戰(zhàn)經(jīng)驗總結(jié)歸納了IT項目需求管理需要開展的重點工作以及需要注意的事項，分析總結(jié)出較為完善的項目需求管理方案并成功應(yīng)用于某鋼鐵企業(yè)MES項目，對未來IT項目的執(zhí)行有一定的借鑒價值。

參考文獻：

[1] 柳純錄，信息系統(tǒng)項目管理師教程[M].北京：清華大學(xué)出版社，2008.

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[4] 田敬輝.企業(yè)信息化管理的困惑及其對策[J].企業(yè)研究，2013（16）：36-37.endprint